Los meses de verano suelen significar viajes de negocios y si el destino es una ciudad con un centro histórico o cerca de una playa o un lago, sus clientes pueden añadir unos días de vacaciones al final del viaje.
En el caso de mezclar el tiempo libre con los viajes de negocios, todavía puede cancelar la mayoría de sus gastos mientras está fuera, siempre y cuando lo haga de la manera correcta. Sin embargo, si el IRS declara que un viaje de negocios es en realidad unas vacaciones disfrazadas, podrían perder la cancelación por completo, incluso si pasan parte del tiempo fuera por asuntos de negocios.
Las deducciones fiscales básicas
Para los viajes dentro de los EE.UU., las deducciones fiscales básicas son relativamente sencillas. Si el propósito principal del viaje está relacionado con los negocios, puede deducir el 100 por ciento de sus gastos calificados – incluyendo el pasaje aéreo u otros costos para ir y volver – más el 50 por ciento de las comidas de negocios. Aunque la nueva Ley de Recortes de Impuestos y Empleos (TCJA) elimina la deducción del 50 por ciento para gastos de entretenimiento y comidas permitidas bajo la ley anterior, la mayoría de los expertos en impuestos creen que esta revocación no se aplica a sus propias comidas mientras viaja fuera de casa por negocios.
Obsérvese que se aplican otras normas especiales a los viajes a países extranjeros. En este espacio limitado, nos ceñiremos a una discusión de los viajes de negocios nacionales.
En cuanto a las deducciones de impuestos, el número de días dedicados a los negocios frente a los de placer es crítico. (Un día aún cuenta como «día de negocios» si estás atado durante ocho horas en reuniones de oficina y luego te relajas con una cena y un show después).
Si registra más días hábiles que días personales, debería estar bien. Sin embargo, para estar seguros, organice una clara mayoría de días hábiles en comparación con los días personales. Por ejemplo, si te vas cinco días hábiles y luego te tomas un fin de semana largo de tres días para descansar, tienes derecho a deducciones.
Además, los dos días de viaje de ida y vuelta pueden contarse como días hábiles para un viaje que es principalmente de negocios. Así que, ¿los fines de semana y las vacaciones intermedias se quedan en el destino de negocios porque no sería práctico volver a casa. Y agregue los días en los que se les pide a sus clientes que se queden en caso de que lo necesiten o los días destinados a trabajar, pero no pueden porque ellos o alguien más está enfermo.
¿Qué gastos son deducibles?
Además de la tarifa aérea mencionada (u otros gastos de viaje) y el 50 por ciento de las comidas, puede cancelar los gastos de alojamiento y los imprevistos razonables. Esto puede incluir el precio del taxi, los gastos de Uber o Lyft u otro transporte del hotel al lugar de trabajo, la limpieza en seco y las propinas del encargado del equipaje.
Por supuesto, su cliente puede hacer turismo o participar en otras diversiones o recreaciones mientras está en la ciudad o cerca del agua. Adelante, pero tenga en cuenta que los gastos atribuibles a la parte de placer del viaje no son deducibles.
Por último, los cónyuges o un allegado pueden acompañarlos en el viaje. Aunque no se pueden deducir los gastos asignados a un compañero de viaje, una regla especial permite deducir la cantidad que habría costado viajar solo, incluso si es más de la mitad del costo real.
Por ejemplo, digamos que si cuesta 300 dólares por noche para su cliente y su cónyuge alojarse en una habitación doble en el hotel y una habitación individual cuesta 250 dólares y la estancia de negocios es de siete días. En este caso, puedes deducir un total de $1.750 (7 x $250) para la parte de negocios del viaje, en lugar de la mitad del costo de tu habitación, o $1.050 (7 x 150). Asegúrese de que su cliente mantenga un registro de las tarifas de su estancia.
¿Y si el cónyuge es también un empleado de la empresa y está ayudando en el viaje de negocios? Mejor aún, el costo total del viaje de negocios para ambos es deducible.