Por David H. Ringstrom
En la primera parte de esta serie de dos partes, les presenté cinco sutiles cambios que Microsoft añadió en Excel 2010 y que he encontrado bastante útiles. En esta segunda parte de la serie, discutiré cinco características más que han aumentado mi productividad en Excel.
Como en la primera parte, hay un video de acompañamiento en el que demuestro las características .
1.Excel 2007 introdujo la posibilidad de filtrar más de un elemento a la vez, lo que supuso un gran avance. Sin embargo, también es tedioso hacer y deshacer clic en las casillas de verificación de la lista desplegable. Como se muestra en Figura 1 , las listas de filtros en Excel 2010 tienen un cuadro de búsqueda en el que se puede escribir una palabra clave y seleccionar automáticamente sólo aquellos elementos de la lista. No es necesario tocar una pequeña casilla de verificación!
Figura 1: El campo de búsqueda hace mucho más fácil seleccionar de una lista grande.
2.El venerable menú del botón derecho del ratón está ahora en los esteroides, en particular con respecto al comando Pegar Especial. Como puedes ver en Figura 2 , los iconos significan que en general puedes evitar el lanzamiento del cuadro de diálogo Pegado especial.
Figura 2: ¡Mira este fabuloso menú de clic derecho!
3.La característica de la tabla fue un gran avance en Excel 2007. Toma una lista de datos, elige Insertar y luego Tabla, y Excel agrega flechas de filtrado, da formato a los datos para que sean legibles y copia automáticamente las fórmulas a lo largo de la tabla a medida que las ingresas. Más adelante, desplázate hacia abajo en la hoja de cálculo y verás que los encabezados de las columnas se mueven en el marco de la hoja de cálculo. Como se muestra en Figura 3 , Excel 2010 lleva esto un paso más allá al mover también las flechas de filtrado al marco de la hoja de cálculo. Esto significa que ya no es necesario seguir desplazándose hasta la parte superior de la lista para cambiar los criterios de filtrado.
Figura 3: Las flechas de filtrado dentro de las tablas se mueven en el marco de la hoja de trabajo automáticamente en Excel 2010.
4. Ahora hay una manija de relleno mucho más inteligente en la ciudad. Puede que no se haya dado cuenta de que al hacer doble clic en el mango de relleno (esa pequeña muesca en la esquina inferior derecha de la celda seleccionada) se copiará una fórmula o valor a lo largo de una columna y se detendrá cuando se encuentre una celda en blanco en la columna adyacente. Sin embargo, a menudo quiero hacer doble clic y copiar datos cuando no hay nada en la columna adyacente. Como se muestra en Figura 4 , siempre que haya una fila de encabezados en la sección de la hoja de cálculo en la que estás trabajando, puedes hacer doble clic y Excel 2010 copiará los datos hacia abajo. Esto es particularmente útil cuando estás compilando datos para importarlos a un paquete de contabilidad, en el que ciertas columnas están en blanco y otras tienen entradas requeridas que son las mismas en cada fila.
Aunque las mejoras del doble clic no se detienen ahí. En la Figura 5 , si hago doble clic para copiar la fórmula en la celda B3, Excel 2010 se detiene en la fila 10 y no sobrescribe mi fórmula SUM en la fila total. Intenta esto en cualquier otra versión de Excel y tu fila total se copiará encima.
Figura 4: Haciendo doble clic en el mango de relleno ya no se requieren datos inmediatamente adyacentes en Excel 2010.
Figura 5: Excel 2010 no sobrescribe los totales cuando se hace doble clic en la Manija de Relleno.
5.Soy un gran fan de usar la Validación de Datos para crear listas desplegables dentro de la célula. También soy fan de almacenar el contenido de dichas listas en una hoja de trabajo separada para su custodia. Hasta el Excel 2007, la función de validación de datos no te permitía referirte a una lista en otra hoja de trabajo. Por supuesto, se puede trabajar con esto usando un rango de nombres, pero es bueno tener la opción cuando lo necesitas de referirte a una lista en cualquier parte de tu libro de trabajo.
Figura 6: Las listas de validación de datos pueden ahora residir en otras hojas de trabajo.
Este es mi resumen de mis mejoras favoritas en Excel 2010. Si tienes una característica favorita de Excel 2010 que no he mencionado, haz clic en el botón Publicar un comentario a continuación y comparte tus ideas. Si aún no usas Excel 2010, descarga una prueba gratuita de 60 días de Microsoft .
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Sobre el autor:
David H. Ringstrom, Contador Público Certificado, dirige Accounting Advisors, Inc. una empresa consultora de programas informáticos y bases de datos con sede en Atlanta que ofrece servicios de capacitación y consultoría en todo el país. Contacte con David en [correo electrónico protegido] o sígale en Twitter . David habla en conferencias sobre Microsoft Excel, y presenta webcasts para varios proveedores de CPE, incluyendo el socio de AccountingWEB CPE Link .