9 cosas que sus clientes autónomos necesitan saber

El tiempo de impuestos para mis antiguos clientes independientes era aterrador. Muchos no tenían ni idea de si obtenían beneficios, y ciertamente no tenían nada reservado para pagar sus impuestos.

En estos días, estoy trabajando a tiempo completo como escritor independiente, por lo que he estado en ambos lados de esta edición. He reunido declaraciones de impuestos de cajas de zapatos de recibos, combinadas con listas escritas a mano de ingresos y gastos, además de algunos estados de cuenta bancarios y de tarjetas de crédito. He sido el que ha dado la mala noticia de que tienen una gran factura de impuestos.

9 cosas que sus clientes autónomos necesitan saber

Y durante los últimos dos años, he sido el que ha balanceado los pagos de los clientes contra mis gastos de negocios y gastos de vida. Soy el que corta esos espantosos cheques para pagar mis impuestos. También interactúo con un montón de escritores independientes que no tienen los antecedentes comerciales que yo tengo, y que están completamente estresados por el dinero y los impuestos.

Así que, como ex contador público y actual trabajador independiente, tengo algunas cosas que la mayoría de tus clientes contratistas independientes o «gigas» necesitan saber para tener éxito:

1. Tratar su negocio como un negocio

Si alguna vez has tenido que defender a un cliente contra las reglas de pérdida de hobby en una auditoría del IRS, sabes que la mejor defensa es demostrar que tu cliente trata la actividad como un negocio real. Eso significa tener un plan de negocios, consultar con expertos, tener las habilidades apropiadas, entre otros factores que el IRS considera. Esto también es un cambio de mentalidad necesario que ayuda a su cliente a dar el salto a una carrera exitosa como empresario individual.

2. Abrir una cuenta bancaria separada

Esto puede parecer obvio para nosotros los contadores, pero siempre me sorprende la cantidad de independientes y trabajadores que he conocido que dirigen sus negocios completamente a través de sus cuentas bancarias personales. Para estos freelancers, abrir una cuenta bancaria separada – y una cuenta bancaria de negocios – puede parecer una extravagancia innecesaria, especialmente al principio, cuando las comisiones bancarias se comen los preciosos beneficios.

Pero como sabemos, pasar todo a través de una cuenta bancaria separada hace que el tiempo de impuestos sea mucho más fácil. Y aunque no es la mejor manera de llevar un negocio, controlar el saldo de la cuenta es una instantánea rápida y sucia de la salud financiera de ese negocio. Como mínimo, su cliente puede saber si no está obteniendo beneficios.

3. Obtener todas las licencias comerciales requeridas

Lo más probable es que esto sea necesario para abrir una cuenta bancaria comercial. Lo que se necesita variará según la ubicación y el tipo de negocio. Por ejemplo, aquí en la zona rural de Nuevo México, tuve que visitar el departamento de zonificación de mi condado y solicitar una licencia de negocio.

También tuve que registrarme para pagar los impuestos de los ingresos brutos al estado. Tener una licencia comercial es parte de tratar un negocio como un negocio.

4. No gastes todo lo que ganes

A diferencia de un trabajo W-2, el sueldo de un trabajador 1099 no está totalmente disponible para gastarlo libremente. Ese dinero también tiene que cubrir los gastos del negocio y los impuestos, como mínimo. Y con suerte, sus clientes también están reservando fondos para la jubilación y los ahorros a largo plazo (más sobre eso abajo).

Cuando mi amiga Jessica empezó a escribir a tiempo completo, ganaba lo suficiente para cubrir sus gastos. Aunque la insté a reservar parte de cada depósito para los impuestos, y a encontrar maneras de ganar más dinero, no pudo conseguir que funcionara. Así que, cuando llegó la hora de los impuestos, no tenía dinero para pagarlos y tuvo que hacer un acuerdo de pago con el IRS.

5. Desarrollar un sistema de seguimiento de ingresos y gastos

Rellenar los recibos en un sobre de manila y entregarlos en la época de los impuestos no es un sistema. Clasificar esos recibos en categorías y ponerlos en carpetas es apenas un sistema. Un sistema mínimo es tabular todos los números en una hoja de cálculo. Sin embargo, gracias al software de contabilidad en la nube, hay una forma más fácil.

Los programas de contabilidad en la nube como QuickBooks Online, Xero, FreshBooks o Wave pueden importar transacciones directamente de bancos y tarjetas de crédito. La contabilidad ya no es una carga. Odio la entrada de datos, y nunca fui un gran contable, pero sólo necesito cinco minutos a la semana para mantener mis libros al día.

Ofrézcale a su cliente una de las opciones anteriores y muéstrele cómo refrescar su alimentación bancaria y categorizar los gastos. Puede que haya una cuota mensual nominal, pero se ahorrarán los gastos de preparación de impuestos y siempre sabrán en qué situación se encuentra su negocio.

La mayoría de ellas también facilitan el envío de facturas de aspecto profesional y con frecuencia ofrecen opciones para que los clientes paguen con tarjeta de crédito haciendo clic en un botón de la derecha de la factura. Esto ayuda a que sus clientes puedan recibir el pago más rápido, y no necesitarán una cuenta de comerciante.

6. Desarrollar el hábito de ahorro a largo plazo

Uno de mis clientes escritores me presentó el sistema Profit First de Mike Michalowicz, que se explica en su libro del mismo nombre. Cuando empecé a escribir a tiempo completo, implementé ese sistema para manejar las finanzas de mi negocio.

