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Aprovechando la calidad de las pequeñas auditorías – Parte 8

En la octava entrega de nuestra pequeña serie de rentabilidad de la auditoría, discutiremos cómo reducir los excesos de presupuesto y mejorar la gestión del tiempo al realizar los resúmenes.

Introducción

Aprovechando la calidad de las pequeñas auditorías – Parte 8
Aprovechando la calidad de las pequeñas auditorías – Parte 8

Como han aprendido muchos auditores, la mayor parte del tiempo perdido y los excesos de presupuesto se producen durante la fase de finalización de un compromiso. Si se examinan detenidamente las razones de ello, a menudo se observa que no se realizan las actividades y procedimientos del contrato en los momentos más oportunos. En resumen, el hecho de no planificar eficazmente un compromiso empuja los problemas a la fase de ejecución y, por lo general, a la fase de finalización. En este artículo se revelarán algunos secretos para concluir pequeños encargos de auditoría en un tiempo récord.

Si bien puede haber muchas actividades que contribuyan a la conclusión oportuna y eficiente de los encargos de auditoría, pequeños o grandes, estas funciones son esenciales:

Comunicar siempre los términos del compromiso

En un artículo anterior de esta serie, traté la importancia de la participación del líder del compromiso (socio, profesional único) en la entrega y el debate de la carta de compromiso con la dirección y las personas encargadas de la gobernanza.

La sección AU-C 210 de las Normas de Auditoría Aclaradas indica que, a menos que cambien las condiciones del contrato, sólo es necesario un recordatorio por escrito de las condiciones del año anterior. Sin embargo, aunque comunicar simplemente un breve recordatorio puede parecer eficiente, en realidad puede hacer que el proceso sea más largo. El propósito principal de una carta de encargo es aclarar las responsabilidades de la administración y del auditor. Un recordatorio de uno escrito hace un año puede no cumplir este propósito.

A medida que mi cabello se vuelve blanco, las arrugas de mi frente se hacen más profundas y mi pecho se acerca a mi cintura, mi memoria también parece estar afectada. Incluso cuando celebré el primer aniversario de mi 39º cumpleaños hace años, recordar claramente todos los problemas relacionados con el compromiso de auditoría de un año anterior era a veces un desafío. Estos lapsos de memoria, he descubierto, también existen para el personal de gestión de muchos clientes a los que he prestado servicios. En el raro caso de una impugnación contra una firma de contadores públicos, podemos encontrar que su memoria de los términos de un año anterior ha desaparecido totalmente.

Crear una nueva carta de compromiso cada año y presentarla a la dirección por teléfono o por videoconferencia puede requerir de 20 a 30 minutos del tiempo facturable de un líder. Este es un pequeño precio a pagar a cambio de obtener información actual importante que afecta a la auditoría y de proporcionar una defensa proactiva contra los malentendidos y los recuerdos fallidos que puedan surgir en el futuro.

Evita el método SALY de planificación

Muchos de nosotros hemos oído a un supervisor decir: “Mira la documentación de la última vez que se realizó el procedimiento y haz lo mismo”. Este es el método “igual que el año pasado” (SALY). Durante uno de mis seminarios en vivo, una participante compartió que había aprendido que el método SALY puede convertirse en el método MILY, es decir, se lo perdió el año pasado. Esto sucedió cuando los procedimientos y la documentación del período anterior no eran correctos y ella los replicó mientras realizaba la auditoría actual. ¡Adivina quién tuvo la culpa!

En particular para los procedimientos de evaluación de riesgos, utilizar el método SALY y no basar la estrategia y el plan de auditoría en hechos y circunstancias actuales no dará la nota de “alta calidad”. La realización de cálculos de materialidad, la toma de decisiones por muestreo, el desarrollo de estrategias de auditoría para clasificar los estados financieros, la modificación de los programas de auditoría y la planificación de la documentación de auditoría deben basarse en hechos y circunstancias actuales. El resultado será tanto la calidad como la eficiencia.

Considerar la posibilidad de normalizar la documentación de auditoría

En varios de mis seminarios de auditoría, los participantes discuten los beneficios de la normalización de la documentación de auditoría, tanto las ayudas de práctica como los documentos de trabajo. Las encuestas informales indican que alrededor de la mitad está a favor de la normalización y la otra mitad en contra.

La razón más común para apoyar la normalización es la eliminación de las preferencias personales de los líderes del compromiso. Esto facilitaría que el personal de contratación preparara la mayor parte de la documentación de la misma manera en muchas contrataciones, aunque se realicen para diferentes líderes.

