Si bien tanto las empresas como los contadores ven la necesidad y los beneficios de la automatización de las cuentas por cobrar, todavía tienen reservas sobre la posibilidad de pasar de los procesos manuales que siempre han conocido a una solución automatizada.
La automatización de las cuentas por cobrar no es nueva, pero se ha hecho cada vez más popular en los últimos años a medida que más empresas y firmas de contabilidad se dan cuenta del valor de un proceso optimizado de gestión de las cuentas por cobrar.
Hemos hablado con cientos de profesionales de la contabilidad, directores de crédito, controladores, cobradores y directores de TI sobre sus dudas para automatizar, y hemos descubierto que todos ellos suelen compartir los mismos temores. Curiosamente, también hemos descubierto que después de investigar un poco, las empresas se dan cuenta de que sus temores se basaban principalmente en conceptos erróneos, no en hechos.
Como tal, hemos reunido una lista de siete temores comunes sobre la automatización de A/R y por qué no da tanto miedo después de todo.
1. Miedo al cambio
Pasar de los procesos manuales a los automatizados va a cambiar la forma de gestionar las facturas, pero no completamente. Los procesos reales que se están trabajando seguirán siendo los mismos, la única diferencia es que el software hará el trabajo por ti. Mientras que se está deshaciendo de las tareas más tediosas y que consumen más tiempo, puedes manejar aquellas que requieren un toque más personal.
2. Pérdida de control
Muchas empresas y asesores temen que al poner un motor de flujo de trabajo automatizado detrás del proceso de A/R, renunciarán al control de cómo se maneja el proceso. Pero ese simplemente no es el caso. El software está diseñado para dejar espacio tanto para la automatización como para la interacción humana, dándole un control completo sobre lo que el sistema hace y cuando lo hace. De hecho, muchas personas encuentran que tienen más control con la automatización que sin ella.
3. 3. Implementación y uso complejo
Un sistema de automatización suena complicado, pero su implementación es indolora si se considera el tiempo y el esfuerzo que requiere la implementación de otros sistemas empresariales, como el ERP. Además, requiere una mínima participación de su departamento de TI. Usar el sistema, si bien llevará un poco de tiempo acostumbrarse y la capacitación del usuario final, es fácil. Especialmente cuando lo comparas con los largos y arduos procesos manuales que probablemente estés usando hoy en día y que requieren que entres y salgas de varios programas, hojas de cálculo, pantallas e informes.
4. Miedo a la nube
El hecho es que muchas de las herramientas actuales de automatización de las relaciones con los clientes funcionan en la nube y, aunque cada vez más empresas están adoptando el software de la nube, otras todavía se muestran reticentes a hacer el cambio. Ese temor puede haber estado bien justificado cuando la computación en la nube entró por primera vez en la escena del software empresarial, pero realmente no hay razón para temerlo hoy en día. Lo que ocurre es que hay tantos ejemplos de violaciones de la seguridad en la nube como de sistemas empresariales basados en premisas que se ven comprometidos. El truco está en encontrar un socio que se preocupe por la seguridad y el control de sus datos tanto como usted. Si aún no estás preparado, hay sistemas que pueden ejecutarse en la nube o en las instalaciones, así que no dejes que tu temor a la nube te impida disfrutar de los beneficios de la automatización de las relaciones con los clientes.
5. Gastos de software
No estamos aquí para decirles que la implementación del sistema será gratis o barata, pero se sorprenderán de lo asequible que puede ser. La clave es encontrar un proveedor que ofrezca diferentes versiones de su software a diferentes puntos de precio para que usted tenga opciones basadas en sus necesidades y su presupuesto. También debe considerar las muchas maneras en que el software le ayudará a ahorrar dinero. Por ejemplo, reduciendo las facturas atrasadas y las cancelaciones de deudas incobrables; dejando de necesitar contratar a un empleado adicional para mantenerse al día con los abrumadores procesos manuales; y ahorrando en pequeños elementos que se acumulan con el tiempo, como el costo de la impresión manual y el envío de facturas o avisos.
6. La lluvia radioactiva
Si bien los usuarios pueden ser cautelosos con la automatización al principio, entran en razón cuando se dan cuenta de que el objetivo de la automatización no es reemplazar la participación humana , sino mejorarla y permitirles trabajar mejor, más rápido y más inteligentemente. Sólo asegúrate de que sepan por qué está ocurriendo el cambio, cómo afecta a sus actividades diarias, los problemas que resolverá y cómo les beneficiará a ellos como individuos.
Cuando se trata de la reacción de su cliente a la automatización, se sorprendería de cómo hacer el cambio puede realmente mejorar la satisfacción del cliente y hacer que una empresa sea más fácil de trabajar. Por ejemplo, con los correos electrónicos automatizados, las líneas de comunicación son más abiertas, dando a su cliente una forma rápida y fácil de hacer preguntas o plantear inquietudes sobre una factura.
7. Miedo al fracaso
â??¿Qué pasa si paso por todo esto y no me ayuda a alcanzar mis objetivos?â? Estoy seguro de que el pensamiento ha pasado por tu mente, y aunque puede ser una pregunta válida, hay muchos estudios que te ayudan a calmar tus preocupaciones.
Por ejemplo, los analistas de la industria Paystream Advisors descubrieron que las empresas que utilizan programas informáticos de gestión de las relaciones con los clientes reconocen tales beneficios:
- Reducción del 20 por ciento en los días de ventas pendientes
- Reducción del 25 por ciento de los créditos vencidos
- 15 a 25 por ciento de reducción de las reservas de deuda incobrable.
- Retorno de la inversión en tan sólo dos meses
Conclusión
Al final, la necesidad de automatización es una prueba de que un negocio ha crecido hasta el punto de necesitar una mejor manera de gestionar todas sus facturas. Esta es una buena noticia y espero que ahora veas que realmente no es tan aterrador como pensaste alguna vez.
Hay mucho más de lo que se habla cuando se trata de mitos y conceptos erróneos sobre la automatización, pero ¿qué piensas? ¿Todavía tienes reservas sobre la automatización de las funciones de A/R? Lo anterior es sólo un extracto de una guía más amplia sobre el tema a la que se puede acceder aquí.