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Cinco técnicas para acorralar su buzón de correo electrónico

Por Brett Owens

Te guste o no, tu buzón de correo electrónico es probablemente el lugar donde pasas la mayor parte de tu tiempo de trabajo.

Cinco técnicas para acorralar su buzón de correo electrónico
Cinco técnicas para acorralar su buzón de correo electrónico

Esto estaría bien excepto que es poco probable que el tiempo de correo electrónico por sí solo sea la fuente de valor número uno para usted profesionalmente, tanto si factura por hora como si no. Aunque usted y yo nos enorgullecemos de que el tiempo medio de respuesta a los e-mails es inferior a tres minutos, ¿nuestra reputación se vería empañada por un tiempo de respuesta ligeramente mayor?

Muchos sabios de la gestión del tiempo y la productividad recomiendan el noble objetivo de revisar el correo electrónico sólo una o dos veces al día, pero a muchos, incluido yo, les resulta difícil ponerlo en práctica en el “mundo real”.

Así pues, ¿cuáles son algunas medidas prácticas que podemos adoptar para mejorar el manejo del correo electrónico, es decir, pasar menos tiempo en nuestros buzones y más tiempo en actividades productivas y de valor añadido? Aquí hay cinco prácticas óptimas para Microsoft Outlook (y Gmail) que me han funcionado bien.

1. Mantén tu bandeja de entrada lo más vacía posible

Borra o archiva los correos electrónicos tan pronto como los abras. Si se quedan en tu bandeja de entrada, te volverán loco. Terminarás mirando cada e-mail una y otra vez, pensando cómo “deberías” abordar ese tema. Entonces, si lo postergas, será el mismo procedimiento la próxima vez que mires tu bandeja de entrada: mirarás el mismo e-mail y decidirás si actuar o no.

Hágase un favor: si decide no actuar inmediatamente, archívelo en una carpeta. Luego, más adelante, puedes procesar por lotes todos los elementos de esa carpeta.

Al hacer esto, usted ganará más impulso a medida que haga sus correos electrónicos de seguimiento, porque estará abordando temas y asuntos que están relacionados. Esto contribuirá en gran medida a preservar su cordura, porque tener una lista de tareas extraoficial apilada en su bandeja de entrada crea un bajo nivel de estrés que siempre está corroyendo su cordura.

2. Usar “Reglas” para archivar automáticamente los correos electrónicos

Solía dejar que todos los e-mails llegaran directamente a mi bandeja de entrada. Qué pesadilla fue eso. Mirando atrás, era una práctica loca. Toda mi correspondencia, mis suscripciones a boletines, etc., venían directamente al mismo lugar. ¡Caramba!

Si aún no utiliza las reglas y alertas de Outlook, puede encontrar la función en Herramientas> Reglas y Alertas. Las reglas de Permanecer organizado me parecen las más útiles, en las que creo una regla para mover un mensaje entrante a una carpeta predeterminada, según el remitente o el asunto.

Esta es una excelente manera de administrar las suscripciones a los boletines informativos, ya que permite leer mensajes relacionados en lotes, lo que puede ser de gran ayuda para administrar el flujo de trabajo.

(Nota: la función análoga de Gmail es Filtros. Puedes encontrarlos en Más acciones> Filtrar mensajes como estos cuando tengas un mensaje abierto).

3. 3. Disminuir la frecuencia de envío/recepción

En Opciones> Configuración de correo> Enviar/Recibir, puede controlar la frecuencia con la que Outlook comprueba si hay correo nuevo. Y créame, cuanto más tiempo establezca esta opción, mejor será.

Solía tener este set a dos minutos de distancia. ¿Y qué pasó? Tan pronto como llegó un e-mail, ¡estaba en ello! Bueno, genial, pero ¿realmente se necesita una respuesta inmediata? ¿Me habría matado no saber del correo electrónico durante diez, treinta o incluso sesenta minutos más? Por supuesto que no.

Así que ahora lo tengo fijado en unos respetables treinta minutos. Si no hago trampa presionando manualmente el botón de Enviar/Recibir yo mismo, puedo concentrarme en una tarea durante treinta minutos, antes de que el objeto brillante que es el correo entrante me distraiga.

Un ajuste de sesenta minutos o más probablemente sería más efectivo, pero oye, todavía soy un adicto al correo electrónico en recuperación – todo se trata de pasos de bebé.

Recuerde, incluso fijando esto en sesenta minutos, su tiempo de respuesta a los e-mails será aproximadamente de una hora. Eso sigue siendo bastante asombroso y será mucho menos desgaste que el tiempo de respuesta instantánea que muchos esperan.

Y, puedes hacer MUCHO cuando trabajas interrumpido por sólo treinta o sesenta minutos a la vez. El problema es que raramente lo hacemos.

4. Cerrar Outlook completamente

Si usted realmente tiene que tomarse en serio el trabajo, ¿qué tal si cierra Outlook? Este es un corolario avanzado del consejo 3.

A veces esto puede ser bastante aterrador. ¿Se acabará el mundo? ¿Qué e-mails pueden llegar mientras estás logrando algo productivo?

Tengo que admitir que aún no he alcanzado este nivel durante las horas de trabajo, pero me ha parecido bien cerrar Outlook (y/o Gmail) durante largos periodos de tiempo por la noche y los fines de semana. Los dispositivos móviles pueden ser de gran ayuda en este sentido, ya que permiten controlar de forma casual los correos electrónicos entrantes, mientras que hacen que sea incómodo redactar uno.

5. Envía menos correos electrónicos, especialmente fuera del horario de trabajo

El conocido refrán “es mejor dar que recibir” no se aplica a los correos electrónicos, donde cuanto más des, más recibirás.

Así pues, no sólo debe centrarse en enviar menos correos electrónicos en general, sino que debe ser especialmente diligente para mantener su hábito de enviar correos electrónicos en función de la “necesidad de enviar” durante las horas no laborables y los fines de semana. Una vez más, una dieta de dispositivos móviles puede proporcionarle el suficiente desaliento que necesita.

Ya que todos revisamos el correo electrónico 24/7 estos días, gracias a la magia de los teléfonos inteligentes, probablemente has recibido correos electrónicos de compañeros adictos al trabajo durante horas de trabajo no convencionales. No se dejen llevar por su juego de parecer productivos.

El voleibolismo por correo electrónico, como los niños que se enfrentan entre sí, es una calle de doble sentido. Y recuerden, sólo se necesita un adulto para detener la locura.

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