Si el flujo de trabajo y la eficiencia son una prioridad máxima y usted está interesado en identificar las áreas donde los procesos podrían mejorarse antes de que llegue la temporada de impuestos, ahora es el momento de revisar cuatro pasos clave en el proceso de trabajo de los impuestos.
El primer paso que se puede mejorar es la forma de reunir los documentos cuando se incorporan a la práctica. Una vez reunidos los documentos, el examen de la forma en que se procesa el trabajo y se almacenan los archivos es seguido por el escrutinio de su(s) método(s) de entrega.
Reunir
Para lograr la máxima eficiencia al reunir los documentos, será necesario racionalizar y sistematizar la forma en que se identifican, nombran y archivan. El software de reconocimiento de formularios ayuda en esta área, al igual que el software de gestión de documentos, los portales web y el software de flujo de trabajo. Las empresas más exitosas manejan sistemáticamente los documentos de la misma manera, no son difíciles de localizar porque siempre se nombran y archivan correctamente.
Proceso
La segunda área a examinar es cómo su empresa procesa el trabajo de los impuestos. Esta área se ve muy afectada por los pasos necesarios para encontrar y abrir documentos digitales, así como por la forma en que se notifica al siguiente en línea cuando el archivo está listo. Asegurarse de que todos los documentos que respaldan la participación de un cliente estén organizados y a su alcance siempre que se necesiten tiene un gran impacto en el flujo de trabajo y la eficiencia.
Las carpetas de trabajo digitales organizan documentos de todo tipo y formato. Lo ideal es que cada documento fiscal se escanee por adelantado, que otros tipos de documentos dentro de las carpetas de trabajo se mantengan en su formato de archivo nativo y que los documentos estén ubicados en un lugar central y sean accesibles para varias personas simultáneamente. Las herramientas dentro de un editor de PDF, como los marcadores de tic, las firmas y una calculadora que permite pegar una cinta de notas en el papel de trabajo, pueden simplificar el proceso. Los programas informáticos de flujo de trabajo ayudan en esta fase del trabajo actualizando el estado de la progresión del proyecto e informando a la siguiente persona en línea para trabajar en el archivo de impuestos que el proyecto está listo para ella.
Almacenar
Los documentos que se almacenan deben ser seguros, tener una estructura de indexación simple y ser fáciles de recuperar. Lo ideal es que las declaraciones de impuestos completas y la documentación de apoyo se almacenen digitalmente con reglas de retención basadas en el tipo de documento e independientes de las aplicaciones de software utilizadas para crearlos. Los documentos y el trabajo de impuestos almacenados como un único PDF con marcador de búsqueda conserva su integridad a lo largo del tiempo. El almacenamiento de documentos de esta manera permite una rápida recuperación y facilita la entrega. Cuando se aplican las normas de retención y con el fin de aislar aún más su práctica del riesgo, se le debe avisar para que retire los documentos que han llegado al final de su período de retención requerido. El almacenamiento digital, como se describe aquí, reducirá la dependencia de la práctica del almacenamiento en papel, quizás eliminándola.
Entregar
El último paso en el trabajo fiscal es la entrega de la declaración de impuestos al cliente. La capacidad de entregar eficientemente la declaración de impuestos en la forma que los clientes prefieran sin tener que trabajar en un proceso de entrega largo y costoso es fundamental. Cuando los documentos y el trabajo de impuestos de un cliente se almacenan de la manera descrita en este artículo, como PDF con marcador de búsqueda, una búsqueda de palabras localizará instantáneamente el documento para su entrega. La entrega a través de un portal web o de un correo electrónico seguro es la forma más segura, eficiente y rentable de realizar esta tarea.
¿Quieres dirigir tu empresa a través de una lista de control de preparación para la temporada de impuestos de Reunir, Procesar, Almacenar y Entregar? Consigue una aquí: Lista de control para reunir, procesar, almacenar y entregar.