Usted puede ser una de las decenas de miles de firmas de contadores públicos más pequeñas que realizan auditorías más pequeñas cuestionando cómo puede sobrevivir a la competencia por auditorías más pequeñas con firmas más grandes que pueden permitirse enormes inversiones en tecnología. La verdad es que lo hemos hecho antes y podemos hacerlo de nuevo!
Como tal, hemos ideado una serie de artículos para darle la confianza y la dirección que necesita. Aquí están los temas de esta serie de artículos aprovechando las pequeñas auditorías sin grandes inversiones tecnológicas :
- Considerando algunas condiciones previas prácticas para las auditorías más pequeñas.
- Aplicando normas de control de calidad para maximizar la calidad y la eficiencia de las pequeñas auditorías.
- Maximizar la eficiencia abandonando la tradición y recogiendo el mínimo de pruebas, tanto para la calidad como para la eficiencia.
- Capacitar y equipar al personal para realizar auditorías menores de calidad.
- Preparar la documentación estándar mínima sobre las auditorías más pequeñas.
- Maximizar la participación de los líderes del compromiso en las auditorías más pequeñas.
- Simplificando los procedimientos de examen de los compromisos.
- Cerrando pequeños encargos de auditoría en tiempo récord.
- Vendiendo las ventajas de servicio de la pequeña empresa CPA.
- Planificar auditorías más pequeñas en el futuro con aplicaciones tecnológicas prácticas y rentables.
Una mirada al futuro
Algunos lectores tal vez recuerden la introducción de la auditoría basada en el riesgo en el decenio de 1980. En realidad, la teoría comenzó mucho antes, pero fue en esos años que algunas empresas reunieron el valor para intentarlo.
La auditoría basada en el riesgo amenazó con destruir el club de los «Auditores de Balances». Para algunos, parecía una amenaza a la calidad de la auditoría. Con el tiempo, un número creciente de firmas comenzaron a beneficiarse de estos nuevos conceptos y, al mismo tiempo, a producir auditorías de alta calidad, por lo que ya no podíamos permitirnos recoger pruebas de auditoría hasta que alcanzáramos altos niveles de suficiencia y nos llenáramos de esa sensación de «cálido resplandor».
La verdad era que todavía podíamos buscar ese adictivo brillo cálido, pero empezamos a reconocer que no podíamos hacerlo de forma competitiva o rentable. Aún así, en la mayoría de las auditorías pequeñas, las preferencias de muchos líderes de firmas de contadores públicos perpetuaron los patrones de recolección de pruebas del pasado y continuaron los enormes excesos presupuestarios.
Otras empresas, sin embargo, comenzaron a responder con pancartas en alto que decían: «¡Sobreviviremos y prosperaremos haciendo pequeñas auditorías de alta calidad!» Más que eso, estas firmas se propusieron aplicar los nuevos conceptos de evaluación de riesgos, y eventualmente los nuevos estándares de auditoría, en auditorías más pequeñas y aún así ganar dinero!
El cliché, «Donde hay voluntad hay un camino», se convirtió en su lema. Muchas de estas empresas surgieron de las dos décadas siguientes equipadas para competir con empresas más grandes que estaban fuertemente invertidas en tecnología. Así que, ¡aquí estamos de nuevo!
En lo que respecta a las auditorías de las entidades más pequeñas, es hora de mirar los éxitos del pasado y aplicarlos al futuro! Este es el propósito de esta serie de artículos mientras consideramos cómo minimizar las inversiones en tecnología, producir calidad de auditoría, competir con empresas más grandes y ganar dinero en auditorías más pequeñas!
Definición de una auditoría menor
La literatura de auditoría no define una auditoría más pequeña. Obviamente no son nuevas noticias, ¡una auditoría más pequeña es una auditoría de una empresa más pequeña! Así que, consideremos la naturaleza de una entidad más pequeña. El Marco de Informes Financieros para Pequeñas y Medianas Entidades (FRF para PYMES) de la AICPA proporciona alguna orientación.
Los principios contables del marco indican que la determinación de una pequeña empresa es relativa a su naturaleza o características. He aquí algunas de las características aplicables a una empresa o entidad más pequeña del FRF para las PYMES:
- La entidad puede estar estrechamente vinculada, dirigida por su propietario o director
- La mayoría del personal de gestión de la entidad no tiene intención de presentar ninguna solicitud a la SEC
- La administración y/o los propietarios de la entidad se basan en un conjunto de estados financieros para confirmar sus evaluaciones del rendimiento, las corrientes de efectivo y de lo que la entidad posee y lo que debe
- La entidad no opera en una industria en la que la entidad participe en transacciones que requieran una orientación contable altamente especializada, como las instituciones financieras y las entidades gubernamentales
- La entidad no realiza transacciones demasiado complicadas
- La entidad no tiene operaciones extranjeras significativas
- Los usuarios clave de los estados financieros de la entidad tienen acceso directo a la administración de la entidad
Los usuarios de los estados financieros de la entidad pueden tener mayor interés en las corrientes de efectivo, la liquidez, el estado de la solidez de la situación financiera y/o la eficacia del uso de los recursos de la entidad. Los estados financieros de la entidad respaldan las solicitudes de financiación bancaria cuando el banquero no basa una decisión de préstamo únicamente en los estados financieros, sino también en las garantías disponibles u otros mecanismos de evaluación no relacionados directamente con los estados financieros.
Algunas características operativas de una entidad más pequeña
Una característica primordial de una entidad más pequeña es el número de personal de contabilidad que emplea y al que puede asignar actividades de control interno. Una entidad más pequeña será normalmente una con uno a tres o cuatro empleados de contabilidad.
Desde el punto de vista operativo, una pequeña empresa puede tener algunas o todas estas características:
- Los controles a nivel de las entidades, o los controles operacionales clave, suelen ser realizados por una o unas pocas personas
- La segregación de las tareas de contabilidad suele ser limitada debido al reducido número de empleados
- Las políticas y procedimientos son generalmente informales y no están documentados formalmente
- El software de contabilidad suele ser básico y listo para usar
- El personal de gestión puede tener conocimientos limitados de contabilidad
- El riesgo de que la administración anule los controles internos puede ser alto
- El personal de contabilidad y las personas encargadas de la gestión pueden tener una formación contable y/o una experiencia comercial limitada
- Los empleados pueden tener fácil acceso a los activos de la entidad
Una definición práctica de una auditoría menor
La auditoría de una entidad más pequeña con las características descritas anteriormente, puede requerir posiblemente 50 o 60 horas o incluso varios cientos de horas.Se trata de la auditoría de una entidad más pequeña que puede poseer algunas de las características descritas anteriormente.
Por lo general, la entidad más pequeña empleará un número limitado de personal de contabilidad y será operada y administrada por una o pocas personas. Las estrategias y planes de auditoría más pequeños incorporarán los requisitos de las Normas de Auditoría Aclaradas y se centrarán en la práctica en las formas de maximizar la eficiencia utilizando únicamente determinadas aplicaciones tecnológicas.
Conclusión
El logro de una alta calidad de auditoría siempre ha comenzado con el reconocimiento de la naturaleza y las características de una entidad informante. La adaptación de los procedimientos de contratación y la documentación a los riesgos y circunstancias de la entidad informante ha sido la clave para maximizar los beneficios de las auditorías de menor envergadura. Para la mayoría de las auditorías pequeñas, la buena noticia es que esta sigue siendo la clave del éxito.
El próximo artículo de esta serie tratará de las condiciones previas para las auditorías más pequeñas que proporcionan un marco para maximizar tanto la calidad como la eficiencia de las auditorías.