El Día de los Impuestos ha llegado y se ha ido, dejando una vez más a los contadores públicos de costa a costa recuperándose del revuelo anual de mediados de abril de los clientes que postergaron hasta el último segundo posible para completar sus impuestos.
Más del 13 por ciento de los estadounidenses, o aproximadamente 41,4 millones de personas, declararon sus impuestos durante la semana del 15 de abril, y otro 12 por ciento no cumplió con la fecha límite. Eso es alrededor de 80 millones de personas que esperaron hasta la hora 11 o peor. Por ahora, la mayoría de los contadores públicos pueden respirar un poco más fácil y disfrutar del momento.
Aunque el simulacro de incendio de última hora que es abril en contabilidad puede ser incurable, la participación proactiva antes y después de la temporada de impuestos puede ayudar a mejorar la preparación y la retención de los clientes. Los contadores públicos pueden aprovechar mejor la tecnología y utilizar sus sitios web como canales de comunicación para combatir la â??batalla de los impuestosâ? y llegar a un acuerdo de paz antes de que el 15 de abril vuelva a rodar.
Estos cinco consejos sencillos, aunque eficaces, para utilizar las estrategias de comunicación en conjunción con el sitio web de su empresa pueden ayudar a mejorar el compromiso de los contadores públicos con los clientes durante todo el año, fortaleciendo aún más esa relación y ayudando a los contadores a conseguir que la clientela se prepare para la época de los impuestos con mayor antelación.
1. Anime a los nuevos clientes a conectarse. A menudo, los visitantes en línea necesitan ayuda para iniciar la interacción. Una manera fácil de fomentar el compromiso es ofrecer una consulta gratuita o revisar los resultados del año anterior de un nuevo cliente para ver si se pasó por alto alguna deducción. Sin embargo, la simplicidad es clave, sin importar cuál sea la llamada a la acción. Pedirle a un prospecto que realice demasiados pasos o requisitos adicionales disminuirá su interés en conectarse.
Es imperativo incorporar widgets o botones con una clara y simple llamada a la acción en su sitio web y correos electrónicos para permitir que los nuevos clientes potenciales se comprometan inmediatamente con usted. Dar el regalo de tu experiencia con sólo pulsar un botón impulsará la adquisición de clientes y fomentará hábitos proactivos, que pueden dar sus frutos en la temporada de impuestos del próximo año.
Mediante esta estrategia de utilizar herramientas de comunicación en línea automatizadas y fáciles de usar, puede optimizar y simplificar el proceso de conversión de prospectos, lo que permite a su empresa duplicar el número total de solicitudes de contacto que puede aceptar. Al ampliar sus capacidades de contacto basadas en la web, también permite que los posibles clientes potenciales se pongan en contacto con usted en su propio tiempo y que interactúen fácilmente en línea cuando les resulte conveniente.
2. Cultivar la relación con el cliente. El marketing por correo electrónico es un gran ejemplo de una herramienta que sigue siendo una de las mejores para nutrir y ampliar las relaciones con los clientes, y asegurar que los clientes regresen una y otra vez. Recordad: La comercialización por correo electrónico debe segmentarse y adaptarse a un público específico en torno a un determinado tema, ya que no todos los clientes son iguales.
Las campañas de correo electrónico que alertan a los clientes de los próximos plazos, los cambios en la política fiscal y los consejos estacionales pueden resultar rentables tanto en tiempo como en recursos. Incluso algo tan simple como un recordatorio amistoso de fin de año para reservar citas con anticipación y revisar los documentos de impuestos â?» con un enlace de programación incrustado en el correo electrónico â?» puede pagar dividendos. Este truco ayudó a una firma de contadores públicos con sede en Seattle a aumentar los índices de respuesta en un 70 por ciento y a reducir la coordinación de la programación en más de 150 horas. Como bono, las confirmaciones y recordatorios automatizados prácticamente eliminaron las ausencias.
3. Ofrecer un servicio excepcional. Para la mayoría de las empresas, mantenerse en contacto con los clientes suele significar una llamada telefónica o una reunión. Pero, mantenerse conectado fuera de horario es esencial para ofrecer un servicio incomparable y diferenciar su negocio del resto. El desarrollo de una estrategia racionalizada para mantenerse en contacto es fundamental para que su negocio se mantenga en la cima de la mente. Considere un enfoque holístico del compromiso ofreciendo a los clientes la posibilidad de contactarlo por teléfono, correo electrónico, sitio web, móvil y plataformas de medios sociales. Puede asegurar una interacción y compromiso óptimos con cada cliente y prospecto proporcionándoles la opción de comunicarse con usted en sus términos.
Por ejemplo, hemos tenido un CPA que consiguió un cliente importante en una tienda de neumáticos simplemente respondiendo rápidamente a una notificación de texto de una nueva consulta de prospección a través de su sitio web. El cliente potencial quedó tan impresionado con el nivel de respuesta y servicio que lo contrataron inmediatamente. Dicho esto, la prestación de un servicio excepcional no termina con una respuesta rápida.
4. Asegurar la relación. Los contadores son administradores de la información más sensible de sus clientes. Ofrecer servicios que reflejen esta confianza sólo profundiza la relación con el cliente. Una forma de reflejar este nivel de confianza es proporcionar a los clientes un portal seguro de autoservicio para compartir información sensible durante todo el año. Dicho portal asegura la privacidad, rastrea y registra las transacciones, y proporciona exclusividad entre el cliente y el asesor. También ofrece una mayor comodidad que a menudo se prefiere al almacenamiento en papel y otros medios digitales. Además, estos portales también pueden incluir una llamada a la acción que puede provocar un aumento de la interacción, lo que da lugar a la programación de citas, pagos en línea, intercambio de documentos y más.
5. Aprovechar el impulso de la tecnología. Tejer capacidades de participación en línea, como la programación basada en la web, los pagos y la facturación en línea y el intercambio de documentos en línea, puede complementar todas las interacciones tradicionales con los clientes permitiendo a una empresa automatizar los procesos de gestión de los clientes y, al mismo tiempo, mejorar la participación. Estas herramientas también pueden fomentar la reanudación de la participación facilitando las interacciones y mejorando la satisfacción del cliente.
Todo esto es para decir que los contadores públicos pueden establecer sus prácticas para el éxito siendo proactivos con su base de clientes durante todo el año. Ganancias aparentemente pequeñas, como un cliente mejor preparado en abril, una hora menos dedicada a organizar los datos de los clientes, o un correo electrónico bien programado, pueden servir como catalizador para mejorar la eficiencia y la calidad de su práctica. El boca a boca es importante, pero complementarlo con una divulgación estratégica puede tener un efecto de bola de nieve que multiplique el impacto de sus actividades, haciendo posible que cualquier contador público pueda elevar el nivel de su práctica simplemente aprovechando las herramientas disponibles en línea.
Sobre el autor:
Ran Oelgiesser es el director de marketing de vCita . Tiene casi 20 años de experiencia en ayudar a empresas nuevas y grandes organizaciones con la tecnología, la gestión de productos y la comercialización. Antes de vCita, Ran fue cofundador y vicepresidente de marketing de productos en Kidaro (adquirida por Microsoft en 2008).