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Aprovechando la calidad de las pequeñas auditorías

En el competitivo mercado actual de la auditoría, no podemos permitirnos estas y otras políticas de documentación “agradables”, por lo que ahora es necesario modificarlas para seguir siendo competitivos.

Cuando crecí en la profesión de contador, trabajé para una firma internacional de contadores públicos. Esto fue cuando no había muchas normas de contabilidad o auditoría. Fiel a la naturaleza conservadora de nuestros contadores, la firma estableció pautas de práctica y políticas para los compromisos de auditoría en ausencia de normas profesionales.

Aprovechando la calidad de las pequeñas auditorías
Aprovechando la calidad de las pequeñas auditorías

Estas directrices conservadoras dieron forma al futuro de la práctica de muchos de los empleados de la empresa, así como a las normas de la profesión de auditoría en la actualidad. La planificación efectiva de la auditoría, el desarrollo de estrategias de auditoría y la estandarización de la documentación de compromiso comenzó en esos tiempos.

Los tiempos han cambiado, sin embargo, y también lo han hecho algunas de las directrices que los auditores de pelo gris hemos apreciado y mantenido en nuestros corazones! Por ejemplo, a algunos de nosotros se nos dijo que los archivos de compromiso debían contener documentos de trabajo para cada balance de la cuenta del libro mayor, incluso si eran inmateriales o de saldo cero.

Al encabezar el documento de trabajo, se enumeraba un saldo pequeño o cero de la balanza de prueba y se indicaba algo como “Saldo no material; no se considera necesario ningún otro trabajo”. Una vez que el saldo de la cuenta se indizó y se hizo una referencia cruzada, se requirieron las iniciales de un preparador y un revisor, junto con las fechas de su participación. ¿Le suena a alguien?

Sólo toma 5 minutos hacer estas cosas que nos dijeron. Hacerlas por 20 o más papeles de trabajo, sin embargo, puede costar 100 o más minutos innecesarios y desperdiciados en cada compromiso! Tal vez la empresa para la que trabajé hace décadas podría pagar estos costos en nombre de la calidad.

Sólo la suficiente documentación de auditoría

Dado que muchas empresas de contadores públicos utilizan guías de auditoría adquiridas a los principales proveedores en papel o en formato electrónico, sus programas de auditoría, formularios, listas de comprobación, correspondencia y formatos de documentos de trabajo para balances de prueba, calendarios de entrega, procedimientos analíticos y otra documentación se obtienen de esas guías. Algunas empresas han preparado la documentación de auditoría en hojas de cálculo Excel y otras siguen utilizando algunos documentos de trabajo estándar en formato impreso.

La clave para preparar “suficiente documentación de auditoría”, independientemente del formato que se utilice, es adaptar la documentación de auditoría para apoyar los procedimientos basados en el riesgo para cada compromiso, tanto en la fase de planificación como en la de ejecución de un compromiso. En el caso de las auditorías de mayor envergadura que requieren más personal de contratación, la normalización de la documentación de auditoría tiene ventajas. La normalización evita perder tiempo en aprender a cumplir con las preferencias de los diferentes supervisores y asociados.

La capacitación del personal en el trabajo, el tiempo de supervisión y examen y el tiempo de recapitulación del compromiso pueden reducirse a menudo al mínimo como resultado de la utilización de documentación estándar. Aunque algunos de los mismos beneficios de la normalización son posibles en las auditorías más pequeñas, las ayudas de práctica estándar no modificadas, la correspondencia y los documentos de trabajo pueden dar lugar a mucho más trabajo del necesario.

Los cargos por tiempo de auditoría pueden reducirse en las auditorías más pequeñas eliminando las ayudas de práctica y los documentos de trabajo innecesarios, utilizando memorandos que describan el trabajo realizado y los resultados en lugar de los documentos de trabajo o los calendarios tradicionales, y limitando los procedimientos realizados y documentados en los documentos de trabajo al mínimo requerido por las normas de auditoría.

Cambiando el curso de las cosas

Perdóneme por adelantado, porque lo que voy a decir probablemente juguetea con algunos de sus sistemas de creencias, con suerte, podrá identificarse conmigo. Me gusta hacer las cosas a mi manera porque ha funcionado durante décadas. Mis sistemas de defensa profesionales están alojados en esta filosofía: “Si no está roto, no intentes arreglarlo”.

