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8 preguntas para los clientes que contraten a su primera niñera

Si tienes suerte, tus clientes te dirán que contrataron a un cuidador de niños para su familia antes de empezar y no en mitad de la temporada de impuestos, cuando tendrás que jugar a ponerte al día durante la época más ocupada del año.

Sus clientes pueden querer pagar en los libros, pero no están seguros de cómo empezar ya que es su primer empleado de la casa. Aquí hay ocho preguntas para asegurarse de que usted y su cliente entiendan sus obligaciones fiscales y de pago de nómina al contratar una niñera y lo que se necesita para cumplir con las leyes fiscales, salariales y laborales.

8 preguntas para los clientes que contraten a su primera niñera8 preguntas para los clientes que contraten a su primera niñera

1. ¿Consiguió un Número de Identificación de Empleador Federal (EIN)?

Lo más probable es que no lo hayan hecho, pero necesitarán uno para pagar a sus empleados y remitir los impuestos, incluyendo los impuestos federales de desempleo. Este número único de nueve dígitos es asignado por el IRS y puede ser obtenido en línea.

2. ¿Notificó al estado que ha contratado a un empleado?

También habrá que completar el papeleo con el departamento de trabajo del estado, que puede incluir la presentación de un informe de nueva contratación, la obtención de un número de identificación de retención y la creación de una cuenta de seguro de desempleo del estado. Su cliente probablemente necesitará su EIN federal antes de registrarse como empleador en su estado.

3. ¿Entiende que ha contratado a un empleado y no a un contratista independiente?

Puede ser tentador para una familia clasificar a su empleado como contratista independiente y no tener que preocuparse por la retención y el pago de impuestos o el seguro de compensación laboral. Pero la clasificación errónea se considera evasión de impuestos federales y es un error costoso con multas y penalizaciones que llegan a los miles de dólares sin mencionar el pago de impuestos atrasados más allá de lo que deberían haber pagado en primer lugar. La clasificación se reduce a una cuestión de control.

Con un empleado doméstico como una niñera, la familia le dice a su trabajador cómo cuidar a su hijo y cuándo venir a trabajar y le suministra herramientas y equipos para que su trabajador haga su trabajo. Debido a que la familia tiene el control del empleo, tienen un empleado.

Un contratista independiente, por otro lado, decidirá cómo se hará el trabajo, determinará cuándo trabajará y usará sus propios suministros para completar el trabajo. El trabajador, en este caso, tiene el control y asume las responsabilidades fiscales tanto del empleador como del empleado.

En casi todos los casos, el IRS dice que un trabajador del hogar es un empleado. Su cliente podría presentar el formulario SS-8 para obtener una determinación sobre la condición de trabajador del IRS.

4. ¿Comprobó las tasas de salario mínimo y las regulaciones de horas extras?

Las niñeras y otros empleados domésticos están cubiertos por la Ley de Normas Laborales Justas, lo que significa que deben recibir un pago no inferior al salario mínimo y recibir una tasa de horas extras de al menos tiempo y medio por las horas trabajadas más de 40 en una semana. Algunos estados pueden tener diferentes reglas sobre las horas extras para los empleados que viven en el hogar y los trabajadores de cuidados de ancianos podrían estar exentos del pago de horas extras si están proporcionando cuidados de compañía.

Mientras que el salario mínimo federal es de 7,25 dólares por hora, muchos estados y localidades tienen tasas mucho más altas. Su cliente debe pagar al menos el salario mínimo más alto aplicable. Además, las niñeras son empleadas por hora y no deberían recibir un salario.

5. ¿Buscó alguna ley de derechos de los trabajadores domésticos, de licencia familiar pagada o de licencia por enfermedad pagada para su estado?

