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Combinando múltiples hojas de trabajo en cualquier versión de Excel

De vez en cuando puede ser necesario apilar los datos de dos o más hojas de trabajo en una sola lista. La mayoría de los usuarios copiarían y pegarían los datos juntos, pero también puedes usar Microsoft Query.

Como alternativa, puede utilizar PowerQuery en Excel 2013, que ha pasado a llamarse Get and Transform en Excel 2016, pero esas características requieren mucha más experiencia en consultas de bases de datos que la que el usuario medio de Excel ha acumulado hasta ahora. Afortunadamente, Microsoft Query es una alternativa que está disponible en todas las versiones de Excel y que puede guiarle en el proceso.

Combinando múltiples hojas de trabajo en cualquier versión de Excel

El proceso que describiré puede funcionar dentro de un libro de trabajo existente, o puedes sacar datos de múltiples libros de trabajo. El único cambio que harás es con respecto a los nombres de los libros y las hojas, así que para este artículo asumiremos que estás combinando datos de un mismo libro.

Para hacerlo:

  1. Crear una nueva hoja de trabajo etiquetada Combinada para albergar los datos de las otras hojas de trabajo, como se ilustra en la Figura 1.
  2. Haz clic en el menú Datos .
  3. Haga clic en From Other Sources y luego seleccione From Microsoft Query del menú desplegable.
  4. A continuación, debería aparecer un cuadro de diálogo Elegir fuente de datos, en el que se desmarcará la casilla de verificación de Usar el asistente de consultas para crear/editar consultas.
  • Si no aparece el cuadro de diálogo Elegir fuente de datos, un aviso le notificará que Microsoft Query no está instalado actualmente. En este caso, siga las instrucciones en pantalla para activar Microsoft Query dentro de su versión de Excel. Microsoft Query es una función opcional que podría haberse omitido cuando Excel se instaló en su computadora. Una vez que tenga instalado Microsoft Query, puede continuar con el paso 4.
  1. Haga doble clic en Archivos de Excel* dentro del cuadro de diálogo Elegir fuente de datos. Hacer doble clic permite omitir el botón OK.

Combine worksheets 1

Fi gure 1: Asegúrate de desmarcar la opción Usar el asistente de consultas para crear/editar consultas en el paso 4.

  1. Utilice el cuadro de diálogo Seleccionar libro de trabajo para elegir el nombre del libro de trabajo actual, como se ilustra en la Figura 2. Puede parecer circular seleccionar el mismo libro de trabajo, pero Microsoft Query no hace ninguna distinción.
  2. Haz clic en OK para cerrar el cuadro de diálogo Seleccionar libro de trabajo.
  3. Haga clic en Cerrar sin hacer ninguna selección dentro del cuadro de diálogo Seleccionar tabla.

Combine worksheets 2

Figura 2: Necesitarás seleccionar el nombre del libro de trabajo actual aunque ya esté abierto.

  1. En este punto, aparecerá en pantalla Microsoft Query, desde el cual harás clic en el botón SQL. SQL es la abreviatura de Structured Query Language, que es la lengua vernácula utilizada para solicitar información de las bases de datos. En este caso estamos tratando las hojas de trabajo adicionales dentro de nuestro libro de trabajo como tablas de base de datos.
  2. En el cuadro de Declaración SQL, introduzca lo siguiente:

SELECCIONE *

DE “E:Combine Worksheets.xlsx”. “January$”

Unión

SELECCIONE *

DE “E:Combine Worksheets.xlsx”. “February$”

En este contexto, “Seleccionar *” informa a Microsoft Query de que deseamos extraer todos los datos de la hoja de trabajo dada, basados en el bloque contiguo de celdas que comienza en la celda A1. La parte “DESDE” le dice a Microsoft Query dónde encontrar los datos. En este caso reemplazarás E:Combine Worksheets.xlsx con la ubicación y el nombre de tu libro de trabajo.

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También reemplazarás los $ de enero y febrero con los nombres de tus correspondientes hojas de trabajo. La palabra “Unión” le dice a Microsoft Query que deseamos apilar los datos de la hoja de trabajo de enero sobre los datos de la hoja de trabajo de febrero. Puedes seguir agregando declaraciones de Union y Select según sea necesario.

  1. Haz clic en OK una vez que hayas completado la sentencia SQL.
  2. Haga clic en OK para ignorar la advertencia de que la consulta SQL no se puede mostrar gráficamente.

Combine worksheets 3

Figura 3: Ingresa la declaración SQL, y reemplaza E:Combine Worksheets.xlsx con la ubicación y el nombre de tu libro de trabajo.

  1. Las hojas de trabajo combinadas aparecerán ahora en el cuadro de diálogo de Microsoft Query, como se ilustra en la figura 4.
  2. Selecciona el menú Archivo dentro de Microsoft Query.
  3. Selecciona Devolver datos a Microsoft Excel en la parte inferior del menú.
  4. Un cuadro de diálogo de importación de datos le permitirá decidir cómo desea presentar los datos:
  • Una tabla será una simple lista dentro de la hoja de trabajo que muestra toda la información de las otras hojas de trabajo.
  • Un informe PivotTable permite crear un informe basado en los datos de las otras hojas de trabajo sin tener que ver los datos combinados en sí.
  • Un informe de gráfico pivotante y tabla pivotante permite resumir los datos de las otras hojas de trabajo tanto en forma de gráfico como de tabla pivotante a la vez.

Combine worksheets 4

Figura 4: Puedes mostrar los datos combinados en Excel de varias maneras.

Una ventaja de utilizar Microsoft Query es que si los datos de las otras hojas de trabajo cambian, puede actualizar la hoja de trabajo combinada haciendo clic con el botón derecho del ratón en cualquier celda de la tabla resultante o de la tabla pivote y eligiendo Refrescar.