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Asesoramiento sobre la FFCRA

Como COVID-19 envía ondas de choque a través de casi todas las industrias, uno de los mayores desafíos para las empresas es adaptarse a las rápidas actualizaciones legislativas. El 18 de marzo de 2020, el Presidente Trump firmó el segundo paquete de estímulo bipartidista, la Ley de Respuesta al Coronavirus de Families First (FFCRA), que aporta múltiples cambios para las pequeñas y medianas empresas, todos los cuales deben implementarse antes del 2 de abril de 2020.

La ley legisla la realización de pruebas gratuitas del nuevo coronavirus (COVID-19), establece la licencia por enfermedad remunerada de emergencia, amplía las licencias familiares y médicas y proporciona varios créditos fiscales para los empleadores con menos de 500 empleados.

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Aquí hay una guía de lo que la FFCRA significa para esas compañías:

Licencia por enfermedad de emergencia ampliada

La ley exige a todos los empleadores con menos de 500 empleados que proporcionen a sus empleados dos semanas de licencia por enfermedad remunerada, independientemente del tiempo que el empleado haya trabajado para ellos y de si es a tiempo completo o parcial. Según la ley, “dos semanas de licencia” significa 80 horas para los empleados a tiempo completo y el número típico de horas en dos semanas para los empleados a tiempo parcial. Cualquier licencia por enfermedad pagada se suma a cualquier licencia por enfermedad ya ofrecida por el empleador.

La licencia por enfermedad pagada estaría disponible para cualquier empleado ausente:

– Auto-aislamiento o cuarentena porque tienen COVID-19

– Obteniendo un diagnóstico porque están exhibiendo síntomas de COVID-19

– Cumplir con una orden de un proveedor de atención médica que les exige que se pongan en cuarentena o que se mantengan alejados del trabajo

– Cuidar de un familiar que se enfrenta a la cuarentena o al autoaislamiento

– Cuidar de los niños si las escuelas están cerradas o no hay un cuidador disponible debido a la emergencia de salud pública en curso

– Cualquier otra “condición sustancialmente similar” especificada por el secretario de salud y servicios humanos en consulta con el secretario del tesoro y el secretario de trabajo.

Por lo general, los empleadores pagarían a los empleados a su tarifa normal por las licencias por enfermedad de emergencia, con un límite máximo de 511 dólares por día (5.110 dólares en total) si la licencia se toma por enfermedad o cuarentena del propio empleado (es decir, por los tres primeros puntos anteriores). Los empleadores pagarían a los empleados dos tercios de su salario normal por la licencia de enfermedad de emergencia, con un límite máximo de 200 dólares por día (2.000 dólares en total) si la licencia se toma para cuidar a otras personas o debido al cierre de escuelas (es decir, para los tres últimos puntos anteriores).

Un empleador no puede exigir a un empleado que utilice otras licencias por enfermedad remuneradas antes de darle acceso a la nueva licencia por enfermedad remunerada exigida por el gobierno federal. Un empleador debe permitir que un empleado use primero la licencia por enfermedad con goce de sueldo federal, y sólo después de que se agote la licencia por enfermedad con goce de sueldo federal, requerir que un empleado que necesite más tiempo libre utilice los bancos de enfermedad ofrecidos por la compañía.

La ley también exige que el Secretario de Trabajo publique un cartel para que los empleadores informen a los empleados de sus derechos en virtud de la ley, que debe colocarse junto con los demás carteles exigidos por el gobierno federal en relación con las leyes laborales y de empleo federales.

El secretario de trabajo ha sido facultado para emitir regulaciones para eximir a los proveedores de salud y a los respondedores de emergencia de la definición de “empleador”. La secretaria también puede eximir a las pequeñas empresas con menos de 50 empleados del requisito de ofrecer una licencia para un niño cuando una escuela está cerrada, cuando esa licencia por enfermedad pagada pondría en peligro la viabilidad de la empresa.

Crédito de impuestos de la nómina para la licencia por enfermedad de emergencia

Para ayudar a las pequeñas y medianas empresas a hacer frente a los efectos de la legislación, el proyecto de ley de desgravación contiene varios créditos fiscales para los empleadores. Sujeto a ciertas limitaciones, la ley proporciona un crédito de impuesto sobre la nómina del empleador que equivale al 100 por ciento de los salarios de licencia por enfermedad calificados pagados por el empleador.

