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Aumente su productividad: 8 estrategias de gestión del tiempo para los contables

La mayoría de los contadores públicos han leído libros y artículos sobre la gestión del tiempo. Lo entiendes, especialmente durante la temporada alta. Pero también hay una sensación de impracticabilidad. Está bien para una persona que controla su tiempo, pero a menudo, los contadores hacen peticiones de clientes y tienen otras demandas sobre su tiempo. ¿Cómo pueden las técnicas de gestión del tiempo hacer algunas mejoras fáciles y marginales y ganar tiempo?

Al igual que los abogados, los contables entienden que el trabajo facturable llama a la caja registradora. No necesitas técnicas de gestión del tiempo aquí. El contador autónomo entiende que las facturas pagadas realmente llaman a la caja registradora. Perseguir el trabajo no remunerado tiene cierta prioridad.

Aumente su productividad: 8 estrategias de gestión del tiempo para los contables
Aumente su productividad: 8 estrategias de gestión del tiempo para los contables

Los cirujanos no necesitan hacer contactos o buscar negocios. No asisten a fiestas y se lo dicen a alguien: “No te ves bien”, o “Podrías beneficiarte de un poco de trabajo” si son cirujanos plásticos. Los contadores, especialmente los que dirigen pequeños consultorios o que trabajan por cuenta propia, necesitan hacer algo de marketing. Esto debería ser una actividad diaria. Podrías escribir artículos para tu periódico semanal local, publicar y conectar en LinkedIn, o contactar con grupos de la comunidad que sugieran charlas. El marketing debe ser diario, no ocasional.

También, documentar todo. Los sistemas de contacto con el cliente hacen posible lo que antes era difícil. También puedes establecer recordatorios. Esperamos que los clientes no se vuelvan difíciles, pero si eso sucede, quieres que tus acciones previas sean registradas en detalle. Esto se hace en tiempo real.

Cómo encontrar el tiempo

Marketing, facturación, documentación, además de la contabilidad real… ¿Dónde estoy encontrando todo este tiempo? Considere estas ocho estrategias:

1. Lee temprano. 2. Adelántate a tu día. Usa el tiempo para leer los periódicos de negocios, revistas comerciales e informes legislativos. Esto debe hacerse antes de que sea realista llamar a los clientes o que ellos empiecen a llamarte a ti. Si los clientes llaman por algo que leyeron, tú lo viste primero.

2. Haz primero los trabajos difíciles. La mayoría de los días tienen llamadas salientes difíciles que debes completar. Pueden implicar la entrega de malas noticias o la persecución de la facturación. Ponlas al principio de tu lista. Tu perspectiva del día mejorará enormemente cuando estas tareas no estén por delante de ti.

3. Lo que puede ser hecho por ti y sólo por ti. Tienes algún grado de ayuda del personal de apoyo. A muchas personas les resulta difícil delegar. Haga una lista de las tareas que realiza a menudo y determine cuáles requieren su atención y las que un asistente, asociado o interno puede manejar. Aproveche su tiempo. A menudo pensamos que sólo yo puedo hacer esta tarea mejor. Nos equivocamos.

4. Retire su silla lateral. ¿Los clientes realmente se sientan en tu escritorio en un ambiente de asientos abiertos? No. Sus conversaciones son confidenciales. Ocurren en salas de conferencias. Tus amigos de la oficina se sientan en esas sillas cuando quieren un descanso del trabajo. Su descanso no debería costarte tiempo.

5. Compra un temporizador de huevos. Los sofisticados sistemas telefónicos muestran la duración de las llamadas, lo cual es útil para la facturación. No todo el mundo los tiene. Un temporizador de huevo de tres minutos proporciona un recordatorio visible de cuánto duran las llamadas. ¿Vale la pena esta llamada por el tiempo que estoy invirtiendo en ella? Acortará la duración de muchas llamadas.

6. Ponte de pie. Los escritorios de pie disfrutaron de una ola de popularidad. ¿No apareció la oficina de Scrooge en “Un Cuento de Navidad”? No querrás estar de pie todo el día, pero considera comprar un cable telefónico L-O-N-G a la hora del almuerzo. Camina cuando hagas o recibas llamadas. Su voz se activará. Su cliente sentirá que está ocupado. Incluso hará algo de ejercicio. Estar energizado y animado envía un mensaje positivo. También puede acortar las llamadas.

7. Almuerza fuera. El cambio de escenario aclara tu mente. Escoge un lugar frecuentado por compañeros profesionales, como abogados o banqueros. Únete a un club de la ciudad. Rodearse de gente que pueda ser cliente o enviar negocios es una forma de marketing. Un trago después del trabajo también puede ser una buena idea. Verte todos los días te trae a la mente cuando una persona necesita un servicio.

8. Planifique antes de salir. Sabes que empiezas cada día con un plan escrito y priorizas las tareas. Escríbelo antes de apagar las luces. Las tareas están frescas en tu mente. Cada nuevo día comienza con la implementación, no la creación, de un plan.

Entiendes la gestión del tiempo. No puedes reestructurar completamente la forma de hacer negocios. Debes ser sensible a los clientes. Puedes implementar algunas técnicas simples para crear tiempo.

Sobre el autor:

Bryce Sanders es el presidente de Perceptive Business Solutions Inc. en New Hope, Pennsylvania. Proporciona entrenamiento de adquisición de clientes HNW para la industria de servicios financieros. Su libro “Captivating the Wealthy Investor” se puede encontrar en Amazon.com.

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