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Cambios en la regla de horas extras del Departamento de Trabajo: 8 preguntas clave

[Nota del editor: El 18 de mayo, el Departamento de Trabajo de los EE.UU. publicó su norma final con respecto a los cambios en el umbral de horas extras para la Ley de Normas Laborales Justas. Entre otras cosas, el Departamento de Trabajo ha duplicado el salario mínimo necesario para tener derecho a estas exenciones, desde el nivel anterior de 455 dólares a la semana (o 23.660 dólares al año) a 913 dólares a la semana (o 47.476 dólares al año), con aumentos cada tres años a partir de entonces.Este artículo, publicado originalmente el 11 de abril, ha sido actualizado para reflejar el fallo final].

Después de meses de especulación, el 18 de mayo, el Departamento de Trabajo de EE.UU. publicó su tan esperada regla final que eleva el umbral de exención de las horas extras de cuello blanco bajo la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA). Las nuevas regulaciones entran en vigor el 1 de diciembre de 2016.

Cambios en la regla de horas extras del Departamento de Trabajo: 8 preguntas clave
Cambios en la regla de horas extras del Departamento de Trabajo: 8 preguntas clave

La normativa revisada sobre el pago de las horas extraordinarias, que se estima que afecta al menos a 4,2 millones de trabajadores estadounidenses, aumentará el umbral salarial para la exención de las horas extraordinarias de 455 dólares a la semana (23.600 dólares anuales) a 913 dólares a la semana (47.476 dólares anuales).

Como resultado de esta regulación, las empresas tendrán que empezar a controlar las horas de los empleados asalariados exentos que estén en el umbral de 47.476 dólares o por debajo de él, dijo Stacey Browning, vicepresidenta ejecutiva y directora de estrategia de Paycor, proveedor de software de recursos humanos y nómina.

“Muchos empleadores no registran actualmente el número de horas que trabajan sus empleados asalariados. Si no llevan un registro de las horas de estos empleados, deberían empezar a hacerlo inmediatamente”, dijo.

AccountingWEB le hizo a Browning ocho preguntas sobre las regulaciones finales, tocando temas como el razonamiento detrás de los cambios, los pros y los contras, y el importante papel que los contadores públicos tendrán para ayudar a sus clientes de pequeñas empresas a cumplir con las nuevas reglas.

AW: ¿Cuál es el razonamiento detrás de la revisión del Departamento de Trabajo de sus regulaciones de horas extras?

Stacey Browning: Los cambios pueden atribuirse en parte al hecho de que un número cada vez mayor de empleados están trabajando más horas y no están siendo compensados por ellas. En el corazón de la regla final está el intento del Departamento de Trabajo de cumplir con el objetivo del presidente Obama de asegurar que los trabajadores reciban “un pago justo por un día de trabajo justo”. El memorándum firmado por el presidente Obama el 13 de marzo de 2014, instruyó al Departamento de Trabajo para buscar formas de modernizar y simplificar las regulaciones de la FLSA, mientras se asegura que las protecciones de las horas extras previstas por la FLSA se apliquen plenamente.

La regla final no se refiere necesariamente a cobrar más multas a las empresas. Por un lado, aumentar el nivel de salario de exención es ampliamente beneficioso y parece tener sentido común. El nivel inicial de exención de cuello blanco se fijó en 1975 y no se ha cambiado desde entonces. Cuarenta años de inflación han puesto un salario de 23.600 dólares anuales por debajo del umbral de pobreza en la sociedad actual, mientras que en 1975, colocó a alguien en el 38 por ciento superior de los trabajadores. La línea de pobreza para una familia de cuatro era de 24.008 dólares en 2015.

También dentro del enfoque del “sentido común”, una de las estipulaciones del aumento del umbral del Departamento de Trabajo es que el salario de exención de cuello blanco se ate al umbral de pobreza, lo que facilitará más fácilmente futuros aumentos o alteraciones.

AW: ¿Cuáles son algunos pros y contras de las nuevas regulaciones?

Browning: Más que actualizar el umbral de horas extras para los estándares modernos, la regla final del Departamento de Trabajo podría beneficiar a las mujeres y a las minorías en el lugar de trabajo. La brecha salarial entre los géneros pone a muchas mujeres en la gerencia media firmemente en la zona que estaría cubierta por el aumento de la exención salarial. En promedio, en 2014, las mujeres gerentes ganaban $981 por semana, en comparación con el salario semanal de $1.346 que ganaban los hombres.

La regla también aborda la brecha en el ingreso medio que experimentan los negros e hispanoamericanos. En 2013, los estadounidenses blancos reportaron un ingreso promedio de $55,257 anualmente, significativamente más que el promedio de $40,963 de los hispanoamericanos y el de $34,598 de los negros.