Para que el cambio produzca una mayor calidad de la auditoría y una mayor rentabilidad del compromiso, debemos considerar el cambio de algunas de nuestras viejas formas de hacer las cosas. Con “nosotros” me refiero a todos los auditores, pero específicamente a los socios y profesionales únicos de las pequeñas empresas de contabilidad.

Durante más de cuatro décadas de presentar seminarios en vivo y entrenamiento de webinar, las quejas del personal de la firma CPA están indeleblemente grabadas en mi memoria. ¿Cuál es su mayor queja? Es que sienten que muchos socios y profesionales únicos universalmente atribuyen a la filosofía de vida de Frank Sinatra, “¡Lo hice a mi manera!”

Tal vez mejor dicho, es la queja de que los líderes de la empresa CPA rara vez están dispuestos a cambiar su forma de hacer las cosas, a pesar de que el personal ha encontrado una mejor manera! “Si no está roto, no lo arregles”, algunos de nosotros podemos seguir diciendo.

Obviamente, el cambio por el cambio no es lo que buscamos. Sin embargo, cambiar la forma y el contenido de algunos de nuestros documentos de auditoría representa una gran oportunidad para reducir los gastos de tiempo en todos los compromisos de auditoría, en particular los más pequeños.

A Pocas Especificaciones

Los balances de prueba de trabajo, ya sean compilados en papel o en formato electrónico, se preparan sobre la base del plan de cuentas del cliente. El número de cuentas del libro mayor determina si las hojas de plomo son beneficiosas.

En los encargos de mayor envergadura, las hojas de plomo facilitan la realización de los procedimientos en las clasificaciones de los estados financieros al enumerar todas las cuentas para orientar al personal de auditoría asignado. La agrupación de cuentas en hojas de plomo suele facilitar la preparación de los estados financieros; sin embargo, la mayoría de los sistemas informáticos de auditoría y/o contabilidad también cumplen esta función. La verdad es que en las auditorías más pequeñas, las hojas de plomo pueden contribuir a la labor de preparación y examen de los documentos de trabajo, aunque a menudo ofrecen pocos beneficios adicionales.

Un procedimiento inicial durante la planificación del compromiso es el cálculo de la importancia relativa global, la declaración inexacta tolerable y el límite inferior de los elementos individualmente significativos teniendo en cuenta el nivel de riesgo evaluado a nivel de los estados financieros. Las normas de auditoría se refieren a esto como “riesgo comercial”.

El límite inferior para los elementos individualmente significativos a nivel de los estados financieros se utiliza para leer o escanear la actividad de la cuenta del libro mayor para determinar transacciones y cantidades inusuales, asientos del libro mayor y saldos de cuentas más pequeños para los que no es necesario realizar más que procedimientos analíticos básicos. La evaluación de los niveles de riesgo de incorrecciones materiales en los niveles de clasificación de las cuentas también impulsa los cálculos de los límites inferiores de las partidas individualmente significativas para las clasificaciones materiales de los estados financieros, es decir, las partidas que deben ser auditadas al 100%.

Normalmente no es necesario preparar documentos de trabajo o calendarios para las cuentas del libro mayor que estén por debajo de estos límites inferiores calculados, a menos que exista alguna razón cualitativa para hacerlo, como una transacción de una parte relacionada o el saldo de una cuenta, o una cuenta afectada por un convenio de préstamo restrictivo. Dicho de otro modo, los gastos de auditoría aumentan innecesariamente si un funcionario realiza y documenta procedimientos innecesarios en un documento de trabajo innecesario.

Algunos consejos para pequeños encargos de auditoría

1. Modificar las ayudas de práctica compradas . Si bien la mayoría de las editoriales incluyen las palabras “pequeña empresa” en los títulos de algunas de sus guías de auditoría, por lo general se trata de paquetes de “talla única”. Para evitar la pérdida de tiempo por parte del personal contratado que realiza procedimientos innecesarios, las ayudas para la práctica, la correspondencia y otra documentación deben ser modificadas por los responsables del contrato (socios y profesionales únicos) en función de la naturaleza, el tamaño y la complejidad de cada entidad informante y de los resultados de los procedimientos de evaluación de riesgos.

