¿Ha intentado usar las reglas bancarias en QuickBooks Online (QBO)? Son una maravilla y realmente pueden ahorrar tiempo de entrada de datos.
¿Qué hacen las reglas bancarias? Las reglas bancarias pueden agregar automáticamente transacciones a un registro de cuentas.
Además, Rules can:
– Tener Clases
– Tiene divisiones
– Ser priorizado, copiado, editado, exportado o importado a otros archivos QBO
En lugar de explicar paso a paso cómo usar las Reglas, aquí hay un enlace a los Tutoriales de QuickBooks que explica las Reglas, y muestra cómo configurarlas.
Ejemplos de uso de las reglas
Tengo reglas establecidas en la mayoría de los archivos QBO en los que trabajo. Las reglas pueden marcar las transacciones en la alimentación del banco (¡Genial!), o añadir automáticamente las transacciones directamente al registro para que nunca tengas que verlas (¡Impresionante!).
Cuando una transacción en la alimentación del banco coincide con una Regla, se muestra un botón verde de «Regla» en la columna de Categoría o Coincidencia. Simplemente haga clic en Agregar para mover la transacción al registro de la cuenta.
Mejor aún, puedes establecer una regla de «Añadir automáticamente a mis libros», en cuyo caso ni siquiera ves la transacción en la alimentación del banco – ¡va directamente de la alimentación del banco a la caja!
Tenga cuidado cuando establezca una regla de adición automática que es para transacciones que realmente sólo se aplican a una cuenta de gastos.
Buenos candidatos para una regla de auto-adición :
– PG&E (Pacific Gas & Electric) siempre será Utilities
– El New York Times siempre tendrá cuotas y suscripciones.
– FastTrak siempre será Auto:Peajes
Candidatos cuestionables para una regla de auto-agregación :
– Costco. Las compras en Costco podrían ser para suministros, equipos, costo de los bienes vendidos, etc. Es casi imposible predeterminar de antemano qué categoría de gastos utilizar.
– Lo mismo para OfficeMaxOffice Depot, Staples, etc.
Es mejor entrar manualmente en las compras de QBO de estos vendedores cuando se regresa de la tienda con el recibo en la mano, para poder añadir manualmente las divisiones adecuadas. Entonces, cuando la transacción aparezca en la alimentación del banco, será una coincidencia. ¡Mejor aún, usa una aplicación de terceros como ReceiptBank o Hubdoc!
Conclusión
Las reglas bancarias en QBO pueden ahorrarle mucho tiempo, especialmente para los archivos de QBO que están configurados para libros personales o familiares. Cada tienda de comestibles en el área de la familia puede tener una Regla de Comestibles; cada restaurante favorito puede tener una Regla de Comidas; cada gasolinera puede tener una Regla de Auto: Combustible; cada servicio público puede tener una Regla de Servicios Públicos. Para algunos archivos personales-familiares, cuando abro el banco las únicas transacciones que veo son las transferencias que necesito hacer entre la cuenta corriente y la de ahorros. ¡Ahora esa es la manera de trabajar eficientemente! ¡Inténtelo!
Jody Linick es una contable certificada por la AIPB, una asesora profesional certificada por QuickBooks® y miembro de la red Intuit TrainerWriter. Su compañía, FitBooks Pro (antes llamada Linick Consulting), se especializa en servicios de contabilidad a distancia utilizando QuickBooks alojados y QuickBooks Online. Puede encontrar su serie de publicaciones en el blog aquí.
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