Con más de 10.000 jurisdicciones que imponen impuestos sobre las ventas y el uso en los Estados Unidos -14.500 si se incluyen los distritos fiscales para fines especiales-, los clientes minoristas grandes y pequeños por igual pueden no estar al tanto de sus obligaciones fiscales, especialmente si venden productos en línea.
Para ayudarle a guiar a sus clientes, aquí tiene una visión general de las nueve áreas más probables de riesgo en el cumplimiento de los impuestos de ventas:
1. Nuevos requisitos de cumplimiento – Cada año se promulgan requisitos o exenciones de impuestos sobre las ventas totalmente nuevos, y la mera falta de conocimiento debido a la novedad de las políticas fiscales puede provocar un riesgo de cumplimiento de los impuestos sobre las ventas. Éstos pueden estar relacionados con cambios en las tasas impositivas, los montos de los impuestos, la tributación de los productos, los límites de los impuestos, las exenciones o la aplicación de leyes de impuestos sobre las ventas enmendadas o recién promulgadas (y controvertidas).
Es importante ayudar a los clientes a hacer un seguimiento de las nuevas regulaciones de cumplimiento que se ponen en marcha cada trimestre, así como los casos judiciales importantes y los proyectos de ley de impuestos federales sobre las ventas que pueden tener implicaciones en los impuestos sobre las ventas. Por ejemplo, actualmente se están considerando cuatro proyectos de ley federales de impuestos sobre las ventas que tendrían un impacto significativo en las políticas de impuestos sobre las ventas en todo el país.
2. Una fusión o adquisición – Cada vez que los negocios de sus clientes crecen, puede haber una serie de cambios potenciales debido a la reestructuración, la reubicación de las operaciones, u otros cambios. Incluso antes de que la fusión o adquisición se complete, el proceso de diligencia debida puede revelar el nexo, y la potencial exposición al impuesto sobre las ventas, en los estados no registrados.
Es casi seguro que una fusión o adquisición provocará cambios significativos en su perfil fiscal. Sus clientes necesitarán ayuda para reevaluar sus nuevos nexos, exenciones, imposiciones de productos y procesos de impuestos o software.
3. Ventas en línea – La venta y el envío de mercancías a través de las líneas estatales o nacionales aumenta el riesgo de infringir las normas locales de impuestos sobre las ventas. Los impuestos estatales y locales son variados y detallados, y deben aplicarse correctamente al transporte de mercancías o a las ventas en línea.
La tienda en línea de un negocio debe estar preparada para aplicar la tasa impositiva adecuada (incluida la tasa estatal y local combinada adecuada) para las transacciones en línea que impliquen productos gravables. Esto puede ser significativo especialmente para las micro y pequeñas empresas, ya que es muy probable que tengan un software inadecuado o procesos de recaudación de impuestos sobre las ventas poco desarrollados.
Además, las empresas deben cumplir con las prácticas de aprovisionamiento de un estado de origen en los estados en los que éstas se aplican. Aunque la mayoría de los estados determinan el impuesto sobre las ventas en función del destino de una venta en línea, nueve estados, en cambio, utilizan una regla de «punto de origen».
4. Gestión de los certificados de exención – Las empresas deben centrarse en sus políticas de certificados de exención, por ejemplo, determinando cuándo se recogen los certificados de exención en el momento de la venta o durante el proceso de incorporación de un nuevo cliente. Dado que una auditoría del impuesto sobre las ventas incluirá comúnmente una revisión de los certificados de exención de una empresa – especialmente si las ventas exentas se reportan a menudo en las declaraciones – es aconsejable asegurarse de que alguien en las empresas de sus clientes evalúe los certificados de exención en cuanto a su exactitud, integridad y duración, ya que algunos estados exigen que los certificados de exención se renueven periódicamente.
¡El tiempo está bien empleado! Una auditoría podría convertir fácilmente muchas «ventas exentas» en ventas gravables y en una responsabilidad fiscal adicional si el certificado de exención está incompleto o falta por completo.
5. 5. Mantenerse al día con el impuesto sobre el uso – Cuando se ayuda a los clientes a cumplir con el impuesto sobre el uso, hay dos cuestiones: el requisito de un cliente de cobrar el impuesto sobre el uso del vendedor en las ventas a clientes de fuera del estado y su requisito de autoevaluar el impuesto sobre el uso en sus propios compradores o cuando conviertan el inventario u otros bienes del negocio para uso personal. Por ejemplo, un cliente de fuera del estado puede tener nexo en un estado debido a que tiene un inventario almacenado en un estado pero no en un lugar de venta al por menor dentro del estado.
En algunos estados, el vendedor de fuera del estado cobra el impuesto sobre el uso (no el impuesto sobre las ventas) en las ventas a los clientes de ese estado. Un negocio que retira bienes del inventario para su uso o como regalo promocional está obligado a autoevaluar el impuesto de uso sobre el inventario.
Esto podría ocurrir fácilmente tomando simplemente material de oficina sobre el que no se haya pagado ningún impuesto de ventas para uso de los empleados, o utilizando el inventario en los expositores o como muestras de productos. Al igual que con los certificados de exención, si no se lleva un registro de que la empresa se ha autoevaluado y ha pagado el impuesto sobre el uso de estos artículos, un auditor probablemente asumirá que no se ha pagado ningún impuesto.
