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Cómo aplicar el FAVR al reembolso de los dispositivos móviles

Tomemos, por ejemplo, el reciente caso de la empresa de gestión de instalaciones ABM Industries. Sus empleados de limpieza fueron obligados a usar sus teléfonos inteligentes personales para pequeñas tareas como fichar entradas y salidas o enviar mensajes a sus supervisores cuando fuera necesario. Estas tareas tomaban sólo unos pocos minutos aquí y allá.

Sin embargo, esos pocos minutos aquí y allá se sumaron rápidamente cuando una demanda contra ABM señaló que estos empleados deberían haber sido compensados por los costos de datos y teléfonos celulares bajo la Sección 2802 del Código Laboral de California. La compañía terminó resolviendo el caso por 5,4 millones de dólares. Esa parece una cantidad asombrosa – hasta que consideras los 17,7 millones de dólares que podría haber sido en el gancho para si el caso fue a juicio.

Cómo aplicar el FAVR al reembolso de los dispositivos móviles
Cómo aplicar el FAVR al reembolso de los dispositivos móviles

El Código Laboral de California es específico para ese estado, pero muchos otros tienen leyes similares que ordenan el reembolso por el uso comercial requerido de los bienes personales, o bienes de “uso mixto”. Los vehículos son otro de esos activos – los empleados pueden utilizar sus vehículos personales para fines comerciales. Conducir para el negocio es una cosa, pero no hay un equivalente de millaje del IRS para los teléfonos móviles. Esto dificulta el reembolso a los empleados por el uso de sus dispositivos.

La mayoría de las empresas se enfrentan a este dilema pagando el coste total de un dispositivo u ofreciendo un estipendio para cubrir el uso relacionado con el negocio. Desafortunadamente, estos métodos son costosos, inconvenientes, inexactos y llevan a un desperdicio de impuestos. En muchos programas de “trae tu propio dispositivo” (BYOD), los estipendios suelen añadirse a los cheques de los empleados, lo que significa que con cada cheque de pago se saca dinero de los bolsillos del empleado y del empleador.

Los empleados reembolsados pueden estar libres de impuestos cuando un programa BYOD se estructura en torno a la metodología de Tasa Fija y Variable (FAVR). Al contabilizar los costes fijos (compra de dispositivos, gastos de la compañía, planes de datos) y variables (reparación, tarifas de uso, impuestos localizados, etc.) de forma individualizada, las empresas pueden desplegar una opción de reembolso libre de impuestos reconocida por el IRS.

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