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¿Cansado de acosar a los clientes por los documentos? FileThis tiene justo la solución para los CPAs

“Estamos aquí en un show de contabilidad, con un producto de contabilidad. Pero no es aquí donde empezamos”, FileThis Inc. el CEO y cofundador Brian Berson dijo con una sonrisa mientras se sentaba en una mesa durante la Exhibición de Finanzas y Contabilidad del Medio Oeste 2014 en Rosemont, Illinois, a finales de agosto.

De hecho, cuando FileThis, con sede en Mill Valley, California, lanzó su servicio insignia de recopilación de documentos en la nube a principios de 2014, se orientó a ayudar a los consumidores a dejar de usar papel.

¿Cansado de acosar a los clientes por los documentos? FileThis tiene justo la solución para los CPAs

“Tenemos datos en todas partes, documentos en todas partes, y lo que FileThis está tratando de hacer es crear un nuevo flujo de trabajo para la era digital que tenga sentido”, dijo Berson a AccountingWEB. “El papel tiene valor, sin duda. No estamos hablando de deshacernos de cada libro que lees o de cada periódico o revista. Pero no hay ningún valor en el papel que no necesites, que mires y tires, o que mires y archives. Si puedes hacer eso digitalmente, deberías hacerlo digitalmente.”

El servicio basado en la web obtiene automáticamente las facturas, estados de cuenta y otros documentos de casa y de la empresa de más de 400 proveedores de EE.UU., como instituciones financieras, compañías de seguros y empresas de servicios públicos, y los pone a disposición como un archivo PDF en una ubicación segura. FileThis prefiere que los usuarios guarden sus documentos en FileThis Cloud, el archivador en nube de la empresa, pero los usuarios también pueden optar por guardar sus documentos en un sitio de alojamiento de archivos en nube, como Dropbox, Evernote o Google Drive.

ArchivoEsta nube analiza cada documento y luego lo etiqueta y organiza en base a su contenido, separando automáticamente los registros médicos de los financieros, o las facturas de los estados de cuenta de la hipoteca.

En los últimos 18 meses, incluyendo una larga prueba beta en 2013, FileThis ha entregado aproximadamente 4 millones de documentos a decenas de miles de usuarios, según Berson. La compañía fue incluso elegida por Time como uno de sus “50 mejores sitios web de 2014”.

Hace poco más de un año, Berson dijo que comenzó a recibir correos electrónicos semanales de contadores que se enteraron de FileThis y pensaron que se necesitaba un servicio similar de recolección de documentos para la profesión contable.

“Tenían un gran problema para manejar los documentos de sus clientes y tenían un gran problema para obtener los documentos de ellos. Pensaron que FileThis podría jugar un papel muy importante para ayudarles a automatizar ese proceso”, dijo Berson. “Así que empezamos a hablar con más gente en el mundo de la contabilidad y nos dimos cuenta de que realmente podíamos ayudarles”.

En septiembre, FileThis lanzó oficialmente su FileThis Document and Client Portal for Professional Services. El servicio personalizable permite a los contadores públicos y a los profesionales de la fiscalía acceder a cualquier documento compartido de los clientes -como los extractos bancarios y de tarjetas de crédito, los formularios W-2, las facturas u otros documentos financieros- a través de una consola web administrativa.

“FileThis Pro recoge los documentos de los clientes y los coloca en un lugar central”, Martin Stein, director de marketing de FileThis, dijo a AccountingWEB. “Las ventajas de usar FileThis Pro son que los documentos se nombran de forma consistente, son todos archivos PDF con capacidad de búsqueda, y no sólo obtenemos nuevos estados de cuenta, sino también estados de cuenta más antiguos. Si están disponibles, recogemos documentos de tres años de antigüedad”.

Entresijos de ArchivoEste Pro

FileThis Pro tiene dos componentes básicos: una consola web administrativa para que las empresas de contabilidad inviten a sus clientes y gestionen y accedan a sus documentos, y una aplicación cliente web de marca para que los usuarios finales establezcan conexiones con sus cuentas en línea.

