¿Por qué esta profesión está tan atrasada y es la más conservadora de los Estados Unidos? Mi oficina ha sido 100 por ciento sin papel desde 2003. Envío electrónicamente las declaraciones de impuestos a los clientes, ellos firman el formulario electrónico, suben todos sus documentos de origen a nuestro portal.
Alrededor del 5 por ciento de mis clientes me entregan papel, que tenemos que escanear, pero ese número es muy poco. Cuando dejamos de usar papel hace 15 años, no le dimos a los clientes una opción. Si querían una devolución impresa, tenían que pagar 100 dólares adicionales.
Reviso muchas devoluciones para clientes potenciales, y me sorprende que aquí estamos, es 2018, y alrededor del 75 por ciento de las devoluciones que reviso están impresas y encuadernadas, como en los viejos tiempos.
Tenía curiosidad por saber cuántos agentes inscritos seguían imprimiendo devoluciones para los clientes, así que le pregunté al grupo de la Asociación Nacional de Agentes Inscritos (NAEA) en Facebook. Me sorprendió que casi todos los que respondieron seguían imprimiendo declaraciones.
Las devoluciones de la impresión para los clientes consumen mucho tiempo y son costosas. Tienes que comprar toneladas de papel, tinta, carpetas, y por no mencionar que tienes que pagar a alguien para que arme las devoluciones y las envíe por correo. Eso se traduce en un costo total de unos 100 a 200 dólares por devolución. Luego tienes que esperar a que te paguen, nada menos que con un cheque, hasta que el cliente decida pagarte.
Luego tenemos el software. Cuando yo era socio de una sociedad, mis otros socios eran viejos y estaban en el negocio antes de las computadoras, etc. Hacían las devoluciones a mano y las enviaban a un servicio de mecanografía. Me decían que cobrarían la misma tarifa que entonces, porque el trabajo era muy intensivo. ¿Podría hacer una devolución a mano? Sí. Sin embargo, lo único que no escatimo es el software.
Mi esposa y yo somos socios de negocios. Ella no es contable, pero hace todas las cosas técnicas. Belsis y yo discutimos sobre el costo del software todo el tiempo, hasta que un día se lo expliqué. Si utilizo este software, que es más caro que la mayoría de los que hay por ahí, me permite completar más de las complicadas devoluciones y trabajar más rápido.
Significa que puedo producir más devoluciones en una hora. Tengo contadores de personal, pero la única persona que toca algo que tenga que ver con los impuestos en la oficina soy yo. Más declaraciones en una hora significa más dinero, y puedo completar la mayoría de las declaraciones en el año por la fecha de presentación y presentar muy pocas extensiones. Finalmente lo consiguió, y ya no dice nada.
Pero no es sólo un software de impuestos. Software de contabilidad, software de planificación de impuestos, software de investigación, lo que sea. Cualquier cosa que me permita hacer mi trabajo más rápido. Eso sin mencionar que todo mi software está basado en la nube, así que ya no necesito un servidor. Eso es bueno porque me planteé comprar uno nuevo, y como apenas se usa, no podía justificar el costo de 9.000 dólares de uno nuevo. Además, el software basado en la nube es simplemente inteligente.
En las horas entre 9 a.m. y 5 p.m., respondo a los cientos de correos electrónicos que recibo en un día, hago llamadas telefónicas, tomo llamadas y me reúno con clientes. Hago el trabajo facturable a las 4:30 a.m. cuando me despierto, o los fines de semana. Con el software basado en la nube, todo lo que necesito es una conexión segura, normalmente un punto de acceso en mi teléfono, y puedo trabajar desde cualquier lugar. Estar en Boston no significa que no tenga que trabajar. Eso sin mencionar que la mayor parte de la temporada baja estamos de viaje, ya sea hablando en algún lugar, viendo clientes, o algo más. Viajamos tanto que estamos inscritos en TSA PreCheck.
Entonces, sé que ha habido este movimiento hacia Xero desde hace unos años, pero QuickBooks Online (QBO), ha recorrido un largo camino. Diría que alrededor del 99 por ciento de mis clientes están en QBO. Honestamente tengo como tres o cuatro clientes que todavía envían copias para los contadores, lo cual es muy molesto. El cliente no puede retroceder hasta que el archivo sea devuelto, y no puedo prometer a todos mis clientes que pueda devolverles sus copias de contabilidad en una semana.
Aún así, QBO se integra con mi software de impuestos, y enviará electrónicamente las facturas, que el cliente puede pagar con una transferencia bancaria o tarjeta de crédito, justo ahí, para que me paguen más rápido. Incluye un sistema de flujo de trabajo, aplicaciones, y permite a nuestro personal de contabilidad vincular las tarjetas de crédito, cuentas bancarias, etc., con el sistema para que las transacciones puedan alimentar automáticamente el sistema. Este proceso reduce el tiempo que se necesita para hacer el trabajo mensual o trimestral, haciéndolo llegar más rápido para que pueda hacer lo que tengo que hacer con él.
La pregunta es, ¿por qué no cambia esta industria? Cuando me fui por mi cuenta en 2013, decidí que iba a aumentar drásticamente los honorarios porque iba a hacer más cosas para los clientes.
Terminé perdiendo el 60 por ciento de mi clientela, pero hay una razón detrás de eso. Esos eran los clientes baratos, comprando por precio. En pocos meses, porque estaba haciendo cosas que otros contadores no hacían pero que eran necesarias, mi base de clientes empezó a crecer de nuevo. No hay nada más aterrador que perder más de la mitad de tus clientes.
Pero al final del día, esos clientes eran los que no tenían respeto y no valoraban lo que yo hacía por ellos. Estaban al teléfono conmigo regateando 20 dólares. El hecho es que no necesito pasar mi tiempo con un cliente que no tiene respeto por lo que hago, no ve que lo que les estoy cobrando es alrededor del 10 por ciento de lo que se ahorran en impuestos. Si no les importa nada de esto, entonces no los necesito.
Supongo que lo que quiero decir es que mi creencia de por qué tenemos tanto éxito, es que estamos muy por delante de la curva. Ser un inconformista puede ser aterrador – tienes que subir las tarifas, tienes que establecer reglas con muy pocas excepciones. Perderás clientes, pero ellos son los que no te respetan de todos modos. Algunos trabajadores autónomos crearán un trabajo para sí mismos. Quiero divertirme y hacer lo que quiero hacer, y es algo que los clientes necesitan.
Una vez que se le explica a un cliente, normalmente lo entienden. No quiero ser un contador homogeneizado que no es diferente del tipo de la calle. Creo que me mataría si ese fuera el caso. Quiero tomar problemas complejos y resolverlos, cobrando una buena tarifa para hacerlo.