Si tienes algún cliente que dirige un pequeño negocio, probablemente sabes que el día que lo lanzaron fue uno de los momentos más importantes de su carrera. Sin embargo, ahora que su negocio ha despegado, uno de sus desafíos más urgentes es probablemente la gestión de su flujo de caja.
Esta preocupación tiene sentido – según el Informe de Autoempleo en América 2019 de FreshBooks, el 35 por ciento de los estadounidenses que están considerando iniciar su propio negocio dicen que uno de sus mayores temores es no recibir más un cheque de pago regular. Ya sea que se enfrenten a altas y bajas estacionales, clientes que pagan tarde o que retrasen la financiación o las subvenciones, los propietarios de pequeñas empresas tienen que prepararse para la incertidumbre.
Como contador de un pequeño empresario, autónomo o cliente que trabaja por cuenta propia, usted está en la mejor posición para asesorarlos sobre cómo pueden manejar sus entradas y salidas. Al ayudarles a conquistar su flujo de efectivo, puede ayudarles a mejorar el rendimiento financiero de su negocio.
Aquí hay algunas preguntas que puede explorar con su cliente para ayudarles a sentirse más cómodos con la navegación de su flujo de efectivo:
1. ¿Su cliente sabe si están en el rojo o en el negro, o si son realmente rentables?
Durante los primeros días de un pequeño negocio, a menudo empiezan en números rojos, ya que sus gastos son más altos que sus ingresos. Eso puede deberse a los costos de inicio, como la compra de equipo, alquiler, capacitación, alquiler de espacio de oficina y así sucesivamente. Estar en números rojos con este tipo de gastos operacionales puede estar bien, siempre y cuando su cliente tenga una idea de cuándo llegará a los números negros, cuando sus ingresos sean mayores que sus gastos.
Sin embargo, el desafío es que muchos propietarios de pequeñas empresas ni siquiera saben que sus gastos superan constantemente a sus ingresos, mes a mes, trimestre a trimestre o incluso año a año. A menos que hagan un seguimiento regular del efectivo en su cuenta, cuánto gastan cada mes y cuánto se les debe por los pagos pendientes de los clientes, es posible que no puedan comprender con precisión su flujo de efectivo.
Como contador de su cliente de la pequeña empresa, puede ayudarles a entender las cifras que hay detrás de sus ingresos, gastos y cuánto se les debe. No deje que esperen para averiguar si están en números rojos. Cuanto antes puedan entender la salud financiera de su negocio, mejores serán sus posibilidades de éxito a largo plazo.
2. ¿Su cliente tiene un control sobre sus informes financieros?
Es clave para que su cliente entienda cómo funciona su negocio financieramente. Una de las mejores maneras de hacerlo es animar a su cliente a mantenerse organizado, en particular cuando se trata de hacer un seguimiento de sus facturas y pagos pendientes y gastos.
Puede ayudar a su cliente a desarrollar un sistema sencillo para sus facturas y animarle a seguir las mejores prácticas a la hora de pedir el pago a sus clientes. Por ejemplo, puede aconsejarles que tengan un día fijo para la facturación regular de los trabajos de proyectos en curso, como el primer o el último día del mes. También puede ayudarles a establecer números de pedido específicos para cada factura, de manera que puedan encontrarlos fácilmente para sus registros más tarde.
Su cliente también puede hacer frente a algunas frutas de baja altura asegurándose de que sus clientes les paguen a tiempo. Recibir el pago a tiempo y en su totalidad puede ayudar a prevenir una crisis inesperada de flujo de efectivo. Tener un sistema de facturación ayudará a tu cliente a tener rápidamente una idea de quién le debe qué, para que pueda hacer un seguimiento con cualquiera que le deba pagos atrasados.
Su cliente también puede establecer tarifas para los clientes que son lentos para pagar o proporcionar descuentos para los clientes que pagan temprano o a tiempo. También puede animar a su cliente a que intente utilizar una solución de contabilidad que le permita enviar facturas de forma rápida y sencilla y hacer un seguimiento de si han sido pagadas.
Cuando se trata de gastos, tener procesos y un sistema en marcha también es enormemente beneficioso, y probablemente le ahorrará mucho tiempo y dolor de cabeza durante la temporada de impuestos. Puede ayudar a su cliente a desarrollar un sistema de categorización de gastos, animándole a archivar los gastos en cubos como los gastos de la oficina, las tasas bancarias, el mantenimiento del vehículo, la gasolina, los viajes y demás. Su sistema también debería permitirles rastrear los gastos relacionados con proyectos para clientes específicos. Con todo, es mejor que tirar todos sus recibos en una caja de zapatos.
3. ¿Sabe cómo va a actuar con los datos de sus informes financieros?
Una vez que todos los sistemas de facturación y gastos de su cliente estén en funcionamiento, puede ayudarles a realizar un informe de pérdidas y ganancias. Tener una visibilidad completa de sus ingresos y gastos será un cambio de juego para su cliente de pequeña empresa. Ahora, pueden tomar decisiones basadas en datos sobre si deben adoptar nuevas estrategias para hacer crecer su negocio, en lugar de confiar únicamente en sus instintos cuando se enfrentan a decisiones críticas.
Por ejemplo, ¿deberían estar buscando clientes de mayor valor que probablemente les den más contratos y proyectos? ¿Deberían mejorar sus planes de comercialización o invertir más en publicidad local? ¿O es el boca a boca uno de sus canales más eficaces para la generación de ingresos?¿Deberían pedir a más clientes que den testimonios o referencias de nuevos clientes potenciales? ¿Han pensado en experimentar con diferentes modelos de precios, como retenciones, proyectos o contratos regulares, para mejorar la estabilidad de su negocio? Estudiando sus informes de pérdidas y ganancias, sus principales fuentes de ingresos y sus gastos, sus clientes pueden explorar nuevas formas de optimizar el rendimiento de sus negocios.
Entender su flujo de efectivo no es algo que su cliente debe dejar hasta su revisión de fin de año o la época de impuestos. Como fuente de asesoramiento de confianza, puede ayudar a su cliente a controlar regularmente sus finanzas, ayudándole a evitar una crisis de flujo de caja y a hacer crecer con éxito su negocio.
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