Profit First es una variación del antiguo sistema de sobres para presupuestar el dinero. Con el sistema de sobres, los ingresos en efectivo de cada cheque de pago se dividen en varios sobres para cosas como «Hipoteca», «Comestibles», «Factura eléctrica» y «Vacaciones». Sólo el dinero dentro de ese sobre puede ser usado para pagar ese gasto en particular.

Siguiendo el sistema «Profit First», los días 10 y 25 de cada mes, sumo todos los depósitos de ventas a la cuenta bancaria de mi empresa y los divido en cuentas separadas para ahorros a largo plazo, compensación de propietarios, impuestos y operaciones utilizando porcentajes de asignación específicos.

También tengo cuentas que guardar para las conferencias y una nueva computadora. Los ahorros a largo plazo, o beneficios, salen primero (de ahí el nombre). De esta manera se me garantiza un beneficio de mi negocio. Obtener un beneficio es la mejor manera de defenderse de las reglas de pérdida de hobbies.

Esto limita los recursos disponibles para pagar los gastos de mi negocio y para pagarme a mí mismo. Requiere disciplina y a veces significa decisiones difíciles. También me permite saber cuánto debo ganar en ventas cada mes para poder pagarme lo suficiente para cubrir mis gastos.

El tiempo de los impuestos es mucho menos doloroso porque el dinero ya está reservado. Todo lo que tengo que hacer es escribir el cheque. El año pasado, mi cuenta de impuestos tuvo un superávit, así que lo puse en mi IRA.

Michalowicz reconoce que el ahorro y la disciplina pueden ser difíciles, así que una vez al trimestre, recomienda tomar la mitad del saldo de la cuenta de beneficios y pagarlo como un bono para algo divertido. Al principio, sólo era una cena agradable. Ahora mis bonos trimestrales pagan las vacaciones.

7. El Fondo F-U y el Fondo de Supervivencia

El sistema Profit First puede ser demasiado difícil de manejar para algunos. John Carlton, un conocido y muy exitoso redactor de respuesta directa, insta a los freelancers a reservar dos trozos de dinero: el Fondo F-U y el Fondo de Supervivencia.

El Fondo F-U sólo debe ser aprovechado en la situación extrema cuando su cliente necesita alejarse de un compromiso. Debería ser suficiente para cubrir entre tres meses y tres años de gastos de subsistencia, lo que sea más tranquilizador. Tener un alijo de dinero ahorrado le dará a sus clientes independientes la confianza para decir no a las malas situaciones y buscar un mejor trabajo.

El fondo de supervivencia se utiliza para cubrir las inevitables ralentizaciones que forman parte del trabajo por cuenta propia. Carlton sugiere ahorrar lo suficiente para cubrir entre un mes y un año de gastos.

Estas cuentas pueden llenarse reservando una porción de cada pago, tal vez el 10% o algo así, o, como lo hizo Carlton, depositando todos los demás cheques en esas cuentas.

8. Guardar para el futuro

Como yo, probablemente has visto al menos unos pocos clientes con ingresos saludables que gastaron prácticamente todo el dinero que se les ocurrió. Vi un sorprendente número de profesionales exitosos con salarios o distribución de ingresos a mediados de las seis cifras, pero prácticamente sin ingresos de inversión, y que no estaban reservando mucho – si acaso – en cuentas de jubilación.

El trabajo por cuenta propia significa que eres tu propia red de seguridad. Tuve la suerte de tener un buen comienzo con mis ahorros para la jubilación de mis anteriores empleadores, pero algunos de sus clientes autónomos no tienen mucho, si es que tienen algo, ahorrado para la jubilación. Asegúrate de presentar todas las opciones de ahorro para la jubilación y ayúdales a seleccionar una que tenga sentido.

9. ¿Tiene sentido su modelo de precios?

El precio es un reto tanto para los contables como para los autónomos. En el mundo de la escritura donde trabajo, muchos freelancers tienen hojas de tarifas estándar que usan como base para facturar a los clientes. Ilise Benun, consultor de negocios para profesionales creativos, sugiere desarrollar tarifas mínimas de facturación para proyectos estimando las horas que tomará, y multiplicando eso por la tarifa horaria interna deseada. Esta tasa mínima de facturación no se revela a los posibles clientes, sino que sirve como el precio mínimo absoluto para un proyecto.

La tarifa horaria interna se calcula dividiendo la cantidad total de dinero que una empresa necesita aportar para cubrir todos los gastos -incluyendo los impuestos y los gastos de manutención del autónomo- por el número de horas que una persona quiere trabajar en un mes. Por ejemplo, si su cliente necesita traer 10.000 dólares cada mes, y quiere pasar 30 horas a la semana en proyectos pagados, necesitará ganar un promedio de 83,33 dólares por hora (10.000 dólares / 120 horas). Si un proyecto o servicio en particular toma ocho horas para completarse, una tarifa mínima sería de 8 x 83,33 dólares, o 666,67 dólares.

Si su cliente sólo cobra 200 dólares por este servicio, puede que le cueste ganar suficiente dinero para llegar a fin de mes. Guiar a sus clientes a través de este ejercicio de precios puede ayudarles a averiguar si están cobrando lo suficiente, o si su modelo de negocio es realista.

Sea el asesor que sus clientes necesitan

Estos son sólo algunos de los números especiales que salen para los autónomos. Pueden parecer obvios para nosotros como profesionales, pero muchos freelancers y trabajadores temporales no tienen ni idea de los impuestos o de la gestión de sus finanzas. Ayudar a tus clientes autónomos con estos temas espinosos te convertirá en un héroe a sus ojos.