Los llamados servicios de contabilidad «tradicionales», como la auditoría, no están desapareciendo, pero los procesos y procedimientos que se están utilizando se encuentran en un estado de perturbación.
En la era de la perturbación
En junio de 2019, la Junta de Normas de Auditoría de la AICPA (ASB) publicó un borrador de exposición de la propuesta de Declaración sobre Normas de Auditoría, Evidencia de Auditoría. Dentro del borrador de exposición, abundan las referencias a análisis de datos, nuevas tecnologías y herramientas y técnicas automatizadas.
Uno de los objetivos del proyecto era evaluar si los cambios propuestos en las normas de auditoría son apropiados en el contexto del ritmo de cambio que rodea el uso de la tecnología por parte de los auditores y preparadores. Un punto propuesto de particular interés es si la definición actual de pruebas de auditoría suficientes y apropiadas sigue siendo pertinente debido al uso de herramientas y técnicas automatizadas.
La propuesta inicial es modificar la definición de suficiencia para centrarse en la medida de la persuasión de las pruebas de auditoría, en lugar de hacer hincapié en la cantidad de pruebas de auditoría. Esto está impulsado por la perspectiva de los avances tecnológicos que alivian la carga de digerir cantidades importantes de datos mediante la automatización y el análisis de los datos de auditoría.
Tradicionalmente, un auditor se basaba en un muestreo aleatorio o en un enfoque basado en la cobertura para realizar pruebas de detalle. Sin embargo, dirigir el enfoque de un auditor a la comprensión de los atributos, factores y relaciones presentes en un conjunto de datos parece estar a la vanguardia de los cambios propuestos. La ASB no cree que el uso del análisis de datos de auditoría por sí solo califique como un procedimiento de auditoría bajo las clasificaciones actuales y discretas, pero está promoviendo explícitamente el uso de herramientas y técnicas automatizadas en conjunto con las pruebas o investigaciones para cumplir con los objetivos de la auditoría.
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ADAPTARSE al cambio
El grupo de trabajo sobre tecnologías de garantía emergentes del comité ejecutivo de los servicios de garantía de la AICPA publicó el documento de mapeo del análisis de datos de auditoría a los procedimientos de auditoría (documento de mapeo de la ADA) para ilustrar la forma en que el análisis de datos puede incorporarse a los compromisos de auditoría para reemplazar los procedimientos de auditoría tradicionales. También se enumeran las declaraciones de la AICPA sobre normas de auditoría, las normas de la Junta de Supervisión Contable de Empresas Públicas (PCAOB) y las normas de datos de auditoría aplicables a cada procedimiento correspondiente. El documento de mapeo de la ADA puede ayudar a orientar a las empresas en la aplicación inicial o la incorporación de herramientas y técnicas automatizadas.
En nuestra empresa, Schneider Downs, a través de nuestro Equipo de Automatización y Proceso de Análisis de Datos (ADAPT), hemos utilizado este documento de mapeo para ayudar a incorporar los procedimientos de análisis de datos en los compromisos. El documento de mapeo de la ADA incluso recomienda varias herramientas de procesamiento de datos. La mayoría de estas herramientas permiten al usuario crear macros, o scripts, que registran los procedimientos y los repiten automáticamente cuando son iniciados por un usuario.
Al reducir el tiempo dedicado a la manipulación y el procesamiento de datos, y al mismo tiempo normalizar el procedimiento, los guiones abren más tiempo para las tareas de valor añadido, como el análisis y la interpretación de datos. La eficiencia general es obviamente un gran beneficio, pero la eficacia de los procedimientos creados mediante el uso de estos instrumentos es de igual importancia.
La estandarización de los procesos de análisis de datos proporciona una aplicación coherente de los procedimientos, asegura la exactitud de los resultados y ayuda a la interpretación de los productos. Incluso con la misma pauta de hechos, múltiples individuos pueden llegar a diferentes conclusiones dependiendo de las interpretaciones de la tarea en cuestión.
