Por Mary Ellen Biery, Especialista en Investigación, Sageworks Inc.
Los tiempos desesperados requieren medidas desesperadas, dice el dicho.
Por lo tanto, no es sorprendente que el fraude en el lugar de trabajo haya aumentado durante la crisis económica y la recesión. La pérdida media vinculada al fraude laboral es de 160.000 dólares, según el informe de 2010 de la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados (ACFE), por lo que el tema es algo que preocupa legítimamente a muchas compañías. Las pequeñas empresas son especialmente vulnerables, dice la ACFE.
El fraude suele ocurrir cuando alguien tiene un incentivo, como la presión financiera, y una oportunidad, según Michele Edwards, que dirige la práctica de prevención y detección de fraudes de PRGX, una empresa de servicios de auditoría, análisis y asesoría con sede en Chicago. La recesión ciertamente significó que muchas personas se enfrentaron a nuevas presiones financieras.
Estudios anteriores han demostrado que normalmente se tarda dos años desde el momento en que comienza el fraude hasta el momento en que alguien lo identifica, dijo Edwards. Como resultado, aunque algunas compañías ya han descubierto el fraude nacido de la recesión, es probable que muchas más descubran problemas en los próximos años. «Creo que hay más fraude en marcha del que nadie sabe», dijo.
Nicole Wolfgang, COO de Sageworks, dijo que los períodos de crecimiento repentino, como cuando la demanda de bienes o servicios de una empresa comienza a aumentar rápidamente, también pueden abrir la puerta al fraude. Los trabajadores pueden estar luchando para mantenerse al día con más trabajo, dándoles menos tiempo para controlar a los empleados, los gastos y el inventario. «Durante un período de alto crecimiento, podría existir la posibilidad de que las empresas dejen caer la pelota en algunas de esas áreas», dijo Wolfgang, que supervisa las finanzas, la contabilidad y otros aspectos operativos de la empresa de información financiera con sede en Raleigh, Carolina del Norte.
Edwards dijo que los nuevos mercados o los nuevos socios vinculados a los esfuerzos de crecimiento también pueden exponer potencialmente a las empresas a terceros corruptos.
El fraude puede aumentar los gastos de venta, generales y administrativos o inflar el costo de las ventas.
Aquí hay cinco formas de combatir el fraude en su negocio:
1. Confirma quién está haciendo el control de fraude. «Haz una rápida y sucia evaluación del control del fraude», dice Edwards. «Una de las preguntas que siempre hago [a los clientes] es, ‘¿Cuáles son sus responsabilidades en la gestión del fraude y la mala conducta?’. Si nadie tiene responsabilidad en un nivel superior, tienen que establecer algún tipo de funciones y responsabilidades». Puede ser un grupo de trabajo, pero alguien tiene que identificar rápidamente las áreas que pueden necesitar acción.
2. Monitorea y vigila a los que tocan o rastrean el dinero. La verificación de antecedentes es una necesidad para los trabajadores de contabilidad, y la división del trabajo también es una buena idea, especialmente para cosas como quién recibe el correo y quién deposita los cheques. «Es bueno tener unas cuantas personas diferentes trabajando en esas cosas para que ninguna persona sola tenga acceso o control sobre todo el sistema», dijo Wolfgang. Y asegurarse de que los trabajadores de contabilidad se tomen vacaciones. «Si alguien está involucrado en un fraude, serán reacios a tomarse tiempo libre porque si alguien más se mete en su trabajo por unas semanas, verán que algo está pasando», dijo.
3. 3. Realizar una capacitación básica de concienciación sobre el fraude. Puede ser tan simple como reunir a los empleados y explicarles que el fraude puede ocurrir en cualquier organización y describir lo que necesitan saber y cómo pueden hablar si ven algo inusual. «Es la Concienciación 101, y le permite a los empleados saber que estás viendo», dice Edwards. «Sirve como un elemento de detección en sí mismo.»
4. Recuerde periódicamente a los empleados que estén atentos. Edwards dice que cómo hacerlo depende de la cultura de su empresa. Pero podría ser tan simple como enviar por correo electrónico al personal un artículo de noticias sobre un reciente caso de fraude laboral. Podrías decir algo como», esto le pasó recientemente a un competidor. Es un gran momento para recordar a todos los presentes que usted es responsable de prevenir y detectar el fraude».
5. Vigila a los proveedores no básicos. PRGX recientemente encontró que un cliente que había pasado por una fase de contratación terminó pagando cientos de miles de dólares a un vendedor completamente ficticio con una dirección de apartado postal en la India. También hay que tener en cuenta que los nuevos empleados pueden no estar tan informados sobre el aspecto del fraude, por lo que si reciben una factura, la pagarán sin tanto escrutinio como un empleado más experimentado.
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Sobre el autor:
Mary Ellen Biery es especialista en investigación en Sageworks, una compañía de información financiera. Es una veterana reportera financiera cuyos trabajos han aparecido en The Wall Street Journal y en Dow Jones Newswires, CNN.com, MarketWatch.com, CNBC.com , y otros sitios. Recibió su título universitario de la Universidad Wake Forest, donde se graduó cum laude, y su maestría de la Universidad de Carolina del Norte en Chapel Hill.