Otros argumentaron, sin embargo, que la normalización podría restringir sus oportunidades de eliminar o modificar la documentación para aumentar la eficiencia.

Entonces, ¿cuál es la respuesta? Si bien la naturaleza y el alcance de la documentación de la auditoría son ciertamente únicos para cada compromiso, hay un punto medio en este debate. Las ayudas prácticas adquiridas de las principales editoriales deben, por supuesto, modificarse en función de los riesgos y otras circunstancias de cada compromiso individual. Los documentos de trabajo pueden normalizarse para las principales clasificaciones de cuentas, al menos en lo que respecta a los plazos de entrega o los calendarios principales, a fin de facilitar la creación de otra documentación que pueda ser más eficiente.

Por ejemplo, las hojas de plomo normalmente facilitan la organización de la documentación de auditoría en los compromisos más grandes. Es probable que un balance de prueba de trabajo sea más eficaz y eficiente en las auditorías más pequeñas. Las plantillas pueden modificarse fácilmente para las circunstancias de cada compromiso, y las plantillas normalizadas de documentos de trabajo en Excel pueden proporcionar esta base.

Maximizar el tiempo de trabajo en el campo

Siga este escenario (muchos contadores a cargo lo han experimentado). Al encargado le quedan dos o tres días para concluir la auditoría en las instalaciones del cliente. Cerca del final del día, el Director Financiero informa al encargado que la junta directiva se reunirá los próximos tres días en la sala de conferencias que actualmente ocupa el personal de la firma de contadores públicos. También informa al encargado que no hay otro espacio de trabajo disponible para el equipo de contratación.

Mientras el equipo está empacando para salir, el encargado le pide al CFO los 38 horarios y la información de apoyo que el CFO se ha comprometido a preparar. Responde que ha tenido que prepararse para la reunión de la junta directiva y que ninguno de los horarios prometidos se ha completado.

Volviendo a la oficina de la firma de contadores públicos al día siguiente, el contador a cargo recibe un correo electrónico de otro líder del compromiso con una lista de notas de revisión de último minuto que deben ser aclaradas inmediatamente para que su informe de auditoría pueda ser emitido. Mientras el encargado trata de encontrar a sus dos asistentes de contratación para comenzar a reunir información para redactar los estados financieros y las notas a pie de página, se entera de que otro socio los ha asignado a una de sus auditorías. Y así va la conclusión del contable encargado de la auditoría en curso. Aquí viene el exceso de presupuesto.

Un socio gerente de una empresa mediana de contadores públicos requería que sus gerentes de auditoría estudiaran los registros de tiempo y facturación para determinar las causas de los altos porcentajes de cargos por tiempo de auditoría no facturables. Rápidamente se dio cuenta de que problemas como los descritos anteriormente estaban en la raíz.

Como resultado, exigió que se completaran y revisaran sobre el terreno todas las auditorías, los estados financieros y las notas a pie de página. Su mandato era severo: No volver a la oficina hasta que el informe esté listo para ser emitido.

Aunque tomó la mayor parte del año, los líderes de compromiso y los contadores a cargo de esta firma comenzaron a “planear para terminar”. Esta es mi sugerencia para ti.

Comenzar a planificar con 60 a 90 días o más de antelación a la fecha de presentación de informes, reunirse con la administración del cliente antes de que comience la planificación de la contratación y capacitar al personal del cliente para preparar los calendarios y reunir información mucho antes de la fecha prevista para el trabajo de campo fueron algunos de los medios para el fin. Y funciona: Después del rocoso proceso de transición, los cargos por tiempo en las auditorías se redujeron cerca del 15 por ciento para la mayoría de los compromisos en esta empresa.

¿El resultado final? Incluso si la auditoría no puede ser completamente envuelta en el campo, haz los arreglos para permanecer tanto tiempo como sea posible. Esta es una clave importante tanto para la calidad como para la eficiencia.

Conclusión

Como se ha tratado en varios artículos de esta serie, la participación continua del líder del compromiso es una clave importante para el compromiso de la auditoría y la rentabilidad de la empresa CPA. Desde la entrega inicial de la carta de compromiso, a lo largo de la ejecución y en la fase de finalización, la participación “práctica” del líder da lugar a que se tomen las decisiones correctas en los momentos adecuados.

El contacto y la comunicación temprana con el personal del cliente allanan el camino para un flujo de trabajo organizado y sin problemas durante el compromiso. La “planificación para el acabado” permite que las auditorías pequeñas y grandes se completen en un tiempo récord.