Varios estados -incluidos California, Illinois, Massachusetts y Nueva York, entre otros- y algunas ciudades como Seattle han aprobado “cartas de derechos” que cubren a las niñeras y a otros trabajadores del hogar. Estos reglamentos pueden dictar la información que debe aparecer en el cheque de pago de un empleado, la frecuencia con la que se le debe pagar, el número de días consecutivos que puede trabajar, cuándo se deben hacer horas extras, el tiempo libre remunerado requerido y más. Las recientes leyes estatales de licencia familiar y licencia por enfermedad remunerada también pueden aplicarse a los empleadores del hogar, incluso si tienen un solo trabajador.

6. ¿Le dio a su empleado el formulario I-9?

Al igual que los empleados de los lugares de trabajo tradicionales rellenan el formulario I-9 antes o a los pocos días de empezar a trabajar, las niñeras deben hacer lo mismo por sus familias. El formulario es requerido para ciudadanos y no ciudadanos. Verifica la identidad y la autorización de un empleado para trabajar en los Estados Unidos y debe mantenerse archivado durante tres años después de la fecha de contratación o un año después de que se termine el empleo, lo que ocurra más tarde. El formulario I-9 no necesita ser archivado en ninguna agencia federal.

7. ¿Entiende su obligación fiscal total?

Si su cliente paga a su empleado 2.100 dólares o más en el año civil, tendrá que retener y pagar los impuestos de la Seguridad Social y de Medicare (comúnmente llamados impuestos FICA). La familia paga el 7,65 por ciento de los salarios en efectivo y retiene la misma cantidad de la paga de su empleado. Su cliente puede elegir pagar la parte de su empleado para un compromiso total del 15,3 por ciento.

Si el empleado de su cliente recibe $1,000 o más en salarios en efectivo en cualquier trimestre calendario, entonces su cliente necesita pagar impuestos federales de desempleo del seis por ciento sobre los primeros $7,000 en salarios. Es posible que también deba pagar el impuesto estatal de desempleo.

Para FICA, su cliente no necesita contar los salarios pagados a su cónyuge, a su hijo menor de 21 años, a su padre o a cualquier empleado menor de 18 años. Para la FUTA, no necesita pagar impuestos a su cónyuge, sus hijos menores de 21 años o sus padres.

El uso de una calculadora de impuestos para niñeras puede ayudarle a usted y a su cliente a comprender mejor su obligación financiera total, que sería la paga de su niñera más los impuestos del empleador menos cualquier ahorro de impuestos a través de una Cuenta de Gastos Flexibles y/o el crédito por cuidado de niños y dependientes en su declaración de impuestos personal.

La retención de los impuestos sobre la renta de sus empleados es opcional. Sin embargo, es una buena idea para que su niñera no se quede atascada pagando toda su responsabilidad fiscal en el momento de los impuestos.

8. ¿Necesita un seguro de compensación laboral?

En muchos estados, los empleadores domésticos están obligados a tener un seguro de compensación laboral, que puede ayudar a pagar a un empleado y cubrir algunos gastos médicos si se lesionan o enferman en el trabajo.

No tener cobertura es uno de los mayores riesgos financieros que su cliente puede correr como empleador del hogar. Las multas y penalizaciones pueden alcanzar fácilmente las decenas de miles de dólares y su cliente se expone a acciones legales por parte de su empleado para recuperar los gastos médicos y los salarios perdidos.

En California y Nueva Jersey, la compensación de trabajadores puede añadirse a la póliza del propietario de la vivienda.

Incluso en los estados donde la cobertura es voluntaria, puede ser una buena idea que su cliente obtenga una póliza, que puede costar unos pocos cientos de dólares al año, sólo para tener la tranquilidad de que su empleado reciba alguna ayuda financiera si se lesiona en el trabajo.

Pensamientos finales

Haciendo estas preguntas y haciendo este trabajo por adelantado, su cliente minimizará los riesgos de incumplimiento de las leyes fiscales, salariales y laborales y eliminará muchas de las molestias de ponerse al día con los impuestos de las niñeras en la temporada de impuestos.

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