Cinco consejos para seleccionar el servicio de impresión administrado adecuado

Nos estamos moviendo hacia el mundo de la digitalización ya que todos los negocios dependen en gran medida de la digitalización de datos. Sin embargo, este cambio no ha afectado nuestras mentalidades y aún hoy en día todas las actividades e información importantes, así como las rutinarias, de las empresas están en papel. No sólo eso, sino que el uso de la impresión ha sido un hábito difícil de cambiar.

En una encuesta reciente se determinó que, en promedio, el 14% de los ingresos de las empresas mundiales se desperdicia en actividades relacionadas con los documentos, debido a las prácticas ineficientes de impresión. A fin de eliminar esos gastos, es importante adoptar un servicio de impresión administrado.

¿Qué es la MPS y cómo puede ser beneficiosa?

«Servicios de impresión administrados (MPS)» es un servicio ofrecido por el proveedor externo para administrar y optimizar la salida de documentos y satisfacer las necesidades de impresión de toda la empresa. También se ocupa de todos los dispositivos asociados a la necesidad de impresión como impresoras, copiadoras, máquinas de fax y dispositivos multifuncionales.

El MPS no sólo puede reducir los gastos relacionados con la impresión, sino que también ayuda a obtener la previsibilidad de los gastos y a obtener una mejor visibilidad. Sin embargo, para aprovechar al máximo los beneficios es importante seleccionar el proveedor de MPS adecuado que pueda ayudar a la empresa a reducir los gastos de reparación y mantenimiento. A continuación hay 5 consejos que le ayudarán a seleccionar el mejor proveedor de MPS:

1. Debería ser capaz de proporcionar soporte de múltiples proveedores

Por lo general, se espera que una empresa tenga todo el mismo equipo relacionado con la impresión, pero puede haber excepciones. Por lo tanto, es importante seleccionar un proveedor de MPS que pueda prestar servicios para todo el tipo de equipo y que tenga los conocimientos técnicos necesarios para los servicios y reparaciones que se requieran. Deberían poder proporcionar los conocimientos técnicos necesarios en materia de tecnología de la información para una amplia variedad de equipo.  

2. Proporcionar una buena experiencia al cliente

El proveedor de MPS debe dedicarse a mejorar la eficiencia de la infraestructura de impresión, manteniéndose al ritmo de las necesidades cambiantes de la oficina. Deberían centrarse en mejorar el rendimiento de los clientes y aumentar la productividad de los empleados. Según la encuesta realizada por la empresa de asesoría informática Quocirca, se encontró que el 30% de las organizaciones consideraban la impresión como un componente crítico para su negocio. Por lo tanto, es importante que el proveedor pueda hacer que la impresión sea un proceso sin problemas e incrementar la productividad de la empresa.

3. Satisfacer la demanda de impresión móvil

Con los cambios en el modus operandi de los negocios hay un aumento en la demanda de la impresión móvil. Las empresas funcionan en un entorno no tradicional y ello ha dado lugar a un aumento de la necesidad de impresión móvil. El proveedor de MPS debe ser capaz de ofrecer las aplicaciones o extensiones que pueden satisfacer las necesidades de la impresión móvil. Deben ser capaces de proporcionar servicios de impresión administrados de manera inteligente que puedan optimizar y agilizar los procesos así como el flujo de trabajo.

4. Debe centrarse en la mejora de la productividad

El proveedor de MPS no sólo debe centrarse en proporcionar las soluciones de impresión, sino que también debe ser capaz de gestionarlas de manera más eficaz y eficiente. Debe ser capaz de analizar la información relativa al uso de la impresora y hacer los cambios necesarios o recomendaciones para aumentar la eficiencia de la flota. Debería ser capaz de proporcionar los servicios requeridos según las necesidades cambiantes de la empresa. Deben ser capaces de racionalizar el flujo de trabajo y proporcionar soluciones rentables.

5. Mantener la flexibilidad y la consistencia

El proveedor de MPS debe estar preparado para evolucionar y cambiar según las necesidades cambiantes de la empresa y ayudarla a enfrentar los desafíos. Algunas empresas pueden optar por un solo proveedor, mientras que otras pueden optar por múltiples proveedores. El proveedor de MPS debe ser lo suficientemente flexible para proporcionar las soluciones según las necesidades de la empresa. Además, tiene que haber una coherencia en las normas de prestación de los servicios en varios lugares a lo largo de un período de tiempo.

Resumen:

Las ventajas de adoptar la MPS van más allá de reducir la impresión y el uso de papel. Puede ayudar a su empresa a agilizar el proceso y los flujos de trabajo mediante la gestión de menos dispositivos, menos páginas y menores costos. También le ayuda a mejorar el conocimiento de la productividad de los trabajadores y a gestionar la creciente información y los datos.