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Cómo añadir el entrenamiento de QuickBooks a su práctica

Como profesionales de la contabilidad, necesitamos unir la actitud de “Lo hacemos por ti” con el espíritu de “Te ayudamos a tomar decisiones” sin romper el presupuesto mensual de contabilidad de tu cliente. Ese camino está en ofrecer servicios de entrenamiento.

Los contadores están haciendo cada vez más el cambio a una función de asesoramiento, sin embargo la mayoría de mis colegas sostienen que aunque quieran hacerlo, hay muchos factores que se interponen en el camino. Si una empresa de contabilidad educó con éxito a sus clientes para hacer la entrada de datos y la contabilidad de forma precisa y oportuna, la cantidad de trabajo de limpieza se reduce significativamente, lo que le permite cambiar parte de su presupuesto laboral a servicios más valiosos como el asesoramiento.

Cómo añadir el entrenamiento de QuickBooks a su práctica
Cómo añadir el entrenamiento de QuickBooks a su práctica

En mi práctica, hemos ofrecido servicios de entrenamiento durante la mayoría de los años que llevamos en el negocio. El entrenamiento ayuda a impulsar nuestros ingresos, de hecho, alrededor del 15 por ciento de nuestros ingresos actuales provienen del Entrenamiento en Grupo mientras que otro 20 por ciento es de Entrenamiento Privado. Nuestros ingresos generales se impulsan de manera significativa a partir de los clientes potenciales que provienen de nuestras actividades de formación.

Entrenamiento Pros y Contras

Ahora, ¿cuáles son los pros de los contadores que entrenan a sus clientes?

  • Servicios de capacitación “facturables”
  • Oportunidad de obtener una comprensión profunda de las operaciones del cliente interactuando con todo su equipo que toca los eventos con impacto financiero ya sea directa o indirectamente
  • Observar las interacciones con múltiples miembros del personal, la comprensión de la cultura de la empresa que permite conversaciones sobre cómo las estrategias financieras pueden afectar el funcionamiento de la empresa; incluso cosas simples como observar cómo delegan y relegan tareas
  • Comprender cómo están configurados sus sistemas informáticos y qué tipo de oportunidades para mejorar la infraestructura de TI; especialmente con tantas opciones basadas en la nube disponibles hoy en día
  • Observar el proceso de “rastro de papel” y el flujo de transacciones para descubrir posibles lagunas en los controles internos y la separación de funciones
  • Cambia su propio modelo de negocio de cumplimiento a asesoría

Aquí están algunos de los contras:

  • Pérdida de trabajo de contabilidad
  • Tratar con los asuntos internos de la compañía puede requerir una mayor implicación emocional del contable
  • Los clientes tienden a exigir un nivel más técnico de apoyo de su contador una vez que están expuestos a este nivel de servicio
  • Manejando el cambio, esto será un cambio existencial de cómo trabajarás con tus clientes

Los “Servicios de Capacitación de QuickBooks” pueden agruparse en diferentes enfoques:

  • Grupo : Normalmente para 3 o más individuos
  • Seminario-Estilo : No hay computadoras para los usuarios, temas predeterminados y tiempo predecible
  • Taller-Estilo : todos los aprendices tienen una estación de trabajo con el software instalado (TODOS DEBEN SER DE LA MISMA VERSIÓN) o conectado a QuickBooks Online en un archivo de la empresa de prácticas. Los temas pueden ser personalizados para un grupo específico o adaptados a la multitud y el tiempo puede ser menos predecible ya que algunos individuos son menos expertos en computación que otros
  • Individuo : Uno-a-uno (que también podría significar 2 o 3 personas como máximo) pero está diseñado para que el entrenador centre la atención en un solo individuo (otra(s) persona(s) sólo están mirando)

Fijar el precio de estos servicios de entrenamiento puede ser un poco difícil, aquí hay algunas pautas generales sobre cómo he fijado el precio de mis servicios en el pasado:

