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Aprende a resaltar filas en Excel en base a duplicados

Como ya sabrá, la función de formato condicional de Excel le permite identificar los duplicados en una columna. Esta técnica requiere cierto conocimiento técnico en ciertas versiones de Excel, pero sólo un par de clics de ratón en Excel 2007 y posteriores. Un lector llamado Chris me preguntó si es posible extender esta funcionalidad no sólo para identificar duplicados en una sola columna, sino para resaltar aún más las celdas adyacentes en la misma fila. En este artículo mostraré primero cómo identificar los valores duplicados en una sola columna, y luego mostraré cómo extender la funcionalidad de la manera que Chris está buscando. Lo haré primero para Excel 2007 y más tarde, pero luego daré instrucciones alternativas para Excel 2003 y Excel 2011 para Mac.

Chris tiene datos estructurados como en la figura 1, así que primero identifiquemos las instancias duplicadas de Joe en la columna A de Excel 2007 y posteriores:

Aprende a resaltar filas en Excel en base a duplicados
  1. Selecciona las celdas A1:A8.
  2. En la pestaña de Inicio de Excel elige Formato condicional, Resalta las reglas de las celdas y luego Duplica los valores.
  3. En este caso, Excel muestra el cuadro de diálogo Duplicate Values y también proporciona una vista previa del formato que se aplicará a la hoja de cálculo, como se muestra en la Figura 1. Observe que el cuadro de diálogo Valores duplicados tiene un doble propósito, ya que puede elegir Valores únicos en lugar de Duplicados.
  4. Si la combinación predeterminada rojo/rosa no es de tu agrado, haz clic en la lista desplegable de la derecha y luego elige Formato personalizado para mostrar un cuadro de diálogo Formato de celdas, desde el que podrás elegir entre varias opciones. Haz clic para confirmar tus opciones.

Figura 1: Utilice el formato condicional para resaltar los duplicados dentro de sus datos.

Aunque es rápido y fácil, este enfoque sólo se aplica a un rango determinado, y no puede afectar a las células fuera del rango que ha seleccionado. Tendremos que cavar un poco más profundo para lograr el objetivo de Chris creando una regla personalizada. La aplicación del formato condicional de esta manera es matizada, así que lee atentamente:

  1. Selecciona las celdas A1:D8. En este caso queremos seleccionar toda la tabla de datos, en lugar de una sola columna.
  2. Elija Formato condicional en la pestaña de Inicio, y luego elija Nueva regla.
  3. Selecciona Usar una fórmula para determinar qué celdas formatear en el cuadro de diálogo Nueva regla de formato.
  4. Ingrese la siguiente fórmula en el campo Formato de valores donde esta fórmula es verdadera:

=COUNTIF($A$1:$A$8,$A1)>1

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La función COUNTIF tiene dos argumentos:

  • Rango: En esto, nuestro rango es las celdas $A$1:$A$8. Los signos de dólar le indican a Excel que mire todas las filas de la primera columna de nuestro conjunto de datos.
  • Criterios: El criterio en este caso es $A1. Fíjate que no hay un signo de dólar delante de la fila. Queremos que Excel mire siempre la columna A, pero que cambie el número de fila para cada fila de nuestro conjunto de datos.

La parte>1 de la fórmula indica a Excel que sólo queremos que se aplique la regla cuando el resultado de la función COUNTIF sea mayor que 1, lo que significa que sólo se formatearán las filas con un valor duplicado en la columna A.

  1. Haga clic en el botón Formato, haga las selecciones de formato que desee y luego haga clic en Aceptar dos veces para aplicar el formato. El resultado final debe ser parecido a la Figura 2.

Figura 2: Las filas con un valor duplicado en la columna A están ahora formateadas.

Cuando se aplica el formato condicional de esta manera, los signos de dólar alrededor de las referencias de las celdas son críticos. Hay un aspecto intangible en el Formato Condicional porque estás introduciendo una fórmula que necesita cubrir múltiples filas. Por lo tanto, si se omite cualquiera de los signos de dólar referenciados por encima del rango que el formato condicional mira, puede desplazarse y como resultado no encontrar los valores duplicados o no resaltar las filas dadas. La vieja cita “Si al principio no tienes éxito, inténtalo, inténtalo de nuevo” definitivamente se aplica al Formato Condicional. Si su regla no funciona como se espera, elija Formato condicional, Editar regla y luego haga doble clic en su regla y verifique su fórmula.

Para replicar la función de Duplicados de Destacados en Excel 2003, como se ilustra en la Figura 3:

1. Selecciona las celdas A1:A8.

2. Elija Formato y luego Formato condicional.

3. Cambiar el valor de la celda es a la fórmula es y luego introducir esta fórmula: =COUNTIF($A$1:$A$8,$A1)>1

4. Haga clic en el botón Formato, elija el formato deseado y luego haga clic en Aceptar dos veces.

Los pasos para resaltar toda la fila son casi idénticos, simplemente seleccione las celdas A1:D8, y luego repita los pasos 2 a 4 anteriores.

Figura 3: Siga estos pasos para resaltar los valores duplicados en Excel 2003.

Puede acceder a la función de formato condicional desde la barra de menú o desde la cinta de Excel en Excel para Mac 2011. Si utiliza la cinta, la identificación de los valores duplicados en Excel para Mac 2011 es idéntica a los pasos de Excel 2007 y posteriores. Los pasos para resaltar las filas con valores duplicados son ligeramente diferentes:

  1. Selecciona las celdas A1:D8.
  2. Elija Formato condicional, luego Nueva regla.
  3. En el cuadro de diálogo Nueva regla de formato, cambia el Estilo a Clásico.
  4. Cambiar el formato sólo valores de rango superior o inferior para usar una fórmula para determinar qué celdas formatear.
  5. Introduce esta fórmula: =COUNTIF($A$1:$A$8,$A1)>1
  6. Si la combinación predeterminada rojo/rosa no es de tu agrado, haz clic en la lista desplegable Formato con y luego elige Formato personalizado para mostrar un cuadro de diálogo Formato de celdas, desde el que podrás realizar diversas opciones. Haz clic en Aceptar dos veces para confirmar tus opciones.

Figura 4: Crear una nueva regla para resaltar las filas que contienen un valor duplicado en la columna A.

Para eliminar el formato condicional de un rango de celdas:

  • Excel 2007 y posteriores: El método de fuerza bruta es elegir Inicio, Formato condicional, Borrar reglas y luego Borrar reglas de toda la hoja. Si desea ser más matizado sobre su eliminación, seleccione un rango de celdas, y luego utilice Borrar Reglas de las Celdas Seleccionadas.
  • Excel 2003 y anteriores: Seleccione un rango de celdas que contengan Formato condicional, y luego elija Formato, Formato condicional, y luego haga clic en el botón Eliminar. Haz clic en las casillas de verificación de las condiciones que deseas eliminar.
  • Excel 2011 para Mac: Seleccione un rango de celdas que contengan formato condicional, y luego elija Formato, Formato condicional, y luego haga clic en el signo menos en la esquina inferior izquierda del cuadro de diálogo después de seleccionar la regla que desea eliminar.

Sobre el autor:

David H. Ringstrom, contador público, dirige Accounting Advisors, Inc. una empresa consultora de programas informáticos y bases de datos con sede en Atlanta que presta servicios de capacitación y consultoría en todo el país. Contacte con David en [correo electrónico protegido] o sígale en Twitter . David habla en conferencias sobre Microsoft Excel, enseña webcasts para CPE Link , y escribe artículos freelance en Excel para AccountingWEB , Going Concern , et.