Según mi experiencia, los clientes pueden establecer nuevos registros de clientes o proveedores directamente desde el banco en QuickBooks Online, una vez que ven el nombre en el campo Descripción, pero la información rara vez está completa.
Un amigo y cliente mío tuvo un accidente de coche esta semana. Mientras lo visitaba en el hospital, me pidió que contactara con algunos de sus clientes, para cancelar algunas citas próximas.
Cuando miré en su archivo QBO para obtener los números de teléfono o e-mails, descubrí que nunca los había introducido.
Información del proveedor
Entonces, ¿cuál es el problema con la información de los proveedores? Digamos que su cliente está en QuickBooks Online, y un gasto aparece en la alimentación del banco de un nuevo Vendedor – uno que no está ya configurado en QBO. Por ejemplo, un gran vendedor conocido a nivel nacional como una tienda de suministros de oficina. QuickBooks Online a menudo muestra el nombre del proveedor en el campo de descripción del banco, ya que saca la información del texto del banco o de la descripción del banco. Pero el campo Beneficiario está en blanco.
El cliente ve el nombre de la tienda en el campo de Descripción y piensa, «Oh, eso era para material de oficina» así que introduce el Gasto en Material de Oficina en el campo ‘Categoría o partido’ y hace clic en Añadir. Lo que acaban de hacer es registrar un gasto en la cuenta de gastos apropiada, pero sin el nombre del beneficiario o del proveedor.
Más tarde, si sacan el registro del Proveedor (Gastos | Proveedores | Tienda de Material de Oficina), no verán esa transacción en el historial del Proveedor porque la transacción fue contabilizada sin el nombre del Proveedor.
Así que, volviendo a mi pensamiento original, cuando veas un nuevo Proveedor en la alimentación del banco, puedes introducir el nombre en el campo Descripción (el campo Proveedor/Receptor) y hacer clic en Tab o Intro. Aparece una ventana emergente llamada «Nuevo Nombre», y Tipo:Acreedor.
En este punto, la mayoría de la gente sólo hace clic en «Guardar», pero la mejor práctica es hacer clic en el enlace azul «Detalles». Este enlace le lleva al registro completo del Proveedor, donde puede registrar el nombre del Proveedor, la dirección, el teléfono, el correo electrónico, introducir las condiciones de pago, un número de cuenta, comprobar si el Proveedor es o no un Proveedor 1099, e incluso añadir algunas Notas o adjuntar un documento.
Mucha gente se salta la introducción de todos los datos, pensando que están ahorrando tiempo, o realmente no piensan en ello en absoluto. Sugiero que tener los datos completos del Proveedor es valioso por muchas razones, tales como:
- Puede que tengas que llamar o enviar un correo electrónico al vendedor en algún momento, es muy fácil buscar su información de contacto en QBO.
- Haces un informe de Cuentas por Pagar porque quieres ver a quién le debes/cuánto debes/cuándo se deben los pagos. Si no ha completado el campo «Condiciones» en el registro de proveedores, las fechas de vencimiento del informe de proveedores son menos significativas.
- Quiere preparar 1099 al final del año, pero descubre que ninguna de las casillas «Rastrear pagos para 1099» han sido marcadas para sus Proveedores Contratistas Independientes. Ahora tienes que abrir y editar cada una para añadir la casilla de verificación.
Información del cliente
Ahora veamos los campos de información del cliente. Claro, puedes crear un nuevo registro de cliente con sólo introducir el nombre de la empresa en el primer recuadro. La mejor práctica es completar todos los campos, incluyendo el nombre y el apellido, la dirección completa, el correo electrónico y el teléfono.
Mire los otros campos y decida si son útiles, como el método de pago preferido, el método de entrega preferido, las condiciones y más. ¿Sabía que puede agregar archivos adjuntos a un registro de cliente, como un contrato firmado? Utilice el campo Notas para introducir las indicaciones para llegar a su oficina o el nombre del director de la misma.
Tener la información completa del registro del cliente tiene muchos usos:
– En caso de que su contable o contador necesite ponerse en contacto con el cliente para decirle que está en el hospital.
– Un campo de Términos completado calculará automáticamente la fecha de vencimiento de una factura.
– El campo Información de impuestos es útil si son clientes exentos del impuesto sobre las ventas.
– El campo Idioma permite enviar facturas en diferentes idiomas.
– El campo «Attachments» permite añadir documentos útiles al registro del cliente.
– La pestaña de información adicional tiene un campo «Tipo de cliente» que puede ser útil para la presentación de informes personalizados.
Conclusión
Entrena a tus clientes para que se tomen el tiempo de crear registros completos de proveedores y clientes. El tiempo invertido valdrá la pena en formas inesperadas.
Artículos relacionados
Aprovechando al máximo las reglas del banco QBO
Cómo añadir el entrenamiento de QuickBooks a su práctica
Jody Linick es una contable certificada por la AIPB, una asesora profesional certificada por QuickBooks® y miembro de la red de entrenadores/escritores Intuit. Su compañía, FitBooks Pro (antes llamada Linick Consulting), se especializa en servicios de contabilidad a distancia para empresas de servicios profesionales que utilizan QuickBooks Online. Puedes encontrar su serie de publicaciones en el blog aquí.