Saltar al contenido

7 pasos para llevar la estabilidad a su práctica con los sistemas escritos

Todas las prácticas de contabilidad exitosas que he estudiado ofrecen servicios de contabilidad de manera predecible y consistente, siempre.

¿Cómo es posible, se pregunta?

7 pasos para llevar la estabilidad a su práctica con los sistemas escritos
7 pasos para llevar la estabilidad a su práctica con los sistemas escritos

Bueno, sus políticas y procedimientos explican exactamente cómo y cuándo se hacen las cosas.

El manual “Cómo lo hacemos aquí”, también llamado políticas y procedimientos, da a las prácticas contables un enfoque organizado y profesional de todas las circunstancias. Estandariza sus procedimientos para que todos sepan lo que son y cómo hacerlos.

Sin estos sistemas, todo depende de ti. Imagina que si te ocurriera algo, aunque fuera por un corto período de tiempo, toda la práctica se vería sumida en el caos.

Justo antes de uno de mis programas de entrenamiento, durante la temporada de impuestos hace unos años, un miembro del equipo de entrenamiento sufrió un ataque al corazón. Estuvo fuera de servicio durante seis semanas, sin sistemas que permitieran a alguien más mantener su oficina en funcionamiento. No sólo perdió una gran cantidad de clientes, sino también miembros del equipo que estaban hartos de la falta de estabilidad. En última instancia, eso afectó el resultado final, sus ingresos. Una vez que se recuperó, se reincorporó a mi programa de entrenamiento, y nuestra primera orden de negocios fue crear una carpeta de procedimientos.

Los sistemas de documentación proporcionan estabilidad dentro de su práctica para usted y en los servicios que presta a los clientes.

Estos siete pasos le ayudarán a poner orden en su práctica, mostrándole cómo crear sistemas que sean efectivos para su práctica:

1. Organízate

Desglose los sectores de su negocio para organizar los procesos de “cómo hacer”. Crear procedimientos para cada grupo, como la gestión empresarial, las finanzas y la contabilidad, las ventas y el marketing, las operaciones (servicios de atención al cliente), la gestión del personal, los sistemas informáticos, la seguridad y la protección.

En mi práctica, tengo siete áreas: liderazgo, marketing, gestión, dinero, generación de clientes potenciales, conversión de clientes potenciales y satisfacción del cliente. No hay una forma correcta o incorrecta de definir estas categorías, así que haz lo que mejor te convenga.

Cree una carpeta en su computadora que se llame “Políticas y Procedimientos” para guardar sus procesos documentados. Además, compre algunas carpetas para ayudarle a organizar su trabajo y para que pueda compartir fácilmente los procedimientos más actualizados en un manual bien empaquetado con los miembros de su equipo.

2. Identificar los eventos que requieren un procedimiento

Cree una lista de los eventos que ocurren en su práctica, desde conseguir una nueva pista y recibir una factura de un proveedor, hasta pedir material de oficina y sacar la basura. Cree una lista preliminar, y luego revise para definir cuáles requieren un procedimiento.

3. Empieza con los más importantes primero

Empiece con los que son más importantes para usted – que le hacen ganar dinero, liberar su tiempo, están causando actualmente un mal servicio al cliente o la duplicación de esfuerzos entre su equipo. Muchas personas creen que necesitan elegir un grupo, como la gestión empresarial, y luego crear todos los procesos que encajarían en esa sección. Por experiencia personal, es más beneficioso centrarse en los procedimientos que le cuestan dinero o le hacen perder tiempo.

4. Designar la tarea

Si usted es un profesional único sin ayuda, puede ser responsable de cumplir muchas de las tareas. Pero si tienes a otros trabajando para ti, pon la responsabilidad en ellos. Cuando te prepares para documentar un sistema, reúnete con la persona que creas que sería mejor para escribirlo, discute sobre lo que ambos creen que debería cubrir, y luego envíalos a su camino.

5. Cómo hacer el $0027Cómo hacer$0027

Después de seleccionar los procedimientos que desea documentar, reúna sus recursos como formularios, listas de verificación, etc. que utiliza actualmente para completar las tareas. Puede utilizar hojas de contacto de clientes o guiones para contestar el teléfono y pueden estar dispersos por todas partes, pero asegúrese de tener todos los recursos necesarios para crear un procedimiento exitoso.

Anota paso a paso lo que haces, y mantenlo simple.

Adjunte formularios de referencia o listas de verificación que sean aplicables a los procedimientos. Esto le ayudará a usted y a su equipo en el futuro a ser referenciados, copiados o impresos según sea necesario. Una vez que lo haya mecanografiado y completado, guárdelo en la carpeta digital adecuada e imprima una copia para su carpeta.

6. Comunicar e implementar

Entiendo que el cambio puede ser un poco inquietante, pero si se comunica bien, su equipo verá los beneficios.

No hay necesidad de esperar a que todos los procedimientos estén completos para empezar a aplicar. De hecho, a menudo es más fácil implementar uno a la vez que un montón de cambios a la vez. Recuerde explicar el procedimiento y fomentar la retroalimentación que hará que otros continúen buscando mejores formas de hacer las cosas en la oficina.

7. Monitorear y modificar

Siempre hay una mejor manera de hacer las cosas, pero rara vez pensamos en ello o hacemos el cambio. Así que, usa la retroalimentación y las observaciones para seguir buscando formas de mejorar los nuevos procedimientos.

La falta de sistemas documentados es la pieza que falta a muchos practicantes que se sienten totalmente abrumados por todo el trabajo que están haciendo en su práctica.

Arreglar esto te liberará de estas tareas diarias y te dará más libertad personal para eso que solías tener… una vida.