El crédito es efectivo para los salarios por licencia de enfermedad pagados a partir de una fecha dentro de los 15 días de la promulgación hasta el 31 de diciembre de 2020. El crédito generalmente está disponible para un máximo de $511 en salarios para trabajadores que están en cuarentena, autocuarentena o tienen COVID-19, y salarios de hasta $200 para otros trabajadores por cada día que un empleado recibe el pago de licencia por enfermedad calificado. El crédito estaría disponible por hasta 10 días por trimestre calendario.

Para evitar la duplicación de las prestaciones, los ingresos brutos de los empleadores se incrementarán en la cuantía del crédito. No se permitirá ningún crédito para los salarios por los que se reclame un crédito de licencia familiar y médica del artículo 45S.

El crédito no se aplicaría al gobierno federal, al gobierno de ningún estado, a ninguna subdivisión de un estado, ni a ninguna agencia o instrumento de estas entidades. Los empleadores también podrían optar por no aplicar la nueva disposición para cualquier trimestre natural.

El crédito puede incrementarse con ciertos gastos calificados del plan de salud del empleador que pueden asignarse a los salarios calificados de la licencia por enfermedad. Hasta que se establezca un mecanismo para hacer un seguimiento de estos gastos, los empleadores deben mantener registros detallados que respalden sus asignaciones.

El proyecto de ley también ofrece a los contribuyentes que trabajan por cuenta propia que reúnan los requisitos necesarios un crédito reembolsable contra el impuesto sobre la renta por las cantidades equivalentes de licencia por enfermedad que reúnan los requisitos. Un trabajador autónomo que reúna los requisitos y que ejerza regularmente cualquier oficio o negocio (según se define en el artículo 1402) tendría derecho a recibir una licencia remunerada en virtud de la ley.

Licencia Familiar de Emergencia Ampliada

Además de la licencia por enfermedad con goce de sueldo, la ley amplía y modifica la Ley de licencias familiares y médicas para obligar a la mayoría de los empleadores con 500 empleados o menos a proporcionar a los empleados hasta 12 semanas de licencia familiar (10 de las cuales son licencias familiares con goce de sueldo).

Para tener derecho a ello, el empleado debe haber estado empleado durante al menos 30 días en el momento de comenzar la licencia familiar remunerada. Una vez que hayan estado empleados durante 30 días, los empleados pueden tomar la licencia familiar pagada si no pueden trabajar o teletrabajar debido a la necesidad de cuidar a los niños si las escuelas están cerradas o no hay guarderías debido a la declaración de una emergencia de salud pública. Este permiso pagado no está disponible para que un empleado se recupere de un diagnóstico de COVID-19 o para autocuarentena.

Durante los primeros 10 días de licencia familiar remunerada, no se requiere ninguna compensación, aunque un empleado puede tomar otras formas de licencia remunerada, incluido el tiempo de enfermedad remunerado, para recibir compensación. Una vez agotados esos 10 días, el empleado recibe una compensación de dos tercios de su tarifa regular durante la duración de la licencia, con un límite máximo de 200 dólares por día (10.000 dólares en total).

La ley no contiene una exención general para los empleadores de menos de 50 empleados. En cambio, la Secretaría de Trabajo está facultada para eximir a los proveedores de servicios de salud, los equipos de respuesta a emergencias y las pequeñas empresas con menos de 50 empleados si el requisito de la licencia pone en peligro la viabilidad de la empresa.

Además, en algunos casos, un empleador con menos de 25 empleados no estaría obligado a restituir a un empleado a su puesto anterior a la licencia si ese puesto ya no existe debido a la emergencia sanitaria. Por último, los empleadores con menos de 50 empleados no estarían sujetos a una posible acción civil de un empleado por una presunta violación de esta parte de la ley, aunque el Departamento de Trabajo todavía podría iniciar una acción de aplicación de la ley contra un empleador que no la haya cumplido.

Crédito de impuestos de la nómina para la licencia familiar de emergencia

La ley prevé un crédito fiscal en la nómina del empleador equivalente al 100 por ciento de los salarios de licencia familiar calificados pagados por el empleador, con sujeción a ciertas limitaciones. El crédito está disponible para los salarios elegibles pagados durante el período que comienza dentro de los 15 días de la promulgación hasta el 31 de diciembre de 2020.