  • Onsite One-on-One : típicamente tarifa plana para medio día o día completo. Regla “5/9”, es decir, $500 medio día vs. $900 día completo. No hay un “cargo por viaje” explícito
  • Remoto Uno-a-Uno : Mínimo de 1 hora y máximo de 3 horas por hora (es decir, 175 dólares por hora). Utiliza un software de acceso remoto como Zoom.us o Teamviewer. Lo bueno de Zoom es la posibilidad de grabar sesiones, e incluso podrías cobrar adicional por esta grabación
  • En la oficina del contador : ligeramente más alto (es decir, 195 dólares/hr) que el remoto
  • Grupo in situ : no se cobra por “cabeza”, sino por la prima por traer el proyector y el ordenador con QB para la formación. Cobro por estación de trabajo traída a la oficina del cliente. Los temas son personalizados. Asigne un anotador, ya que es probable que se discutan los procedimientos/procesos internos. Precio por día, típicamente $1,500 por día
  • Seminario en el aula : cobrar por cabeza, ofrecer un descuento agresivo para grupos, amigo, recomendación, etc. Requiere un fuerte material de referencia ya que la tasa de retención es menor que la del taller. Esto significa que necesita incluir un libro de algún tipo o acceso a videos, normalmente 150 dólares por persona/día
  • Taller en el aula : Duplique (o casi) el precio del seminario; permita el doble de tiempo para cubrir los mismos temas que el seminario. Tiene una tasa de retención más alta, pero requiere más tiempo para el mismo número de temas. Por lo general, no se requiere un libro u otro material de referencia. Típico 250 dólares por persona/día

Para el entrenamiento en grupo (no en las instalaciones de su cliente) puede considerar la construcción de un aula.Hay beneficios significativos al tener un aula en el sitio:

  • El factor WOW es significativo y permite a los asistentes saber que estamos en el “negocio de la capacitación”, no sólo incursionando en los servicios de capacitación
  • Le permite mantener sus servicios de entrenamiento privados de alto precio y alto valor
  • El tiempo de preparación es significativamente menor, ya que las computadoras, escritorios, proyector, etc. ya están configurados

El mayor beneficio es ver al estudiante/atenuado visualizar todo su equipo de contabilidad en un solo lugar y luego solicitar capacitación o servicios adicionales personalizados sobre otros temas como contabilidad, Excel, procesos comerciales, impuestos, etc.

Definiendo las necesidades de su cliente

Si empiezas a ofrecer y anunciar tus servicios de formación, recibirás muchas llamadas preguntando por “formación”, pero la mitad de las veces las personas que llaman no conocen o entienden realmente las opciones disponibles. Construyo este guión que usamos en nuestra oficina para aprender sobre las necesidades de entrenamiento de la persona:

  • ¿Esto es para ti o para alguien más?
  • ¿Esto es para su propio negocio, su empleo actual o para mejorar su “currículum”?
  • ¿Cuál es su experiencia actual con QuickBooks?
  • ¿Está buscando un certificado? ¿Créditos de CPE?
  • ¿Qué versión de QuickBooks estás usando? ¿O espera usarla?
  • ¿Quieres aprender el uso genérico de QuickBooks o específico de tu negocio/industria?
  • ¿Cuál es su disponibilidad? ¿Horas de trabajo? ¿Después de las horas de trabajo? ¿Fines de semana?
  • ¿Necesitas aprender a hacer un inventario?
  • ¿Necesitas aprender Impuesto sobre las ventas?
  • ¿Necesita aprender a hacer la nómina?
  • ¿Está buscando varias sesiones cortas? ¿O unas pocas sesiones largas?
  • ¿Has mirado en las ofertas del Colegio Comunitario local?

Pensamientos finales

A veces es una buena práctica “probar” a los asistentes antes de traerlos a un grupo de entrenamiento para asegurarse de que todos los asistentes tienen niveles de destreza/experiencia similares a fin de mejorar la experiencia de todos los participantes. Los usuarios avanzados siempre sentirán que los usuarios novatos “frenan la clase” y los usuarios novatos se perderán en el momento en que empiece a atender a los usuarios avanzados.