La consola de administración permite a las empresas utilizar mensajes de correo electrónico personalizados para invitar a los clientes a utilizar FileThis Pro de forma gratuita. Las empresas también pueden crear su propia marca, incluyendo el nombre y el logotipo de la empresa. “Es un valor extra que pueden dar porque quieren esa adherencia directa con sus clientes”, dijo Stein.

El propietario de la cuenta, que crea la cuenta FileThis Pro de la empresa, establece el destino de almacenamiento de documentos permitido para los clientes de la práctica. En la mayoría de los casos, el propietario de la cuenta restringe el destino de almacenamiento a una sola ubicación, como FileThis Cloud o Dropbox. Tener a todos los clientes usando el mismo destino de almacenamiento garantiza que todos los archivos estarán en una sola ubicación, dijo Stein. FileThis actualmente sólo permite un destino por cliente.

El propietario de la cuenta también puede invitar a otros administradores – empleados que manejan las cuentas de los clientes, como socios, contadores públicos o contables.

“Sólo el administrador de un cliente puede acceder a los documentos del cliente, así es como mantenemos una buena y estrecha relación entre el contador público y sus clientes, y nos aseguramos de que nadie más tenga acceso a esos documentos”, dijo Stein.

Después de que el administrador invita a un cliente a usar FileThis Pro, el cliente recibe un correo electrónico que lo lleva a una página de FileThis con el logotipo de la empresa. El cliente puede entonces registrarse gratuitamente para usar el servicio.

Al utilizar el cliente web FileThis Pro, establece el destino (si el propietario de la cuenta ha habilitado más de un destino) de sus documentos. A continuación, establece conexiones con sus instituciones financieras para que FileThis pueda obtener sus documentos. FileThis presta apoyo a más de 400 instituciones, como Bank of America, Chase, Capital One y Citibank.

“La identificación de usuario y la contraseña del cliente están codificadas. Utilizamos una encriptación de 256 bits no sólo para los datos, sino también para la conexión”, dijo Stein.

Una vez que el cliente crea una conexión, FileThis recoge continuamente la información y organiza los documentos. “Si el cliente quiere ver todos los documentos a partir de 2013, puede hacerlo con un solo clic al usar FileThis Cloud. También puede limitar su búsqueda a $0027todos los documentos financieros de 2013$0027 o $0027todos los documentos de Bank of America$0027, por ejemplo”, dijo Stein.

Cada día, FileThis comprueba si un nuevo documento está disponible para el usuario. Si lo hay, se agrega al destino donde el cliente lo quiere almacenar, dijo Berson.

“Nuestra tecnología de búsqueda – la capacidad de conectarnos a su institución – es abrumadoramente lo que distingue a FileThis”, añadió. “Esto es muy novedoso. Nadie más lo tiene”.

Los usuarios que eligen almacenar sus documentos en FileThis Cloud tienen la capacidad de administrar, compartir y subir documentos manualmente al cliente web FileThis Pro.

“También tenemos un componente llamado FileThis Drop. Es como una carpeta de caída, como Dropbox. Los clientes que ya tienen documentos escaneados pueden depositarlos, y se añaden a FileThis automáticamente”, dijo Stein.

FileThis Pro comienza en 49 dólares al mes para 50 clientes y un administrador, y se ofrecen varios otros paquetes de precios.

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Darren Root, CPA, CGMA, socio gerente de la firma de contabilidad de servicios profesionales Root & Associates, con sede en Bloomington, Indiana, dijo que los avances tecnológicos más pequeños y reflexivos, y no los cambios gigantescos en la tecnología, tienen el mayor impacto en los profesionales.

“FileThis Pro es un cambio de juego”, dijo en una declaración escrita. “Esta tecnología única, diseñada para los profesionales de la contabilidad, resuelve un punto muy doloroso porque automatiza el proceso manual de recolección de documentos financieros de los clientes, que lleva mucho tiempo. Esto se traduce en un gran ahorro de tiempo, y eso es siempre un gran problema para los profesionales”.