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Cambiar las tasas de impuestos de ventas en QuickBooks

Vivo en California, y la tasa del impuesto sobre las ventas bajará un 0,25% en todo el estado a partir del 1 de enero de 2017. He notificado a mis clientes de contabilidad que declaran el impuesto de ventas que haré el cambio de tasa en sus archivos de QuickBooks, pero me doy cuenta de que esto es más complicado de lo que parece. 

¿Para editar o reemplazar?

Cambiar las tasas de impuestos de ventas en QuickBooks
Cambiar las tasas de impuestos de ventas en QuickBooks

Hay dos escuelas de pensamiento sobre el método preferido para cambiar las tasas de impuestos de ventas en el QB – puedes editar la tasa de impuestos de ventas existente a la nueva tasa, o hacer la tasa actual inactiva, y crear una nueva tasa de impuestos de ventas. Mi preferencia siempre ha sido la última, ya que trabajé exclusivamente en QB Desktop, y quería preservar la integridad de los informes de impuestos de ventas, lo que en mi opinión se logra mejor haciendo inactivas las viejas tasas y creando nuevas tasas según sea necesario. De esta manera, si se necesita ejecutar un informe de Responsabilidad del Impuesto sobre las Ventas u otro informe para un período anterior, se está viendo lo que realmente se ha contabilizado en cada tasa de impuesto sobre las ventas, y no se corre el riesgo de enturbiar los datos con una tasa editada que ha sido cambiada a mitad de camino.

Ahora que tengo más del 50% de mis clientes usando QuickBooks Online, decidí buscar más información sobre la edición versus el reemplazo en QBO, y resulta que QBO se comporta de manera diferente a Desktop. Miren este artículo en el sitio web de Intuit, que provee información clara sobre el cambio de una tasa de impuesto de ventas en QBO, incluyendo lo que sucede cuando se edita una tasa y el impacto resultante. 

También decidí consultar con una colega, conocida en nuestra zona como una verdadera friki de los impuestos de ventas, la asesora profesional de QuickBooks Carrie Sheret de Carrie Sheret Consulting en Alameda, CA. Carrie plantea algunas implicaciones que ni siquiera había considerado, así que compartiré sus comentarios en su totalidad. 

“Una vez que edite la tasa de impuesto sobre las ventas de un componente de artículo de impuesto sobre las ventas existente, ese cambio afectará a la QBO y a la QBD de la misma manera, en dos funciones: las transacciones antiguas no se verán afectadas por la nueva tasa y las nuevas transacciones utilizarán la nueva tasa. Pero QBO y QBD difieren en la forma en que las ediciones de las tasas de impuestos sobre las ventas afectan a las transacciones memorizadas: cuando se edita la tasa de un Componente de impuesto sobre las ventas en QBO, la tasa usada en una transacción memorizada se actualiza, pero en QBD las transacciones memorizadas NO reflejan el cambio; yo probé esto en QBD 2014.

En cualquier caso, un simple cambio en la tasa de un componente del impuesto sobre las ventas, como recomienda Intuit, parece una elección lógica. Hacerlo puede funcionar bien para ciertos negocios, por ejemplo un negocio minorista que registra un resumen diario de ventas.

Sin embargo, hay algunas razones por las que los usuarios de QuickBooks pueden querer elegir un método diferente cuando cambian las tasas de impuestos sobre las ventas.

  • Algunos negocios tienen contratos de precio fijo – en California, la Junta Estatal de Ecualización (la autoridad de impuestos sobre las ventas) permite al Vendedor utilizar la antigua tasa de impuestos sobre las ventas para esas transacciones. Véase la publicación 9 y la publicación 46 del BOE. Otros estados pueden tener reglamentos similares.
  • Algunas empresas registran las ventas del período actual y las cotizaciones del nuevo período simultáneamente, por lo que tanto la tasa “antigua” como la nueva son necesarias para su uso en las transacciones de ventas y de pedidos de estimación de ventas. Esto puede suceder con las empresas basadas en productos: una venta se envía hoy, por lo que el recibo de la factura de venta utilizaría la tasa actual del impuesto sobre las ventas de la factura, pero otra venta se enviará después de la fecha del cambio de tasa, por lo que EstimateSales Order utilizaría la nueva tasa del impuesto sobre las ventas.
  • Hay algunas empresas que requieren una contabilidad “retroactiva”. Estos negocios corregirán las transacciones de ventas del período anterior y añadirán transacciones retroactivas hasta bien entrado el siguiente período de presentación de informes. Esto, por supuesto, no es lo ideal, pero hay muchos contadores que tienen clientes como este. En este caso, el contable necesitará tener disponible tanto la tarifa antigua como la nueva.

Si su cliente se encuentra en una de las categorías anteriores, recomendamos que no se hagan cambios en la TASA de los artículos o componentes del impuesto sobre las ventas. Si eligió seguir nuestra recomendación y tiene Grupos de Impuestos de Ventas o una transacción memorizada, asegúrese de editarlo como corresponda.

Puedo anticipar tantos detalles técnicos sobre la edición de lo viejo y la adición de lo nuevo – cada uno lo va a hacer de manera diferente, como los que establecen Grupos de Impuestos de Ventas frente a los artículos de tasa única. También está la cuestión de cómo renombrar el antiguo artículo de tasa. He visto muchas formas diferentes de editar las tasas antiguas. Cada dueño de negocio o Consejero QB tendrá que hacer su propia elección.”

Vaya, Carrie, ¡información impresionante! Bueno, esto es lo que elijo hacer. Para mis clientes de QB Desktop, la mayoría de los cuales tienen menos de 10 tasas de impuestos de ventas en su archivo QB, y no Grupos, haré que su antigua tasa esté inactiva, y estableceré una nueva tasa, ya que así es como lo aprendí de mi mentor de QB hace muchos años. Por lo que sé, no hay una forma global de cambiar la tasa de impuesto de ventas en cada registro de Cliente dentro del QBD. Siempre existe la opción de exportar la lista de Clientes a Excel, editar cada tasa, y luego reimportar la lista a QB. Elijo alertar a mis clientes de que durante el primer trimestre del año en particular, tendrán que prestar atención a cada formulario de ventas que creen, y sugiero que primero editen el registro de cada Cliente a la nueva tasa de impuesto sobre las ventas antes de crear un formulario de ventas.

Para mis clientes de QBO, editaré las tarifas existentes en QBO. Y para mi cliente de QBO usando la aplicación Avalara AvaTax, no haré nada, ya que para eso le pagamos a Avalara… ¡por las tasas correctas de impuestos de ventas y por los informes!

Conclusión

Todos tenemos que tomar decisiones con respecto a cómo queremos enfocar los cambios en el impuesto sobre las ventas para nuestros clientes. Ni siquiera hemos discutido los sistemas de puntos de venta, u otros escenarios. Esperemos que ahora tengan algo en lo que pensar para ayudar a tomar sus propias decisiones. Por favor, siéntanse libres de compartir sus pensamientos y comentarios. ¡Muchas gracias a Carrie Sheret por su perspicaz aporte en este tema!

Jody Linick es una contable certificada por la AIPB y una asesora profesional certificada por QuickBooks®.  Su compañía, Linick Consulting, se especializa en servicios de contabilidad a distancia usando QuickBooks y QuickBooks Online.