La escritura proporciona el consuelo de que la aplicación de los procedimientos se ha aplicado de manera consistente, incluso si es utilizada por varios individuos. La normalización de los procesos de análisis de datos es un factor importante para aumentar la eficiencia; sin embargo, cada compromiso es diferente y requiere un enfoque personalizado basado en sus respectivos riesgos identificados.
Las herramientas y los conceptos de análisis de datos pueden ser aprovechados en múltiples compromisos, pero no pretenden ser soluciones únicas. Es crucial tener una comprensión de los procedimientos subyacentes que se están completando en el guión para que se puedan hacer las ediciones y ajustes necesarios para una aplicación adecuada cuando se compartan entre trabajos. La redacción de procedimientos generales de auditoría para tareas o para encargos específicos proporciona un beneficio continuo y puede ayudar a aumentar la rentabilidad.
Análisis de datos de auditoría y otros procedimientos
De conformidad con ciertas normas de auditoría de la AICPA y el PCAOB, los auditores deben realizar procedimientos sobre los asientos y otros ajustes. Tradicionalmente, esto se completaba examinando entradas de muestra y revisando toda la población de entradas del diario para identificar las entradas con determinados criterios de riesgo.
Con las herramientas de análisis y procesamiento de datos, la identificación de estos factores puede aplicarse al 100% de la población, lo que permite al auditor tomar muestras de forma mucho más eficiente extrayendo los asientos del diario que coinciden con los criterios especificados. Las entradas identificadas pueden ser analizadas y discutidas más a fondo con el cliente. Como auditor, es importante no sólo documentar el proceso, sino también evaluar y sacar conclusiones sobre los elementos que se ha determinado que tienen cualidades de mayor riesgo.
Otro ejemplo es el de los activos fijos y sus correspondientes cuentas de gastos de depreciación. Tradicionalmente, se seleccionaba una muestra de activos fijos para realizar un nuevo cálculo de los gastos de depreciación basado en la política de la empresa, así como un análisis de alto nivel sobre la fluctuación de los gastos totales de depreciación en comparación con el año anterior u otras expectativas. Utilizando el análisis de datos, se puede realizar un nuevo cálculo de los gastos de depreciación para el 100% de los activos fijos individuales.
El análisis de datos puede proporcionar una visión de cualquier activo fijo que haya tenido un cambio inesperado en los gastos de depreciación, el método de depreciación o la vida útil. Con la aplicación de la automatización de los procesos en los ejemplos descritos anteriormente, el análisis puede completarse con el clic de un botón en lugar de horas de manipulación manual.
Dos de los cambios más impactantes en las normas de contabilidad en la historia reciente son las actualizaciones de las normas de contabilidad del Consejo de Normas de Contabilidad Financiera (FASB) (ASU) Nº 2014-09, Ingresos por contratos con clientes (ASU 2014-09), y Nº 2016-02, Arrendamientos (ASU 2016-02). Estas actualizaciones de las normas de contabilidad tienen un impacto significativo en los procesos contables, así como en los procedimientos de auditoría necesarios para auditar adecuadamente los ajustes resultantes del cambio contable.
Una parte crítica de la adopción de ASU 2016-02 es identificar una población completa de arrendamientos, incluyendo componentes de arrendamiento de acuerdos de no arrendamiento. Para abordar este desafío para los arrendatarios, ADAPT desarrolló una herramienta para escanear todo el subconjunto de desembolsos de efectivo para identificar potenciales arrendamientos o componentes de arrendamiento basados en los pagos a los proveedores. Esto también puede aplicarse en el sublibro de desembolsos de efectivo para los arrendadores. Las bases de datos resultantes deben ser comparadas con el programa de arrendamiento proporcionado por el cliente para asegurar que el listado es completo y preciso.
Con la adopción de la ASU 2014-09, uno de los mayores impactos para muchas empresas es el cambio hacia el reconocimiento de los ingresos a lo largo del tiempo en lugar de un punto en el tiempo. Este es un desafío para las empresas que históricamente han reconocido los ingresos en el momento del envío o la entrega. El análisis para determinar el reconocimiento de ingresos apropiado es diferente para cada empresa, dependiendo de la naturaleza de las corrientes de ingresos y los contratos.
