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Atajos de teclado y ratón para usar dentro de las hojas de trabajo de Excel

Trabajar en Excel a veces puede sentirse como una experiencia de “muerte por mil cortes”, cuando no eres consciente de los sutiles ahorros de tiempo. En este artículo te mostraré varias formas de navegar rápidamente dentro de una hoja de cálculo de Excel para que tú tampoco termines desperdiciando un día de forma ineficiente.

Hace muchos años acuñé la frase: “O trabajas en Excel, o te trabaja a ti”. Un ejemplo es un video reciente de Hunter Hobbs en el que se desplaza manualmente hasta la parte inferior de una hoja de cálculo de Excel manteniendo pulsada la tecla de flecha abajo.

Atajos de teclado y ratón para usar dentro de las hojas de trabajo de Excel
Atajos de teclado y ratón para usar dentro de las hojas de trabajo de Excel

En caso de que te lo preguntes, toma más de nueve horas llegar al fondo de una hoja de cálculo de Excel de esta manera. Y, sí, el Sr. Hobbs es consciente de que podría haber pulsado Ctrl-Down para llegar al fondo de la hoja de cálculo en un instante.

Aquí hay algunos atajos más útiles para ti:

  • Clave Ctrl-Arrow: Al mantener pulsada la tecla Ctrl junto con cualquier tecla de flecha (izquierda, derecha, arriba o abajo), el cursor se lanza en una dirección determinada dentro de la hoja de trabajo. La distancia que recorrerá depende de dónde se encuentre cuando presione el atajo de teclado:
  1. Si la celda de inicio tiene algo, la tecla Ctrl-Arrow te moverá en una dirección determinada hasta que Excel encuentre una celda en blanco. Si pulsa Ctrl-Abajo dentro de la celda A1 de una hoja de trabajo en blanco, su cursor se moverá a la fila 65.536 en un libro de trabajo compatible con Excel 2003, o a la fila 1.048.576 en un libro de trabajo moderno de Excel.
  2. Si la celda de inicio está vacía, la tecla Ctrl-Arrow lo moverá en una dirección determinada hasta que Excel encuentre una celda no vacía o cualquier borde de la hoja de cálculo.
  3. Una alternativa al uso de la tecla Ctrl-Arrow es hacer doble clic en el borde de cualquier celda de la hoja de cálculo. Hacer doble clic en el borde inferior de la celda A1 de un libro de trabajo en blanco te transportará instantáneamente a la parte inferior de la hoja de trabajo. Aquí se aplican las reglas normales con respecto al movimiento del cursor hasta que llega a una celda o borde de la hoja de trabajo lleno, por lo que hacer doble clic en el borde de la celda es simplemente el equivalente al ratón de la tecla Ctrl-Arrow.
  • Ctrl-Home: Este atajo siempre te lleva a la celda A1 desde cualquier lugar dentro de una hoja de cálculo.
  • Ctrl-End: Este atajo te lleva a la última celda usada dentro de un libro de trabajo. Aparentemente, esta debería ser la última celda que tiene datos, pero a veces esto está sujeto a interpretación. Para Excel, la última celda usada en una hoja de cálculo es la celda más abajo y a la derecha que ha sido alterada. Escribir algo en, digamos, la celda Z500 y luego borrarla no hace que la celda A10 vuelva repentinamente a la última celda usada; Z500 es la última celda hasta que se reajuste la hoja de cálculo.

Puedes obtener más ventajas de los atajos de teclado o de la acción del ratón antes mencionados incluyendo la tecla Shift. Por ejemplo, si el cursor se encuentra actualmente en la celda A1, Ctrl-Shift-End seleccionará toda el área utilizada de la hoja de trabajo. O, para seleccionar una columna de datos, mantenga pulsada la tecla Ctrl-Mayús-abajo después de colocar el cursor en la parte superior de la columna.

Muchos usuarios hacen clic en el marco de la hoja de trabajo para seleccionar una fila o columna entera. Hay un inconveniente en esta técnica si trabajas activamente entre, digamos, un libro de trabajo compatible con Excel 2003 y un libro de trabajo moderno.

El formato de archivo XLS tiene 256 columnas y 65.536 filas. Puedes copiar fácilmente filas o columnas enteras de este tipo de libro de trabajo en los modernos formatos de libro de trabajo XLSX, XSLM y XLSB.

Sin embargo, no se pueden copiar 16.384 columnas o 1.048.576 filas de un libro de trabajo moderno al formato de un libro de trabajo antiguo y obsoleto. En tales casos, los mencionados atajos de teclado pueden ayudar a salvar tu cordura.