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Cinco aplicaciones web geniales para dirigir tu empresa

Por Brett Owens

Probablemente has notado que la mayoría de los nuevos programas se desarrollan ahora para la Web en lugar de para el escritorio. En realidad esto no es una tendencia; en cambio, espero que el software desarrollado para la Web se convierta en la norma , y tal vez incluso se acelere, en los años venideros.

Cinco aplicaciones web geniales para dirigir tu empresaCinco aplicaciones web geniales para dirigir tu empresa

Esta tendencia se debe a varios factores clave:

El creciente deseo de acceder a nuestros datos desde cualquier lugar.

Probablemente estás “computando” con más de un dispositivo en estos días – un PC y/o Mac, junto con un teléfono inteligente y tal vez incluso una computadora tableta. Con las aplicaciones web, esto no es un problema; sólo tienes que iniciar sesión desde cualquier dispositivo y retomar donde previamente dejaste de trabajar.

Es MUY fácil desarrollar software para la Web que para el escritorio.

Créeme, un tipo que construye productos para ambas plataformas. Los desarrolladores de software pueden moverse un orden de magnitud más rápido en la Web que en el escritorio. Como resultado, las empresas de software, de donde proviene la mayor parte de la innovación en software – si yo lo hago ¡lo digo yo mismo! – se centran exclusivamente en la construcción de sus aplicaciones para la web.

Tendrás una mejor selección de productos si consideras las aplicaciones web. De hecho, creo que, en el futuro, tendrás que considerar el software basado en la Web para llevar a cabo tu práctica. De lo contrario, te quedarás con una selección limitada de productos de escritorio anticuados.

Ya existen algunas aplicaciones web útiles para aumentar la productividad de su empresa. Le pedimos a cinco contadores expertos en tecnología sus selecciones favoritas. Esto es lo que recomiendan:

Recuerda todo con Evernote

Latreeka Williams, socia gerente de Williams y Company , es una gran fan de Evernote .

“Evernote es una aplicación genial que me permite hacer de todo, desde tomar notas cuando me reúno con los clientes, crear listas de tareas, tomar fotos de tarjetas de visita, investigar sitios web y recortar páginas directamente desde el navegador, y crear notas de voz”, dijo. “Toda su información se indexa automáticamente y se puede buscar, lo que hace que sea muy fácil organizar mis notas y buscarlas por palabras clave”. También puedo compartir mi cuenta con mi personal.

“Mi práctica es completamente virtual – todos trabajamos desde casa y esta es una forma de compartir información”, continuó Williams. “Estoy constantemente en movimiento y Evernote es como mi mini-oficina. Me gusta el hecho de que puedo usarlo en mi teléfono y sincronizar mi información con todos mis ordenadores, otros dispositivos y mi personal.”

Evernote es una aplicación multiplataforma que funciona en dispositivos móviles, ordenadores de sobremesa y en la Web. Tiene un producto gratuito totalmente funcional y generoso; la versión premium te costará sólo 5 dólares al mes.

Xero para la contabilidad

Jason Blumer, accionista gerente de Blumer & Associates, CPAs, PC, se entusiasmó con la nueva solución de contabilidad Xero .

“Xero” es uno de los sistemas basados en la nube más innovadores que he usado. Su compromiso con un fuerte producto de contabilidad central significa que invierten mucho tiempo y desarrollo en la construcción del producto”, dijo. “Me encanta su herramienta de facturación y la última capacidad de modificar las hermosas y limpias plantillas de facturas. Cuando unes eso a la sólida API de PayPal, tienes un sistema de pago de divisas global sin fisuras integrado en el sistema de contabilidad más fácil del mundo”.

Blumer dice que Xero es fácil y divertido de usar. “Incluso hacen que las conciliaciones bancarias sean agradables. ¡Qué viaje! ¡Cuida tu espalda, QuickBooks!”

Árbol de conocimientos para la gestión de documentos

Oksana Sikacheva, gerente general de Chartered Accountants 4 Information Technologists , citó el producto de gestión de documentos Knowledge Tree como su aplicación web favorita.

“Hemos estado usando Knowledge Tree durante casi cinco años y es nuestra aplicación web favorita para la gestión de documentos. Somos capaces de almacenar y gestionar de forma segura los archivos internos y de los clientes y otros datos.”

Sikacheva dice que su compañía se ha beneficiado específicamente de:

* La personalización del Árbol del Conocimiento: la compañía establece su propia infraestructura.

* Seguridad – porque el programa está protegido por una contraseña, algunas areras pueden ser restringidas dependiendo de los privilegios del usuario

* Flujo de trabajo – si se configura esta herramienta, el siguiente usuario requerido recibe una notificación por correo electrónico de que el archivo ha sido promovido a la siguiente etapa de trabajo en curso.