Es difícil aplicar un enfoque estándar. Una industria significativamente afectada por ASU 2014-09 es la industria del transporte y la logística. Históricamente, los ingresos en este campo se reconocían en el momento de la entrega. Bajo el nuevo estándar, los ingresos deben reconocerse a lo largo del tiempo a medida que se produce la entrega.
La interpretación de los resultados es otro obstáculo que enfrentan los contadores públicos, ya que a menudo compartimos los resultados con personas que no tienen antecedentes financieros. Retratar las posiciones actuales o transmitir la importancia de ciertas métricas puede ser un desafío.
La visualización de datos tiene por objeto proporcionar una comprensión más profunda de los conjuntos de datos, al tiempo que ofrece resultados fáciles de interpretar y crea procesos de revisión eficientes. Los tableros se utilizan para tomar estos conocimientos y mostrarlos en un solo lugar. Los tableros de visualización de datos también son útiles para los procedimientos de planificación (análisis preliminar), así como para el análisis de ingresos, el seguimiento de los indicadores clave de rendimiento o cualquier otro análisis de las métricas financieras que le interese ver.
Elaborar un Plan de Acción
Discutir ideas para utilizar herramientas y técnicas automatizadas y ponerlas a trabajar en compromisos de la vida real son dos esfuerzos muy diferentes. ¿Cómo se puede salvar la brecha entre los conceptos ideados por los contadores públicos y las soluciones procesables realizadas por las CPU?
Establecer metas y objetivos es fundamental para cruzar el puente hipotético. ¿Qué problema está intentando resolver y cómo le ayudará el uso de herramientas de análisis de datos y de automatización de procesos? Responder a esa pregunta primero impulsará la implementación, ya que ahora hay una solución objetivo.
Es necesario desarrollar un plan bien pensado que incluya los resultados, beneficios y procesos deseados. Inyectar cambios en los procesos actuales requerirá la aceptación y la colaboración de todas las partes involucradas, incluido el apoyo y la aprobación de los principales encargados de la adopción de decisiones.
Un plan de acción paso a paso ayudará a convertir la visión en realidad. A lo largo de la implementación, podrá evaluar el progreso para asegurarse de que continúa alineado con el plan estratégico de su empresa. Además, ayudará a explicar los cambios propuestos y por qué es beneficioso para los que realizarán las tareas diarias.
El desarrollo de un plan de acción te obligará a definir cómo se ve el éxito de este esfuerzo. La reducción de las horas dedicadas a ciertas tareas para aumentar la capacidad es una posible definición. Ampliar la oferta de servicios y el conocimiento técnico del personal podría ser otra.
Ser transparente con las intenciones, objetivos y la definición de éxito llevará a una evaluación más fácil al final. También forzará discusiones realistas en torno a los recursos de los empleados, las habilidades disponibles y la necesidad potencial de adquirir o construir internamente la infraestructura apropiada.
La infraestructura se refiere a los empleados, pero también a los instrumentos de procesamiento de datos que se utilizarán. Ya sea que las herramientas estén listadas directamente en el documento de mapeo de la ADA o entre las muchas otras herramientas de automatización o análisis de datos en el mercado, es importante invertir en un software que se ajuste a sus necesidades específicas y que ayude a lograr sus objetivos.
Selecciona una solución de software que se ajuste a tu plan, no al revés. Comprometerse con la herramienta equivocada desde el principio puede atrofiar la creatividad y el potencial de crecimiento, y el desarrollo de sus procesos podría verse restringido en función de las limitaciones del software.
La aplicación con éxito de estos instrumentos (o cualquier tipo de cambio en este sentido) requiere agilidad. Sus resultados o experiencias iniciales pueden alterar su perspectiva general. El monitoreo continuo de las metas, la evaluación de los resultados del proceso y un plan de acción deben ser pilares fundamentales para la integración. La innovación no ocurre de la noche a la mañana, y dar los pasos iniciales para impartir el cambio en procesos preexistentes es un éxito en sí mismo.
Matthew R. Kraemer, CPA, gerente de ADAPT para Schneider Downs & Co. Inc. es co-autor de este artículo.
El artículo original fue publicado en el Pennsylvania CPA Journal.
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