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Característica de escritorio de QB Impactando el reporte 1099

Finalmente me tomé el tiempo para completar mi examen de Recertificación de QuickBooks Desktop 2017, algo que me gusta hacer cada año como Asesor Profesional Certificado de QuickBooks. ¡Caramba, me alegro de haberlo hecho! Me enteré de una característica que me sorprendió y me hizo pensar dos veces sobre mis propias mejores prácticas: usar una palabra en el campo de número de cheque.

Normalmente, al entrenar a clientes nuevos en QuickBooks, y al hacer cualquiera de mis propias entradas de datos, si se está contabilizando una transacción de débito de cheques, desestimo la entrada de “EFT”, “Débito” o cualquier otra palabra en el campo de número de cheque (Nº de referencia). Mi razonamiento es que cuando llegue el momento de la conciliación bancaria de las cuentas de cheques, quiero que todos los cheques aparezcan en orden numérico en la pantalla de la cuenta bancaria. Si se introduce una palabra como “EFT” en el campo de número de cheque, cuando se ordenan las transacciones en la pantalla rec por número de cheque, que es el procedimiento que normalmente recomiendo, el orden de las transacciones de débito es alfabético. Así, los cheques sin número de cheque aparecerán en la parte superior, en orden de fecha, y seguirán todos los cheques con un número de cheque, en orden numérico.

Característica de escritorio de QB Impactando el reporte 1099
Característica de escritorio de QB Impactando el reporte 1099

Si añades una palabra a la mezcla, el orden se convierte: 

  1. Orden de fecha, para cheques con campos de número de cheque en blanco,
  2. Orden alfabético, para cualquier cheque con una palabra en el campo de número de cheque, independientemente de la fecha de verificación,
  3. Orden de número de cheque, al final, para todos los cheques escritos.

Personalmente, encuentro menos eficiente conciliar un estado de cuenta que se ordena por números en blanco, luego “Débito”, luego “EFT”, etc., luego por orden de número de cheque. Eso hace que se desplace mucho hacia arriba y hacia abajo, particularmente cuando se reconcilia un extracto largo. 

“Cheque de escritura” 1099 Característica

Entonces, ¿cuál es la característica? Aprendí que si introduces las siguientes palabras en el campo de número de cheque en el Escritorio QB, QB excluirá automáticamente el pago de los importes de 1099:

Debit

Debitcar

DBT

Tarjeta DBT

DCard

Débito cd

Visa

Masterc

MC

MCard

Chase

Descubrir

Diners

PayPal

Espera, ¿¡qué!? ¡Eso es una verdadera sorpresa! Tiene que ver con los cambios en las regulaciones del 1099 hace unos años, con la introducción del 1099-K. Ya no informamos de los pagos 1099 realizados a los vendedores con tarjeta de crédito, tarjeta de débito o PayPal. Ahora QB reconocerá esos pagos desde una cuenta corriente, si se pone la palabra correcta en el Ref. No. , y los excluye del reporte 1099. No más gimnasia matemática en Excel! No más controles cruzados múltiples para asegurarnos de que no estamos reportando un pago que debería ser excluido!

Un colega me informó que esta característica ha estado disponible en QB Destkop durante varios años, lo cual admito que no me ha sorprendido. Dicho esto, cuando busco en línea más información sobre esta característica, no encuentro referencias. Si encuentra algo, por favor, ponga un enlace en los comentarios de abajo. 

Entonces, ¿dónde encontré esto? En la “Guía suplementaria – Curso de certificación QuickBooks Desktop 2017” documento .pdf (Página 11), que sólo está disponible para los miembros del programa Pro Advisor.

Asesoría : Recuerde que la discusión anterior se refiere a la función “Escribir Cheque” en el Escritorio de QB; QuickBooks Online se comporta de manera diferente.

Comentarios finales

Compruébalo, pruébalo y úsalo. Aunque esta nueva característica puede hacer la reconciliación un poco más difícil, debido al problema de clasificación mencionado anteriormente, aumentará la confianza en las cantidades correctas de 1099 para los proveedores que pueden haber sido pagados tanto con cheque como con tarjeta de débito o PayPal, lo cual es una gran ganancia. Siéntase libre de compartir sus pensamientos sobre esta función!

Jody Linick es una contable certificada por la AIPB y una asesora profesional certificada por QuickBooks®.  Su compañía, Linick Consulting, se especializa en servicios de contabilidad a distancia usando QuickBooks y QuickBooks Online. Puede encontrar su serie de publicaciones en el blog aquí.