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Cinco razones por las que su empresa debería invertir en software de gestión de documentos

La gestión eficaz de los datos es uno de los mayores desafíos a los que se enfrentan las empresas de contabilidad. El software de gestión de documentos (DMS) adecuado puede mejorar los resultados de una empresa y ayudarla a cumplir más fácilmente los requisitos normativos. Además, el DMS puede mitigar la amenaza de la pérdida o destrucción de documentación clave y datos de clientes, y proteger a la empresa de infracciones internas y externas de información confidencial.

El DMS también proporciona a la organización una ubicación central para capturar, gestionar, compartir y proteger todos los archivos de su oficina.

Cinco razones por las que su empresa debería invertir en software de gestión de documentos
Cinco razones por las que su empresa debería invertir en software de gestión de documentos

Aquí hay cinco razones por las que el DMS marca la diferencia:

1. Crear ganancias rápidas en su balance: DMS libera el tiempo administrativo dedicado a la localización y recuperación de documentos. Por ejemplo, un DMS basado en la nube puede reducir la dependencia no sólo del hardware físico y las costosas tarifas de licencia del servidor (reduciendo el espacio de oficina de la organización y el gasto en TI), sino que también proporciona acceso en cualquier momento y lugar a archivos y documentos críticos.

2. Menores gastos generales: Un sistema sin papel bien diseñado no sólo libera horas-persona, sino que puede reducir los gastos generales entre un 30 y un 40 por ciento, incluidos los gastos de papelería y el espacio de almacenamiento de documentos. Incluso puede influir positivamente en los créditos de carbono.

3. Impulsar el crecimiento y la rentabilidad: La eficiencia de una oficina sin papeles puede maximizarse cuando se combina con otras herramientas de productividad, como la gestión del flujo de trabajo. Imagine una empresa en la que las instrucciones de trabajo para cada paso de un proceso se abren automáticamente para los empleados. En las oficinas seguras sin papel se observan reducciones significativas en los costos, el tiempo de respuesta, el perfil de riesgo, el período de capacitación y un mejor desempeño en los indicadores clave de crecimiento. Esto permite a una empresa hacer más con menos tiempo y dinero.

4. Seguridad: DMS es la forma más segura de almacenar y compartir documentos sensibles. La seguridad proporcionada a través de estos sofisticados sistemas protege a sus clientes, a su empresa y a su balance final. Reduce el riesgo de los requisitos de cumplimiento y normativos (SEC, HIPPA, etc.), y es una forma más fácil y segura de transmitir información que el correo electrónico, el FTP y la distribución física de documentos.

5. Tiempos de respuesta rápida: El DMS permite un acceso más rápido y preciso a la información que no sólo aumenta la productividad del flujo de trabajo, sino que también mejora la percepción de la calidad por parte de los clientes. (Cuanto antes respondas a los clientes, más organizado aparecerás y más contentos estarán).

Un DMS robusto es respetuoso con el medio ambiente y con la economía: ahorra tiempo y dinero a las empresas de contabilidad, a los propietarios de negocios y a los trabajadores de la información, a la vez que utiliza mucho menos papel.

Sobre el autor:

Matt Peterson es el CEO de Lehi, eFileCabinet Inc. con sede en Utah. Fundada en 2001, eFileCabinet comenzó como una herramienta de vanguardia para almacenar digitalmente los registros de las empresas de contabilidad. A medida que creció en popularidad, eFileCabinet se convirtió en una solución completa de administración de documentos electrónicos diseñada para ayudar a las organizaciones a capturar, administrar y proteger sus datos.

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