2. Determinar la documentación necesaria para cada combate. Por ejemplo, el cumplimiento de las Normas de Auditoría Aclaradas sobre pequeñas auditorías, en particular las normas de evaluación de riesgos, puede lograrse con procedimientos y documentación mínimos. A continuación se presentan algunas ilustraciones:

– Preparando y entregando una carta de compromiso.

– Completar una evaluación de aceptación y/o retención de clientes.

– Leyendo o escaneando la actividad de las cuentas del libro mayor en busca de asuntos inusuales y documentando los resultados en una hoja de cálculo de varias columnas.

– Preparando diagramas de flujo, memorandos u otra documentación de control interno.

– Realizar y documentar sistemas de procedimientos de recorrido que puedan proporcionar grandes cantidades de pruebas sustantivas dadas las circunstancias del combate.

– Realizar y documentar los procedimientos analíticos más eficaces y prácticos para evaluar la razonabilidad de las afirmaciones de los estados financieros.

– Evaluar y documentar el riesgo para cada clasificación de estados financieros materiales como una unidad (en lugar de para afirmaciones individuales).

– Elaborar y documentar una estrategia de auditoría para la clasificación de cada uno de los estados financieros importantes.

– Calcular y documentar las declaraciones erróneas tolerables mediante la clasificación de los estados financieros basada en los niveles evaluados de riesgo de declaración errónea importante.

– Tomar y documentar las decisiones más eficientes de no muestreo y muestreo relativas a las características de las unidades en las clasificaciones de los estados financieros.

– Preparar un documento de planificación o un memorando para resumir los procedimientos de evaluación de riesgos y orientar las reuniones del equipo de intervención.

– Modificar las pruebas de los programas de auditoría de saldos para las respuestas de auditoría relacionadas con los riesgos y circunstancias del compromiso.

– Obtención de una carta de representación de la administración y discusión de los contenidos con la administración y las personas encargadas de la gestión.

Esta pequeña documentación de auditoría puede prepararse eficazmente utilizando programas de procesamiento de textos, hojas de cálculo electrónicas y diversos tipos de programas de contenedores de archivos o de auditoría. Sin embargo, es probable que no utilice la inteligencia artificial, la auditoría en la nube, la cadena de bloques, el análisis de grandes datos u otra tecnología nueva y de alto costo.

3. 3. Estandarizar la documentación básica de auditoría . Cierto grado de normalización de la naturaleza y el contenido de la documentación de auditoría, aprobada por los responsables de los encargos, permite estructurar las modificaciones debidas a los riesgos y las circunstancias de los distintos encargos, en particular en las auditorías de menor envergadura. La normalización de la documentación básica de la auditoría también elimina algunas preferencias individuales de los jefes de contratación de la APC y da lugar a un menor tiempo de capacitación para el nuevo personal de contratación de auditoría.

Conclusión

Los auditores, por supuesto, siempre deben mirar hacia adelante para encontrar mejores formas de servir a sus clientes. La innovación electrónica ha creado y sigue proporcionando, increíbles oportunidades para el futuro de la profesión de auditoría.

Para maximizar tanto la alta calidad como la rentabilidad en las auditorías más pequeñas, y para preparar la suficiente documentación, es sumamente importante no “poner el carro delante del caballo”, es decir, asumir que la nueva tecnología será igualmente eficaz y eficiente para la planificación, los procedimientos y la documentación de las auditorías de todos los tamaños.

El primer orden de servicio para los auditores de entidades pequeñas o grandes es planificar, realizar y documentar cada encargo de la manera más eficaz y eficiente. Los auditores deben estar abiertos a los avances tecnológicos y a las nuevas aplicaciones de auditoría electrónica, pero el uso de la nueva tecnología debe considerarse en función de su costo/beneficio en relación con la naturaleza, el tamaño y la complejidad de los encargos de auditoría individuales.

Las formas de realizar auditorías de alta calidad y eficientes de mayor tamaño no son necesariamente las formas de realizar auditorías más pequeñas. El juicio profesional de un auditor en cada compromiso todavía guía el camino y mantiene las primeras cosas en primer lugar!