Recientemente, describí cómo puedes usar la función de tabla de Excel para que los gráficos se expandan automáticamente. En este artículo, mostraré cómo puedes automatizar aún más tu gráfico con un título auto-actualizable.
Para crear un gráfico en Excel 2007 y posteriores, crear un conjunto de datos como el que se muestra en las celdas A1 a E3. A continuación, haz clic en la celda A1, elige Insertar, Columna y luego la primera opción 2-D.
El siguiente paso es añadir un título a la tabla. Para ello, haga clic una vez en el gráfico para seleccionarlo, y luego elija Diseño, Título del gráfico, y luego Sobre el gráfico. Para cambiar manualmente el título, puedes hacer clic en el campo de título dentro del gráfico y editar el texto según lo desees. Sin embargo, podemos usar una fórmula para que el título sea dinámico.
Para automatizar el título de su gráfico, utilice dos funciones de hoja de trabajo juntas:
- COUNTA – Esta función de la hoja de trabajo devuelve el número de celdas no vacías en un rango dado.
- INDICE – Esta función de la hoja de trabajo devuelve datos de las coordenadas de la celda que usted proporciona.
Usa COUNTA para determinar el número de celdas no vacías en la fila 1. Esto supone que no tendrás ningún dato a la derecha de tu fuente de datos. Si has introducido cuatro meses de datos, entonces COUNTA te devolverá el número 5, porque habrá cinco celdas no vacías en la fila. Luego usará la función de ÍNDICE para devolver la palabra «Abril». Para ello, le dirás a la función de ÍNDICE que mire a través de la fila 1 de tu hoja de trabajo, y devolverá los datos de la celda n-ésima, tal y como los proporcionó COUNTA. La fórmula tomará esta forma:
=INDEX(1:1,COUNTA(1:1))
Tal vez desee agregar una narración adicional, como la palabra «Ventas». Para ello, puede utilizar una técnica conocida como concatenación. Aunque Excel tiene una función de hoja de trabajo CONCATENACIÓN, yo uso este enfoque en su lugar:
=INDICE(1:1,COUNTA(1:1))&» Ventas»
En esencia, uso un ampersand para unir el texto adicional a mi fórmula. Tal texto debe ser encerrado entre comillas.
La fórmula mencionada puede ser introducida en cualquier celda de su hoja de trabajo. He elegido colocarla en la celda A5, justo debajo de mis datos de origen.
Ahora está listo para automatizar el título de su carta. Para ello, haz clic en el título del gráfico y luego en la barra de fórmulas. Haz clic en la celda que contiene la fórmula de tu título, como la celda A5 en este caso, y luego pulsa Intro.
Para que el gráfico sea completamente dinámico, haz clic en la celda A1, elige Insertar, Tabla y luego pulsa Intro. Mi artículo anterior de esta serie describe esta técnica con más detalle.
Su gráfico es ahora dinámico. Si has seguido todos los pasos de este artículo, deberías poder añadir una nueva columna de datos para mayo y ver los nuevos datos y el título automáticamente.
Nota: Hay un par de advertencias que hay que tener en cuenta con respecto a la automatización de los gráficos. En primer lugar, si se convierten los datos en una tabla antes de crear el gráfico, Excel puede agrupar los datos. Para cambiar esto, haga clic en el botón Cambiar Filas/Columnas de la pestaña Diseño. En segundo lugar, cuando se automatizan los títulos de los gráficos, debe hacer referencia a una celda de la hoja de trabajo, y la referencia de su fórmula debe incluir un nombre de la hoja de trabajo. Por lo tanto, no puede hacer clic en el título e ingresar =A5 en la barra de fórmulas. En su lugar debe usar la forma =Hoja1!A5.
Manténgase en sintonía, ya que mi próximo artículo de esta serie explicará la técnica que utilizo para utilizar el clip art dentro de los gráficos.