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Cerrando la brecha: Cómo EPM puede alinear mejor las finanzas y las operaciones

La gestión del rendimiento de las empresas (EPM) es un sistema de procesos y programas informáticos diseñado para vincular las estrategias con los planes y la ejecución.Incluye la supervisión y la gestión de los indicadores clave de rendimiento para que los directivos de los diversos departamentos y divisiones de una organización puedan comprender las principales tendencias del mercado y de los negocios, y responder rápidamente para garantizar el cumplimiento de los objetivos comerciales.

EPM incluye los procesos de negocio de:

Cerrando la brecha: Cómo EPM puede alinear mejor las finanzas y las operaciones
Cerrando la brecha: Cómo EPM puede alinear mejor las finanzas y las operaciones
  • Establecimiento de metas y objetivos.
  • Creando planes estratégicos, financieros y operacionales.
  • Cerrar los libros periódicamente (mensualmente, trimestralmente, anualmente).
  • La presentación de informes sobre los resultados a los interesados internos y externos.
  • Analizando los resultados financieros y operativos, y ajustando los planes y recursos según sea necesario.

El ciclo EPM de planificación, cierre, información y análisis puede ocurrir anualmente, trimestralmente o mensualmente en algunas industrias.Si bien la EPM ha tenido éxito en muchas organizaciones, ha sido un reto expandirla fuera del ámbito financiero tanto por razones de diseño de software (es decir, el software era difícil de usar y estaba diseñado para ser utilizado por usuarios profesionales de finanzas) como por razones de modelo de implementación (es decir, el modelo en las instalaciones requería instalación). Así pues, las aplicaciones EPM se convierten a menudo en un punto de recogida de hojas de cálculo de Excel.Y esto da dos resultados:

  • La falta de conocimiento de los detalles operativos hizo que las finanzas repartieran cubos de dinero sin conocer todos los supuestos del presupuesto.
  • Mientras que las organizaciones pensaban que estaban implementando la EPM, en realidad desplegaron la FPM (gestión del rendimiento financiero).

Las finanzas necesitan salir de la caja y apoyar mejor a toda la organización con aplicaciones EPM que apoyen el desarrollo de planes de abajo hacia arriba frente a presupuestos de arriba hacia abajo. Los presupuestos tienden a ser “números del cielo” impulsados por las finanzas. Se necesita mucho trabajo para crearlos.Al final, quedan obsoletos poco después de ser finalizados.Los planes tienden a ser más de abajo hacia arriba y son impulsados por operaciones con detalles departamentales y mucho pensamiento e iteración. Son realmente documentos vivos que se actualizan con frecuencia para ayudar con la asignación de recursos.

Satisfaciendo las necesidades de los analistas de operaciones

El modelado de negocios se considera un elemento esencial del proceso de planificación dentro de EPM. El modelado arroja luz sobre las causas, no sólo sobre los efectos, de los cambios en las variables que impactan en el rendimiento de los negocios. Facilita los debates sobre “qué pasaría si” y permite a los encargados de la adopción de decisiones identificar y aprovechar las oportunidades de crecimiento rentable y, al mismo tiempo, reducir al mínimo los riesgos.

Cuando se trata de modelar fuera de las finanzas, los directores financieros han perdido el control.Los modelos de negocios operacionales típicamente no están alineados con los planes y previsiones financieras. El modelado se está realizando en los departamentos principalmente de forma autónoma con Excel, y esos departamentos suelen modelar escenarios que podrían ser materiales para el plan corporativo general. Sin embargo, es raro que el modelado departamental esté sistemáticamente conectado con el plan corporativo general y las previsiones.

Un ejemplo de modelado operacional es el de las ventas.La operación de ventas es probable que modele los territorios de ventas y los planes de comisión y que pronostique las reservas para este trimestre y el siguiente.Las iteraciones de estos modelos ocurren semanalmente y a veces diariamente, pero las finanzas siguen operando según el plan corporativo establecido a principios de año, que ya está obsoleto.El hecho de que los modelos de ventas estén conectados directamente con los modelos financieros proporcionaría a las finanzas una visión actualizada de la última previsión de ingresos y del impacto del modelo de dotación de personal de ventas en los costes.

Otro ejemplo es el de la comercialización.La comercialización podría consistir en el modelado de nuevos suscriptores, la retención de clientes, el impacto del lanzamiento de nuevos productos o servicios y otras iniciativas que pueden repercutir en los ingresos y gastos de las empresas.Si estos modelos están desconectados y las finanzas no tienen conocimiento de estos planes e iniciativas, entonces es posible que el plan corporativo general no refleje el impacto de estas iniciativas.

Vinculación de las operaciones con las finanzas

Las finanzas deben proporcionar soluciones de planificación y modelización que salven la brecha y vinculen los modelos operacionales a los planes y previsiones financieras. Y necesitamos reducir la dependencia de Excel para el modelado operacional. Los modelos desconectados de Excel que están siendo construidos por los analistas de operaciones podrían ser útiles para esos departamentos, pero si no se alinean y se integran al plan financiero corporativo, entonces hay una brecha, una que podría impactar la habilidad de la organización para cumplir con sus metas y objetivos financieros.

Un mejor enfoque sería dar a los analistas de operaciones la capacidad de aprovechar los planes y modelos financieros de las empresas, pero con la capacidad de ampliar esos planes y modelos con métricas e impulsores operacionales adicionales. Y entonces los analistas podrían compartir esos modelos detallados con las finanzas. Este tipo de modelización y planificación debería contar con el apoyo de una base de datos y un sistema centralizados que proporcionen seguridad y escalabilidad, así como metadatos y reglas de negocio comunes. La interfaz de usuario debería estar basada en Excel o proporcionar una experiencia similar a ésta, de manera que sea fácil para los analistas financieros y de operaciones aprender, utilizar y compartir sus modelos en toda la empresa.

Esta base de datos centralizada puede desplegarse en las instalaciones, pero muchos proveedores ofrecen aplicaciones EPM basadas en la nube que proporcionan ventajas significativas en cuanto a tiempo y valor con respecto a las soluciones en las instalaciones y un costo de propiedad mucho más bajo.A medida que más profesionales de finanzas y operaciones se sienten cómodos con las aplicaciones basadas en la nube, los índices de adopción están aumentando rápidamente, y las empresas de analistas de TI, como Gartner Inc., esperan que la nube sea el modelo de despliegue dominante para las aplicaciones EPM en el futuro.

La potenciación de los usuarios dentro y fuera de las finanzas con herramientas integradas y fáciles de usar les permite obtener un conocimiento más profundo de sus negocios. Esto también les permite anticiparse a los resultados de los negocios e informar de los planes financieros, lo que conduce a una organización más alineada.

Sobre el autor:

John O$0027Rourke es vicepresidente de marketing de productos en Host Analytics. Con una formación en contabilidad y finanzas, John tiene más de 30 años de experiencia en la industria del software y más de 16 años de experiencia en la comercialización de productos EPM en Hyperion Solutions y Oracle. Ha trabajado con muchos clientes y socios en iniciativas de planificación e informes financieros, y ha hablado y escrito sobre muchos temas en EPM. John también ha ocupado cargos en marketing estratégico y marketing de productos en Dun & Bradstreet Software, Kenan Systems y Decisyon.