El crédito se aplicaría a la parte del empleador de los impuestos de la Sección 3111(a) sobre la vejez, los supervivientes y el seguro de discapacidad (OASDI) o a los impuestos especiales de la Sección 3221(a) de la Ley de Jubilación del Ferrocarril de Nivel 1. Por lo general, el crédito está disponible por un máximo de 200 dólares en salarios por cada día que un empleado recibe los salarios de licencia familiar calificados, con un máximo de 10.000 dólares en salarios por empleado elegible para el crédito.

Para evitar la duplicación de beneficios, el ingreso bruto del empleador se incrementará en el monto del crédito (lo que significa que el crédito no se tiene en cuenta para determinar ningún monto permisible como deducción de impuestos sobre la nómina, deducción por salarios calificados de licencia familiar o deducción por gastos de plan de salud), y no se permitirá ningún crédito por salarios por los que se reclame un crédito por licencia familiar y médica del artículo 45S. El crédito no se aplicará al gobierno de los Estados Unidos, al gobierno de ningún estado ni a ninguna subdivisión de un estado, ni a ninguna agencia o instrumento de los anteriores. Los empleadores pueden elegir no aplicar la nueva disposición para cualquier trimestre calendario.

El proyecto de ley también ofrece a los trabajadores autónomos que reúnan los requisitos necesarios un crédito reembolsable contra el impuesto sobre la renta por las cantidades equivalentes de licencia familiar que reúnan los requisitos. Un trabajador autónomo que reúna los requisitos y que ejerza habitualmente cualquier oficio o negocio (según se define en el artículo 1402) tendría derecho a recibir una licencia remunerada en virtud de la Ley de ampliación de la licencia familiar y médica de emergencia.

Guía del IRS

En la guía de impuestos sobre la nómina IR 2020-57 publicada el 20 de marzo de 2020, un empleador con menos de 500 empleados tendrá que hacer pagos de emergencia por enfermedad y por licencia familiar mientras espera recibir el correspondiente crédito de impuestos sobre la nómina reembolsable después de presentar sus declaraciones de impuestos sobre la nómina. La IR 2020-57 aclara eso:

– Cuando se deba un reembolso, el IRS enviará el reembolso tan pronto como sea posible;

– Habrá un período de no aplicación de 30 días para los esfuerzos de cumplimiento de “buena fe”; y

– Las empresas pueden retener y acceder a fondos que de otra forma se pagarían al IRS en concepto de impuestos sobre la nómina y obtener un adelanto acelerado del IRS mediante la presentación de un formulario de reclamación simplificado. Se espera que estas reclamaciones se procesen en dos semanas o menos.

Por lo general, los empleadores están obligados a pagar al IRS:

– Retuvo el impuesto federal sobre la renta de los empleados y los impuestos de la Seguridad Social y el Medicare; y

– La parte del empleador de los impuestos de la Seguridad Social y de Medicare.

Se espera que los empleadores que reúnan los requisitos necesarios y que efectúen pagos por licencia de enfermedad de emergencia o por licencia médica familiar puedan retener una cantidad de estos impuestos igual a los pagos que se efectúen con derecho a crédito. Las cantidades retenidas pueden ser de la parte del empleador de los impuestos de nómina y la parte del empleado de los ingresos federales, el Seguro Social y los impuestos de retención de Medicare.

Considere estos dos ejemplos:

– Si un empleador elegible paga 5.000 dólares en concepto de licencia por enfermedad cubierta a determinados empleados y se le exige que deposite 8.000 dólares en concepto de impuestos sobre la nómina, incluidos los impuestos retenidos a todos los empleados, los depósitos pueden reducirse a 3.000 dólares en su próxima fecha de depósito regular.

– Si el empleador elegible paga 10.000 dólares en concepto de licencia de enfermedad cubierta, puede reducir el depósito a cero y hacer una reclamación en virtud del procedimiento acelerado por 2.000 dólares.

La liberación también cubre la exención de la pequeña empresa de los pagos de la licencia de emergencia y familiar. Si bien los empleadores con menos de 500 empleados están cubiertos, la ley establece que los que tienen menos de 50 empleados tienen derecho a una exención cuando ello ponga en peligro la capacidad de la empresa para sobrevivir.

Aunque los tiempos son difíciles para los individuos, las empresas y la economía en general, se espera que esta ley y otros paquetes de estímulo alivien la carga de los más afectados por COVID-19.

El artilugio original apareció en la revista online Insight de la Sociedad de Contadores Públicos de Illinois.

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