Otra ventaja es que las regulaciones podrían promover un mejor comportamiento de la compañía. Los cambios podrían servir para perjudicar a algunas empresas más grandes que podrían estar reduciendo gastos en el pago de horas extras a los empleados.

En cuanto a los inconvenientes, uno es que los negocios rurales pueden sufrir. Las empresas más pequeñas con sede en zonas rurales podrían verse afectadas de manera singular por las nuevas leyes, ya que los salarios en el rango de 30.000 a 49.000 dólares pueden representar un ingreso cómodo en los pequeños pueblos de Estados Unidos. Tener que pagar horas extras en esas zonas del país puede potencialmente paralizar la capacidad de un negocio para operar y crecer.

Otro temor se aplica a las empresas de cualquier tamaño: un repunte en la ya creciente tendencia a presentar demandas por salarios y horas. Dado que este tipo de litigios a menudo involucra a empleados recientemente despedidos y a sus antiguos empleadores, abundan más las preocupaciones para las empresas pequeñas y medianas. Las que opten por recortar su plantilla para contribuir a los resultados finales y cumplir con el cumplimiento de la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) en lo que respecta a las nuevas normas sobre horas extraordinarias podrían perder cualquier ahorro financiero en concepto de gastos judiciales y representación.

AW: ¿Crees que las pequeñas empresas serán las más afectadas por los cambios?

Browning: Las pequeñas empresas con un alto número de empleados por hora y de temporada, las organizaciones sin fines de lucro y las industrias de venta al por menor, restaurantes y manufactura serán las más afectadas.

Las horas extraordinarias pueden ser costosas para las pequeñas empresas con menos empleados y ubicaciones, especialmente cuando puede haber sólo unos pocos gerentes o trabajadores vitales cuyas semanas de trabajo ocasionalmente pesadas se esperan y son necesarias. Esto podría dar lugar a presupuestos más ajustados para esas empresas o a despidos inesperados de empleados valiosos que ya no superan el umbral de exención.

AW: ¿Deberían los propietarios de pequeñas empresas estar implementando nuevos procesos y sistemas ahora para que estén en conformidad cuando las nuevas regulaciones entren en vigor el 1 de diciembre?

Browning: Los que pueden verse afectados por la nueva normativa son los empleados exentos asalariados que ganan 47.476 dólares al año o menos. Los propietarios de pequeñas empresas deben tener un plan para cada uno de estos empleados, ya que pueden ser elegibles para el pago de horas extras. Dependiendo de su salario actual, su función, la clasificación de su función y el número de horas que trabajen, cada empleado tendrá un resultado diferente. Debe comenzar por crear una lista de cada empleado exento y su compensación para tomar las mejores decisiones para su organización.

Tener un cálculo exacto de las horas trabajadas por semana será muy importante para cumplir con estas nuevas regulaciones. Los empleadores necesitarán tener una solución de seguimiento de tiempo y asistencia que les ayude a administrar con precisión las horas de sus empleados a través de un sistema unificado con la nómina. Permitir a los empleadores ejecutar informes en tiempo real sobre las horas trabajadas y la tasa de pago de los empleados será una ventaja fundamental.

Descargue la Guía de 7 pasos de Paycor para dominar las regulaciones finales de horas extras del Departamento de Trabajo para más consejos sobre cómo prepararse para los nuevos cambios.

AW: ¿Qué puede hacer una pequeña empresa para evitar convertirse en blanco de una demanda de empleados o de una auditoría del Departamento de Trabajo bajo las nuevas regulaciones?

Browning: Es crítico que los empleadores tengan datos exactos de las horas y un seguimiento de auditoría claro de las horas que sus empleados han trabajado por unas cuantas razones.

  • Precisión: Como resultado de la nueva normativa, los empleadores tendrán que pagar a sus empleados asalariados que estén por debajo del nuevo umbral las horas extraordinarias trabajadas.
  • Pista de auditoría: Si un empleado reporta a su organización por no seguir las nuevas regulaciones, el Departamento de Trabajo auditará su negocio.
  • Apoyo a la decisión: Al considerar cómo manejará la situación laboral de cada empleado, necesitará tener datos precisos sobre el tiempo de los empleados. La cantidad de horas que actualmente trabajan afecta directamente la forma en que usted elige manejar su compensación.

AW: ¿Qué tipo de conversaciones deben tener los propietarios de pequeñas empresas con sus empleados en relación con los cambios?

Browning: Los empleadores deben comunicar los cambios a los empleados ahora para prepararlos para el impacto potencial. Los propietarios de las pequeñas empresas deben ser transparentes sobre el estado actual de las regulaciones – es de conocimiento público. Hagan saber a los empleados que podrían verse afectados que existe la posibilidad de que sean reclasificados como no exentos.