* Gestión de archivos – la capacidad de ver a los usuarios del archivo y los cambios realizados por ellos, e incluso recuperar las versiones anteriores.

* Almacenamiento virtual. Sikacheva dijo que la compañía pudo hacer la transición a una oficina sin papeles más rápido de lo que se estimó en un principio.

Directamente para la contabilidad

Wray Rives, CPA , ama a Outright como una solución de contabilidad “plug-and-play”.

Outright.com es una gran herramienta basada en la nube para el propietario único que no quiere aprender contabilidad”, dijo. “Todo lo que necesitas es una dirección de correo electrónico para crear una cuenta gratuita. Outright tiene incorporadas interfaces con la mayoría de las cuentas bancarias en línea, tarjetas de crédito y PayPal, y el programa traerá automáticamente sus transacciones al programa, y categorizará los gastos e ingresos usando las categorías estándar del Anexo C. Si desea personalizar el informe de Outright, es simple crear sus propias categorías únicas.

Rives añade: “Outright maneja la contabilidad básica, pero el dueño de un negocio puede expandir las capacidades al interconectar su cuenta Outright con otros sitios basados en la nube, incluyendo FreshBooks y Shoeboxed . Los vendedores en línea también pueden vincular su cuenta de eBay directamente a Outright. Outright es fácil de navegar y usa términos simples como “dinero que entra” y “dinero que sale” para indicar los gastos e ingresos del negocio”.

Rives explicó que un contador público puede crear una cuenta de contabilidad en Outright que permite a los contadores utilizar un solo inicio de sesión para ver todos sus clientes Outright. El contador público tiene acceso total para ayudar al cliente a categorizar los gastos y conciliar las transacciones, sin tener que intercambiar archivos o utilizar inicios de sesión remotos. Los clientes y el contador público pueden acceder a Outright desde cualquier lugar con una conexión a Internet. Outright creará estimaciones de impuestos trimestrales basadas en la información introducida e incluso rellenará un Anexo C estándar con los totales de las partidas para cada año natural.

Vigilancia de los gastos para el control de los gastos

Hugh Glazer, contador público, socio gerente de WinterView Group , tuvo un gran éxito implementando ExpenseWatch para un cliente que buscaba controlar el gasto y el cumplimiento.

“Mi cliente necesitaba automatizar su proceso de requisición. Expense Watch ayudó a integrar la actividad de la empresa, como los informes de gastos de los empleados, en una ubicación central a la que se podía acceder desde cualquier sitio, en cualquier lugar”.

¿Cuándo deberías ir “a la nube”?

Aunque los nuevos comerciales de Microsoft en la nube pueden animarte bastante (ya sabes, la serie que rara vez demuestra alguna computación en la nube real), las aplicaciones en la nube pueden tener inconvenientes, dependiendo de tu situación.

“Las aplicaciones en la nube hacen un gran trabajo al proporcionar un acceso sencillo y la captura de datos”, dijo Glazer, citando su experiencia en la implementación de estos productos para los clientes. “Pero pueden faltar los aspectos relacionados con la presentación de informes y la capacidad de personalizarlos, lo que a menudo requiere una atención continua”.

Entonces, ¿cómo sabes si eres el adecuado para la nube?

Los contadores públicos individuales y de pequeñas empresas son probablemente los que más se benefician cuando se trata de aplicaciones web. Los aspectos de “plug-and-play” de estos productos son a menudo exactamente lo que un contador quiere y necesita.

Entretanto, las empresas de tamaño mediano y grande pueden encontrarse con que sus requisitos de presentación de informes son más complejos de lo que muchas aplicaciones web “listas para usar” pueden ofrecer. En estos casos, Glazer dijo que tendrán que averiguarlo por separado, tal vez exportando los datos en bruto a Excel, o bien considerando aplicaciones más tradicionales que se puedan personalizar.

En resumen, parece claro que las aplicaciones web son el futuro del software, así que asegúrate de tenerlas en cuenta cuando evalúes el software para tu práctica.

Sobre el autor :

Brett Owens es CEO y cofundador de Chrometa , un proveedor de software de gestión del tiempo con sede en Sacramento, California, que registra e informa con precisión sobre cómo pasas tu tiempo. Anteriormente comercializado sólo para la comunidad jurídica, Chrometa se está ramificando hacia las perspectivas de contabilidad. Las ganancias incluyen la capacidad de descubrir el tiempo facturable anteriormente no documentado, el ahorro de tiempo en la conciliación de la facturación y la mejora de la productividad personal. Owens también es blogger y fundador de ContraryInvesting.com , así como colaborador habitual de dos importantes sitios de medios financieros, SeekingAlpha. com y Minyanville .

Brett Owens es un colaborador habitual de AccountingWEB.