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Aprovechando al máximo la mezcla del bufete de abogados

Por Fred B. Miller II

Muchos bufetes de contabilidad se relacionan regularmente con bufetes de abogados y organizan o asisten a eventos con un grupo de abogados con el fin de ampliar la práctica respectiva de cada bufete o persona. Por lo general, una buena parte de los recursos de una empresa se destinan a estas reuniones o eventos de establecimiento de contactos, tanto en dinero como en tiempo; sin embargo, pueden ser mucho más rentables que muchas otras actividades de desarrollo empresarial y comercialización con un par de simples pasos. El reto es cómo hacer que estos eventos tan agradables den los resultados que queremos. Realmente hay tres claves para el éxito.

Aprovechando al máximo la mezcla del bufete de abogados

#1 – Enfoque

Asegurarse de que los profesionales de todos los niveles (socios, directores, gerentes, asociados) de ambas firmas que se están reuniendo se centren en áreas comunes con perfiles de clientes objetivo compartidos. Por ejemplo, si su empresa de contabilidad quiere construir su práctica empresarial familiar, es probable que no sea eficaz reunirse con abogados que pasan la mayor parte del tiempo atendiendo a los solicitantes de registro ante la SEC. El mismo enfoque se aplica a las industrias, ya que no quiere que un grupo de contadores públicos manufactureros invierta tiempo con abogados de atención médica. Ciertamente, muchos contadores y abogados tienen una práctica diversa y pueden servir a clientes de múltiples industrias como ejemplo, pero estos profesionales deben enfocar su energía y alinear su conversación con los objetivos de este mezclador para sacar el máximo provecho de su participación. Por lo tanto, si el enfoque es en empresas familiares, los profesionales que participan deben centrarse en este segmento de su práctica.

Un ejemplo concreto que puedo recordar fue un grupo de unos siete contadores que querían ampliar su práctica de atención de la salud prestando servicios a más sistemas de salud de tamaño medio y hospitales comunitarios. Se reunieron con ocho abogados de un bufete de 100 abogados que tenían ese tipo de clientes. Huelga decir que identificaron con relativa rapidez algunas conexiones compartidas para aprovecharlas y encontraron algunos nuevos contactos en el curso de un evento de dos horas.

#2 – Preparación Avanzada

Una vez que se estrecha y se tiene el enfoque para el evento de networking o mezclador, entonces la preparación avanzada ayudará a asegurar que sus profesionales aprovechen al máximo el tiempo que pasan juntos con el grupo de abogados. La clave aquí es compartir alguna información específica de fondo sobre cada profesional que asiste al mezclador de ambos lados. Esta información de fondo debe incluir más que sólo dónde fueron a la escuela, cuántos años han estado trabajando, competencias técnicas, y discursos y artículos. Los antecedentes deben incluir clientes clave en el área de interés de la mezcladora y, si es posible, cuánto tiempo pasan trabajando en el área de interés. Las prácticas de los profesionales cambian con el tiempo y lo que están haciendo ahora o han estado trabajando durante los últimos tres a cinco años es lo más relevante. Dado que la mayoría de los profesionales tienen ya preparadas biografías cortas o declaraciones de antecedentes, el simple hecho de añadir algo como lo siguiente a la biografía puede ser realizado rápidamente por un asistente ejecutivo o alguien que coordine el evento para la empresa:

Si asumimos que el foco son los negocios familiares, considere agregar algo como esto:

Tres clientes de negocios familiares actualmente atendidos:

Miller$0027s Heating & Cooling

Compañía XYZ

Compañía ABC

Fred trabaja aproximadamente el xx% de su tiempo atendiendo a clientes de negocios familiares, y el balance de su práctica incluye…
xx% sirviendo a las prácticas médicas…

El resultado final es ser lo más específico y detallado posible y centrar la información biográfica en lo que cada profesional está haciendo ahora o ha estado haciendo durante los últimos años. Estos perfiles deben ser compartidos con cada profesional que participe en el mezclador antes del evento.

#3 – Seguimiento

La tercera y última clave para una mezcla exitosa es crítica para obtener los resultados. La mayoría de nosotros salimos de estas mezcladoras habiendo recogido unas cuantas tarjetas de visita y sintiéndonos bien con la discusión y el esfuerzo invertido en el desarrollo de los negocios. Volvemos a la oficina, ponemos las tarjetas en nuestro escritorio o se las damos a nuestro asistente para que las ponga en nuestra carpeta de contactos o en el sistema CRM (gestión de relaciones con los clientes) de la empresa, y luego nos ponemos a trabajar en un proyecto importante del cliente. En muy poco tiempo, las más de 2 horas que se pasan en el evento conectando e iniciando una relación con una fuente potencial de nuevo trabajo se olvidan, y la oportunidad de obtener resultados desaparece.

Lo primero que debes hacer cuando dejes el evento es enviarte a ti mismo o a tu asistente un correo de voz o dictar un mensaje o cualquier otro medio que uses para grabar tus acciones. Quítatelos de las manos y dáselos a alguien que te ayude a asegurarte de que desarrollarás estos nuevos contactos o tomarás las medidas oportunas para asegurarte de que el contacto permanece en tu pantalla de radar y que inicias un seguimiento oportuno. Su asistente o coordinador de eventos debe capturar lo que usted se comprometió a hacer en el evento y luego encontrar maneras de ayudarlo a mantenerse conectado con estos nuevos contactos. ¿Se supone que debes almorzar con el abogado que conociste y uno de sus contactos en el cliente? ¿Se supone que debes enviar a un nuevo contacto alguna información o un artículo que hayas escrito? Cualquiera que sea tu plan de seguimiento, asegúrate de preparar un registro para que realmente lo cumplas.

Personalmente, escribo en el reverso de la tarjeta de visita del contacto en el evento, y luego dejo un mensaje de voz para mi asistente cuando salgo del evento describiendo todo lo que me comprometí a hacer o lo que el contacto que hice se comprometió a hacer. De esta manera el plan está documentado y puedo empezar a hacer un seguimiento cuando llego a la oficina. Mi asistente tiene la facultad de seguir preguntándome cómo estoy progresando en la lista de elementos que he proporcionado para asegurarse de que estoy cumpliendo con mi plan y mi compromiso. Todos queremos y tenemos la firme intención de hacer un seguimiento y mantener el contacto, pero sin la documentación de las acciones y luego los recordatorios regulares, la buena intención puede fácilmente convertirse en ninguna acción y por lo tanto en ningún resultado.

Sobre el autor:

Fred B. Miller II es el director general y fundador de Bright Light Consulting LLC , una consultoría con sede en Columbus, Ohio, que trabaja con empresas de servicios profesionales con el objetivo de ofrecer una experiencia excepcional al cliente y lograr un crecimiento de dos dígitos. Puede ser contactado en [correo electrónico protegido] .