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Automatizar los gráficos de Excel con dos pulsaciones de tecla

Por David H. Ringstrom, CPA

Los lectores de cierta edad recordarán un programa de televisión en el que los concursantes decían “Puedo nombrar esa melodía en cinco notas”, o algún número de notas de ese tipo. A lo largo de esas líneas, les mostraré cómo automatizar un gráfico de Excel con sólo dos pulsaciones de tecla. Primero les mostraré la forma típica en que la mayoría de los usuarios agregan datos a un gráfico, y luego compartiré la sencilla técnica que elimina esta necesidad mundana.

Automatizar los gráficos de Excel con dos pulsaciones de tecla

Digamos que mantienes una tabla mensual, como la de la figura 1, donde periódicamente añades otra columna de datos. En Excel 2007 y 2010, la mayoría de los usuarios realizan estos pasos para ampliar el gráfico:

Figura 1: La mayoría de los usuarios expanden manualmente gráficos como este.

  • Añade una nueva columna de datos, como la de junio.
  • Haz clic una vez en el gráfico y luego elige Seleccionar datos de la pestaña Diseño de la cinta.
  • Como se muestra en la figura 2, cambie el rango de datos de la fuente a $A$1:$G$3, y luego haga clic en OK. El mes de junio debería aparecer entonces en el gráfico. Repita esta acción mes tras mes.

Figura 2: Pasos para expandir manualmente un gráfico en Excel 2007 y posteriores.

Consejo para el usuario de energía: Normalmente, al pulsar una tecla de flecha dentro del campo de datos de origen se inserta una dirección de celda extraña. Presiona F2 para pasar al modo de edición, lo que significa que puedes usar las teclas de flecha para navegar dentro del campo.

Alternativamente, puede dejar que el botón de selección de datos se moldee. En Excel 2007 y 2010, haz clic en cualquier celda dentro de los datos de la fuente de tu gráfico, presiona Ctrl-T, y luego presiona Enter. Añade un nuevo mes de datos a la hoja de trabajo, y verás que el gráfico se expande automáticamente, como se muestra en la Figura 3.

Figura 3: Los gráficos basados en tablas se expanden automáticamente.

Ctrl-T es el atajo de teclado para la función de la Tabla, que apareció por primera vez en Excel 2007. En realidad es una renovación de la característica de la Lista que ha existido durante mucho tiempo en el menú Datos de las versiones anteriores de Excel. Los gráficos adoptan automáticamente la naturaleza dinámica de las tablas, que se expanden automáticamente cuando se añaden columnas o filas de datos.

Desafortunadamente esta técnica no está disponible en Excel 2003 y anteriores. La característica predecesora de la Lista no interactúa con los gráficos de la misma manera que la característica de la Tabla en Excel 2007 y posteriores. Sin embargo, si estás usando una versión actual de Excel, puedes usar este proceso de pulsación de teclas para automatizar instantáneamente tus gráficos existentes.

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Sobre el autor:

David H. Ringstrom, Contador Público Certificado, dirige Accounting Advisors, Inc. una empresa consultora de programas informáticos y bases de datos con sede en Atlanta que ofrece servicios de capacitación y consultoría en todo el país. Contacte con David en [correo electrónico protegido] o sígale en Twitter . David habla en conferencias sobre Microsoft Excel, y presenta webcasts para varios proveedores de CPE, incluyendo el socio de AccountingWEB CPE Link .