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Automatización de los títulos de los informes de las hojas de cálculo de Excel

Por David H. Ringstrom, CPA

Muchos usuarios se cansan de volver a escribir los títulos de los informes como “Para el período que termina el 31 de octubre de 2012” mes tras mes. Además, si eres como yo, a veces la impresión del informe te recuerda que el título necesita ser actualizado. Te explicaré un par de técnicas que puedes usar para simplificar, e incluso automatizar, tales títulos de informes basados en fechas.

Automatización de los títulos de los informes de las hojas de cálculo de Excel

Supongamos primero que cada mes se introduce una fecha, como el 31/10/12, en la celda A1. Podemos transformar esto en “Para el período que termina el 31 de octubre de 2012” con un simple truco de formato. En Excel 2007 y posteriores, haz clic en el botón “Formato de celdas”: en la pestaña Inicio, como se muestra en la Figura 1. Esto muestra el cuadro de diálogo Formato de celdas que se muestra en la Figura 2. (En Excel 2003 y anteriores, elige Formato, y luego Celdas)

Figura 1: Las células de formato: El botón Numérico muestra el cuadro de diálogo Formato de celdas.

En la pestaña Número de la ventana de diálogo Formato de celdas, seleccione Personalizado y luego introduzca el siguiente texto en el campo Tipo:

“Para el período terminado” mmmm d, yyyy

Figura 2: Un formato de número personalizado puede transformar una fecha como el 31/10/12 en un título de informe.

Asegúrate de poner comillas dobles antes de “Para”, después de “Terminado”, e incluye un espacio antes de “mmmm”. Las cuatro m dentro del formato significan que deseamos convertir un mes numérico a su nombre de mes equivalente. La d muestra la porción del día, la fecha que introducimos en la celda A1, y aaaa presenta un año de cuatro dígitos. Aunque podría usar mmmm d, yyyy por sí solo como un formato personalizado para deletrear una fecha en forma larga, en este caso, adjunté texto adicional entre comillas. En el futuro, puedes simplemente escribir una nueva fecha en formato mm/dd/aa y el título se actualizará automáticamente.

Figura 3: La fecha del informe puede actualizarse escribiendo una nueva fecha en la celda A1 en formato mm/dd/aa.

Asumiendo que las fechas de su informe son siempre la última fecha del mes anterior, puede automatizar completamente el título de su informe con una fórmula simple. Para ello, utilizaremos la función FECHA, junto con las funciones AÑO, MES y AHORA.

La función FECHA tiene tres entradas: año, mes y día. Las funciones AÑO y MES cada una acepta una fecha como única referencia. La función AHORA devuelve la fecha de hoy, y por lo tanto utiliza estas funciones juntas como se muestra en la Figura 4:

=Fecha(AÑO(AHORA()),MES(AHORA()),0)

Para descomponer la fórmula, puse la función NOW() dentro de las funciones AÑO y MES, respectivamente. Esto me da el año y el mes para la fecha de hoy. Aunque podía usar la función DÍA de Excel para extraer la parte del día de una fecha, en este caso, usé un cero en su lugar. Al hacerlo, Excel devuelve el último día del mes anterior. Si se combina esta fórmula con el formato de número personalizado antes mencionado, no será necesario actualizar el título del informe de nuevo.

Figura 4: La combinación de la función FECHA y un formato de número personalizado automatiza el título de su informe.

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Sobre el autor:

David H. Ringstrom, Contador Público Certificado, dirige Accounting Advisors, Inc. una empresa consultora de programas informáticos y bases de datos con sede en Atlanta que ofrece servicios de capacitación y consultoría en todo el país. Contacte con David en [correo electrónico protegido] o sígale en Twitter . David habla en conferencias sobre Microsoft Excel, y presenta webcasts para varios proveedores de CPE, incluyendo el socio de AccountingWEB CPE Link .