Hay que advertir a las empresas porque los estados están aumentando la actividad de auditoría en un intento de aumentar los ingresos mediante la recaudación del impuesto sobre el consumo.
6. Negocios – Sus clientes podrían crear nexos para sí mismos, sin saberlo, a través de sus negocios, y estar en riesgo de impuestos atrasados o penalidades si hacen lo siguiente:
- Participar en ferias.
- Utilice a los fabricantes o a los representantes de ventas independientes para solicitar las ventas.
- Trabaja con autónomos de fuera del estado.
- Llevar a cabo la comercialización o la publicidad en línea en un estado diferente.
- Usa un centro de datos o un almacén de inventario, aunque sea de un tercero.
- Trabaje con afiliados de marketing de negocios de fuera del estado o con revendedores que son compensados por remitir las ventas al negocio de fuera del estado.
Muchos estados han aprobado leyes de impuestos sobre las ventas que exigen que las empresas con relaciones de afiliación comercial en el estado recauden impuestos. Estas leyes se refieren a menudo a las leyes de Amazon y están modeladas según la ley de Amazon de Nueva York, la primera ley de este tipo en el país.
Sus clientes también deben ser conscientes de que cualquier cambio en el territorio de ventas, la estrategia de distribución, el uso de nuevos almacenes o las nuevas estrategias de marketing pueden crear nuevos nexos para su negocio. A veces los profesionales internos de impuestos corporativos o de contabilidad pueden ser los últimos en enterarse de algunos de estos cambios de negocios con un potencial impacto de nexo. Es importante que los profesionales corporativos encargados de las responsabilidades del impuesto sobre las ventas también se mantengan al día sobre los cambios de negocios y estrategias.
7. Compras regulares de tecnología – Ya sea que se trate de la compra de hardware, software o servicios de tecnología, todos pueden ser una señal de riesgo de cumplimiento. Los vendedores de tecnología a menudo proporcionan servicios y productos a través de una conexión remota por Internet.
Además, los clientes deben revisar los contratos de software, las licencias y los métodos de entrega para determinar la tributación y confirmar que los impuestos fueron pagados apropiadamente. Por ejemplo, el software descargado de Internet y los programas de Software como Servicio (SaaS), son gravables en algunos estados, pero no en otros.
La tributación del software y los productos relacionados, incluido el SaaS, es uno de los temas más candentes para los administradores fiscales del Estado en su lucha por aplicar leyes anticuadas a las nuevas tecnologías. Los clientes que compran o venden software y otros productos relacionados con la tecnología deben mantenerse al día sobre los avances en esta área.
8. Cadena de suministro y proveedores – Puede ser un reto para los fabricantes y distribuidores gestionar su cumplimiento de los impuestos sobre las transacciones, por lo que los clientes podrían no tener claro quién en la cadena de suministro es responsable de pagar los impuestos y cómo esa persona debe documentarlo todo adecuadamente. Es una buena idea mantener conversaciones abiertas con todos los miembros de la cadena de suministro para garantizar el cumplimiento. Las normas del impuesto sobre las ventas relativas a las transacciones de «drop ship» son algunas de las más complicadas de entender.
Dado que las transacciones de «drop ship» siempre implican al menos dos transacciones – una de las cuales es una venta para reventa – estas complejas normas pueden afectar a la parte responsable de la recaudación de impuestos y a si el certificado de exención del revendedor es aceptable. Por esta razón, los envíos directos pueden ser una señal de riesgo de cumplimiento para sus clientes.
El uso del envío directo añade una capa adicional de complejidad a sus obligaciones en materia de impuestos sobre las ventas, aumentando así el riesgo de errores. Asegúrese de que su cliente tenga un proceso para garantizar que el impuesto sea pagado por una de las tres partes para cada venta aplicable: su cliente, el remitente o el cliente. Y si su cliente es el revendedor en la transacción de drop ship, asegúrese de que entienda las reglas del certificado de exención en los estados de sus clientes.
9. Auditorías anteriores – Si sus clientes han pasado previamente por una auditoría, es probable que no hayan abordado todos los temas anteriores, o que no tengan los controles de cumplimiento adecuados. Empiece por evaluar las cuestiones de cumplimiento anteriores que dieron lugar a la auditoría: ¿significa esto una debilidad en la supervisión, el proceso o algo más? Anime a su cliente a tomar en serio el cumplimiento del impuesto sobre las ventas, ya que las sanciones por negligencia pueden ser del 10% al 30% del impuesto debido.
Industrias con mayores riesgos de cumplimiento
En términos generales, la naturaleza de ciertos negocios los expone a un riesgo de cumplimiento mayor que el promedio. La fabricación, los grandes minoristas, los vendedores de comercio electrónico, los bienes y servicios digitales (software, música y consultoría de marketing) y los negocios médicos o de atención sanitaria tienen más posibilidades de violar las leyes de impuestos sobre las ventas.
Si tiene clientes en estas industrias, ofrézcase a ayudarles a evaluar cuidadosamente sus posibles riesgos de cumplimiento.