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Aprende a administrar tu tiempo – Cuatro consejos para el año nuevo

Por Liz Gold

Michael Goodman CPA, CFP, PFS , siempre ha sido sensible al manejo del tiempo.

Aprende a administrar tu tiempo – Cuatro consejos para el año nuevo
Aprende a administrar tu tiempo – Cuatro consejos para el año nuevo

Un año después de iniciar su negocio en Nueva York, Wealthstream Advisors Inc. – una empresa de planificación financiera e inversiones que trabaja con clientes que tienen un millón de dólares o más en activos – Goodman tomó una clase de productividad personal que ha influido en la forma en que conduce sus días.

Eso fue hace casi dieciséis años, y desde entonces, Goodman ha estado creando y sistematizando sus procedimientos y listas de control para engrasar bien sus servicios.

“Somos muy personalizados y personales en lo que hacemos, pero tenemos un proceso para todo”, dijo Goodman. “Todo está orientado a la rutina. Esto disminuye las posibilidades de que algo se caiga del plato… y aumenta nuestra eficiencia en el tiempo”.

Goodman, que también es propietario de Clarity Investments + Planning LLC (una empresa centrada en clientes con activos de entre 50.000 y 1 millón de dólares), es miembro activo del Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA). Ha presidido la Conferencia anual de Planificación Financiera Personal Avanzada de la AICPA durante los últimos cuatro años (la de este año tendrá lugar del 15 al 18 de enero), y desempeña funciones de liderazgo en la Comisión de Alfabetización Financiera de la AICPA y en el Comité de Inversiones.

Como muchos contadores públicos, está ocupado. La gestión del tiempo puede ser como un propósito de Año Nuevo – empiezas con buenas intenciones pero siempre hay espacio para mejorar cuando las cosas se ponen difíciles.

Para Goodman, cuatro sólidas estrategias de gestión del tiempo lo mantienen en el camino:

Saber cuándo delegar

“Su tiempo no debe ser gastado en otra cosa que no sean sus más altas competencias”, dijo Goodman. Pero hay excepciones – Goodman prefiere reservar su propio viaje. Para mantener las cosas en orden, cada semana Goodman se sienta con dos miembros de su equipo que juegan papeles críticos en su empresa. Aunque él es el principal contacto y el que toma las decisiones finales para sus 120 clientes, el trabajo diario se divide y se delega a esos dos miembros del personal. Se designa una hora cada semana en la que los tres revisan la lista completa de clientes, hablan de cualquier asunto pendiente, revisan las actualizaciones de cada uno y discuten cualquier cosa que esté sucediendo en el mercado que pueda afectarlos. Como parte de su rutina semanal, también habla con su director de operaciones como una forma de mantenerse al tanto de todos los proyectos abiertos y las fechas límite.

Saber cuándo decir que no

La mayoría de nosotros sabemos que es mucho más fácil decirlo que hacerlo. “Hay que atenerse a lo que se hace bien y aprender a decir no a la gente”, dijo Goodman, que normalmente rechaza los trabajos “puntuales”. Recientemente, fue contactado por un abogado de divorcios que quería que su firma revisara los gastos de un cliente durante los últimos tres años para usarlos en un análisis de estilo de vida – un trabajo que está dentro de las habilidades de su firma pero que consume mucho tiempo y, en última instancia, no en su ámbito de servicios. Aunque fue difícil rechazar los ingresos, fue más difícil para Goodman rechazar al abogado. “Porque no es algo que hagamos, no es realmente eficiente para nosotros o para el cliente. Además, nuestros ingresos son el 99 por ciento de los activos de inversión. No llevamos a cabo una práctica de volumen, sino una práctica realmente concentrada, y nos atenemos a nuestro modelo y rechazamos a los clientes que no se ajustan a lo que estamos tratando de hacer”, dijo Goodman. Eso también significa dejar de acomodar a los clientes que llaman regularmente buscando desviarse de la filosofía de inversión de la empresa. “Lo que he aprendido es que es un mal negocio y una mala gestión del tiempo cuando se trabaja con clientes que no encajan en nuestro proceso. En algún momento, probablemente cometerán un error porque no es lo que estás haciendo y no es tu especialidad”.

Establecer metas y ser proactivo

Un efecto duradero de esa clase de gestión del tiempo inicial fue abordar lo que quería lograr durante un largo período de tiempo, dividiendo esos objetivos en pasos más pequeños y tomando medidas. Para Goodman, esos objetivos avanzan con la capacidad de ser proactivos. Es fácil salirse del camino con un e-mail o una llamada telefónica, y entonces la lista de prioridades del día se ve empañada. “Nunca vas a tener mucho éxito en hacer las cosas si es así como operas”, dijo. “Tienes que apagar las cosas”. Una hora está presupuestada en el calendario de Goodman todos los días para llamadas telefónicas y su gran tonto, los e-mails. Aunque no sea suficiente tiempo, al menos sabe que el tiempo está bloqueado por esa razón. Se mantiene al día con sus blogs favoritos y su Twitter, ya sea en su viaje de una hora o durante el almuerzo.

Que la tecnología lo haga más fácil

Goodman ha estado usando un sistema de gestión de relaciones con el cliente (CRM) desde que abrió sus puertas en 1996. Primero fue Sage ACT y ahora es Junxure, creado específicamente para los asesores financieros. Además de preparar listas de tareas y gestionar toda la información de los clientes y los plazos, el sistema ofrece una función FYI que informa a alguien de la empresa si se ha realizado un cambio en un determinado contacto. “Si un cliente nos llama con una nueva dirección, eso da inicio a una serie de pasos. Tan pronto como hacemos el primer paso y hacemos clic en “listo”, se inicia el segundo paso. Estamos muy sistematizados”, dijo Goodman. La oficina de Goodman también es sin papel usando el sistema de gestión de documentos Worldox. “No es nada nuevo, pero es muy potente para nosotros, y eso nos ahorra mucho tiempo”.

Liz Gold es la propietaria de Rhino Girl Media, que ofrece servicios de redacción y edición a empresas de todos los tamaños. Periodista publicada durante dieciséis años, Liz escribe sobre negocios y cultura. Puede ser contactada en [email protegido].