Capacite a los gerentes antes de las comunicaciones para que estén preparados para responder a las preguntas de los empleados, y haga que los empleados ayuden a hacer un seguimiento de sus propias horas, ya que algunos empleados pueden tener que trabajar desde su casa después de las horas de trabajo y los fines de semana.

Los propietarios tendrán que empezar a desarrollar planes de comunicación más amplios dentro de su organización para comunicar eficazmente cualquier cambio.

Descargue la Guía de Conversación Esencial para el Empleador de Paycor para ayudar a manejar las conversaciones desafiantes con los empleados afectados.

AW: ¿Cree que las nuevas regulaciones tendrán un impacto en las decisiones comerciales clave, como la contratación, los beneficios o las oportunidades de trabajo flexible?

Browning: Sí, porque los cambios limitarán los horarios flexibles para los empleados afectados. Hay tres opciones principales que los empleadores deben considerar:

  • Aumentar los salarios hasta el umbral de exención: Si los empleadores deciden elevar los salarios hasta el umbral superior, incurrirán en gastos adicionales por cada empleado. Por ejemplo, si tiene un empleado que gana 40.000 dólares al año y aumenta su salario anual a 47.476 dólares – el umbral final – automáticamente añadirá 7.476 dólares al año a sus costos operativos para un solo empleado.
  • Reclasificar a los empleados afectados y no limitar las horas extras: Si los empleadores deciden no limitar las horas extras, también incurrirán en gastos adicionales por cada empleado. Será crucial que los empleadores entiendan exactamente cuántas horas trabajan sus empleados para asegurarse de que establecen su nueva estructura salarial de manera adecuada.
  • Reclasificar a los empleados afectados y prohibir las horas extras sin autorización: Esta opción probablemente reducirá el número de horas que algunos empleados trabajan. Esto podría verse como un beneficio, pero también podría significar que los empleados afectados no pueden realizar la misma cantidad de trabajo.

AW: ¿Qué papel tan importante desempeñará la APC del propietario de una pequeña empresa en el proceso de cumplimiento? ¿En qué cuestiones clave podrá asesorar un CPA al propietario del negocio?

Browning: Muchos propietarios de pequeñas empresas confían únicamente en sus contadores como su asesor de mayor confianza para el cumplimiento, y esta dependencia seguirá aumentando a medida que los cambios en la reglamentación aumenten en el futuro.Además, el cumplimiento a través de la tecnología se hace más eficaz cuando el propietario de una empresa cuenta con la ayuda de un asesor sólido, o un equipo de asesores, para interpretar los reglamentos específicos que afectan a la empresa del propietario.

Dependiendo de las necesidades del cliente, un contador debe proporcionar un enfoque de cumplimiento personalizado.Esto puede ir desde simples revisiones trimestrales de negocios, a un asesoramiento a nivel macro sobre áreas generales de riesgo de cumplimiento, hasta un enfoque estratégico en el que el contador público toma la iniciativa para establecer un equipo de cumplimiento con los otros asesores del cliente, como un corredor de jubilación, un corredor de salud y beneficios y un asesor jurídico.

Algunas de las cuestiones clave de cumplimiento con las que los contadores pueden ayudar al propietario de un negocio incluyen:

  • Determinar la estructura empresarial: Cada empresa tiene varias opciones: sociedad de responsabilidad limitada, corporación C, corporación S o empresa individual.
  • Establecimiento de principios contables: Aunque los PCGA son la norma para las empresas públicas, algunas pequeñas empresas han comenzado a utilizar el Marco de presentación de informes financieros para las pequeñas y medianas entidades.
  • Impuestos: Las leyes tributarias cambian constantemente, y a menudo se espera que los contadores sean los expertos en leyes federales, estatales y locales, así como internacionales en algunos casos.
  • Clasificación de los empleados: Los empleados a tiempo completo, a tiempo parcial y los 1099 empleados por contrato se definen de manera diferente. Cada uno de ellos puede tener un impacto en los requisitos de la empresa y de los beneficios de diferentes maneras.
  • Reglamento de la nómina: Los cambios en las reglas de horas extras del Departamento de Trabajo y los mandatos de los empleadores de la Ley de Cuidado de Salud Asequible están afectando en gran medida las regulaciones de la nómina para las empresas.
  • Servicios de auditoría: Este servicio puede ir desde la simple presentación de informes en el caso de una auditoría, hasta la defensa de una auditoría, pasando por la realización de una auditoría independiente para demostrar el cumplimiento.

Esta lista no es exhaustiva. Las regulaciones continuarán evolucionando y cambiando. Se confiará constantemente en los contadores como los asesores más confiables, siempre y cuando continúen dirigiendo con un asesoramiento proactivo para sus clientes.

Para más consejos sobre cómo prepararse para los cambios de horas extras del DOL, descargue la guía gratuita Paycor, Guía de 7 pasos para dominar las regulaciones finales de horas extras del Departamento de Trabajo.