En lo que parece poco tiempo, llegamos al episodio seis de mi serie de seis partes «Fraudcast» con el maravilloso Stephen King.
Para aquellos de ustedes que son nuevos, Steve es parte de la firma de Servicios de Contabilidad de Clientes GrowthForce y el autor de The CEO’s Guide to Reducing Fraud . También, pueden ponerse al día con los primeros cinco podcasts visitando el enlace «The Fraudcast» en mi página web.
Durante este episodio, Steve y yo hablamos sobre el fraude de facturación, que él describió como un empleado que crea una factura falsa o infla una existente para presentarla y cobrarla.
Los planes de facturación dan miedo, a todos. Pasan un promedio de 24 meses antes de ser detectados, lo que resulta en enormes pérdidas financieras para los propietarios de pequeñas empresas. Mira la página 15 de La Guía del CEO para más detalles.
Si ha estado con nosotros desde el principio, probablemente sabe lo que le voy a decir a continuación: hay medidas de protección contra el fraude. Como Steve señaló, la mayoría de la gente piensa que nunca serán estafados, y lo son. Las organizaciones religiosas y sin fines de lucro, continuó, a menudo son golpeadas por el fraude en la facturación debido a que no ponen en práctica los sistemas básicos de control interno. Y, mientras que las empresas con fines de lucro tienen varias «palancas para jalar» si algo sale mal, las organizaciones sin fines de lucro dependen en gran medida de los donantes para obtener ingresos. Además, puede ser difícil ajustar los precios en los establecimientos orientados al servicio.
Steve compartió la historia de un director financiero contratado por una organización sin fines de lucro que cometió un fraude de facturación. Cuando presentó su factura, en lugar de hacerlo una vez al mes, la envió y fechó cada tres semanas. Debido a que acortó el tiempo entre las facturas, la organización sin fines de lucro terminó pagando un 25 por ciento extra al director financiero.
En otro caso, un gerente de operaciones era responsable de la mayor parte del presupuesto de su empresa y esencialmente dirigía el negocio para el propietario. Presentaba en secreto facturas con un nombre de empresa imaginario y se embolsaba 3.500 dólares al mes. Eso es 42.000 dólares al año.
Haciendo referencia al Informe de la ACFE a las Naciones sobre el fraude y el abuso en el trabajo, Steve hizo hincapié en que estos estafadores empiezan a escala reducida. Al principio, presentan una factura barata inventada o una factura real con sólo una pequeña cantidad añadida, por ejemplo.
Para ayudar a detectar estafas insospechadas desde el principio, reiteramos la necesidad de sistemas de control interno dentro de una empresa. Encontrará esta recomendación de defensa en la página 32 de La Guía del CEO , junto con otras. Hay una gran porción de evaluación de crímenes que te guía a través de los pasos preventivos. Steve argumentó que cada deber debe ser manejado por tres personas: un empleado que autorice la transacción, un empleado que registre la transacción y un empleado que haga la conciliación o la verificación de la cuenta.
La separación de funciones es una importante táctica de negocios. No dejes que la persona que recibe el pago sea la que controle la factura. Las precauciones adicionales incluyen el bloqueo de períodos de facturación anteriores y la asignación de nombres de usuario y contraseñas específicas a los empleados.
Habiendo llegado al final de esta serie, presentaremos un episodio final para revisar los controles internos, desglosando los consejos proporcionados en La Guía del CEO . Junto con mis podcasts, el libro sirve como un valioso recurso para aquellos que quieren educarse, al igual que su coincidente webinar disponible en el sitio de GrowthForce.
Recuerde: proteger su negocio ahora podría ser la diferencia entre su éxito o fracaso en el futuro. Finalmente, muchas gracias de nuevo a Steve por colaborar conmigo en la buena lucha contra el fraude, y espero que el resto de ustedes se sienta inclinado a unirse a nosotros.