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7 pasos para ayudar a los clientes a seguir las leyes de impuestos de las niñeras

Si su cliente tiene o está contratando a un empleado, como una niñera o ama de llaves, para trabajar en su casa, hay algunas medidas que deben tomar para no tener problemas con las agencias federales y estatales.

Aquí hay algunos pasos prácticos para hacer su vida (y la de su cliente) más fácil cuando llegue la hora de los impuestos. La mayoría de estos pueden tomarse antes de que su empleado empiece a trabajar.

7 pasos para ayudar a los clientes a seguir las leyes de impuestos de las niñeras
7 pasos para ayudar a los clientes a seguir las leyes de impuestos de las niñeras

1. Utilice la clasificación de “Empleado”

El IRS ha dictaminado consistentemente que un trabajador del hogar es un empleado y no un contratista independiente. Es realmente muy simple. La familia da instrucciones, establece el horario del trabajador y proporciona las herramientas y el equipo para hacer el trabajo. Si hay alguna duda, la familia puede presentar el formulario SS-8 al IRS para determinar la situación del trabajador.

Clasificar erróneamente a un empleado doméstico como contratista independiente se considera un delito de evasión fiscal. Los trabajadores domésticos deben recibir un W-2 al final del año, no un 1099.

2. Paga al menos el salario mínimo y las horas extras

Por ley federal, un empleado doméstico debe recibir al menos el salario mínimo federal, que actualmente es de 7,25 dólares por hora. Muchos estados y ciudades tienen tasas más altas, y su cliente debe pagar al menos el más alto de la tasa federal, estatal o local. Además, los trabajadores domésticos necesitan que se les pague tiempo y medio por las horas que trabajen además de las 40 habituales. Dependiendo del estado, puede haber excepciones para los empleados que viven en el hogar y los que cuidan de la compañía.

Aquí es a menudo donde los clientes se encuentran con problemas legales; pueden incluso llegar a los titulares de los tabloides si son una familia de alto perfil. No pagan el salario mínimo y/o las horas extras, y el empleado se descontenta, renuncia y demanda por salarios atrasados. Las demandas pueden ser costosas, sin mencionar el tiempo y el esfuerzo necesarios para revisar los registros de la nómina (si es que los hay).

3. Rastrear las horas de sus empleados

La frecuencia con la que se paga a un empleado doméstico y lo que debe aparecer en su cheque de pago suele estar dictado por la ley estatal o por una Declaración de Derechos de los Trabajadores Domésticos. Si su cliente no paga impuestos trimestralmente, el seguimiento de las horas trabajadas le ayudará a elaborar su declaración de impuestos anual. Lo último que quiere, especialmente durante la temporada alta de impuestos, es que un cliente le diga que tiene una niñera, que le paga en efectivo y que no ha estado llevando un registro de sus horas. Necesitarás juntar todo eso para determinar la obligación fiscal de la niñera de tu cliente y darle un W-2 a la niñera.

4. Use el formulario I-9 para determinar la elegibilidad para el trabajo

Antes de que un empleado empiece a trabajar (o a los pocos días de haber empezado a trabajar), debe proporcionar a su cliente el formulario I-9 y los documentos que respalden su identidad y autorización de empleo. Las auditorías de empleadores realizadas por el Servicio de Inmigración y Aduanas de los Estados Unidos (ICE) se han disparado este año fiscal.Mientras que la mayoría de estas investigaciones se han centrado en las empresas, el ICE dice que quiere eliminar el imán de empleos en EE.UU. para los inmigrantes ilegales.

5. Obtener el seguro de compensación laboral

Este es el paso más fácil de perder y a menudo el más costoso. Su cliente puede no darse cuenta de que el seguro de accidentes de trabajo es necesario en su estado para las familias con un empleado doméstico. El requisito de cobertura varía según el estado y a menudo se basa en las horas trabajadas o los salarios ganados. Algunos estados, como California y Nueva Jersey, le permiten agregar la compensación del trabajador a la póliza de seguro del propietario de la vivienda.

Saltarse la cobertura por completo es un gran error. En Nueva York, por ejemplo, la penalización es de 2.000 dólares por cada 10 días sin cobertura.

6. Mantén las nóminas del hogar y de la empresa separadas

Otra forma popular y aparentemente fácil de evitar los “impuestos de las niñeras” es añadir un empleado doméstico a la nómina de la empresa. En la mayoría de los casos, esto es ilegal, ya que los empleados domésticos no impactan directamente el éxito de un negocio de la manera en que lo hace un empleado de la compañía. Incluir a uno en la nómina de la empresa de su cliente se considera una deducción de impuestos ilegal.

Los impuestos sobre el empleo de los hogares deben ser reportados con la declaración de impuestos personal de su cliente y pagados trimestral o anualmente.

7. Usar la lista H, no el formulario 941

Los impuestos sobre el empleo del hogar deben ser reportados en el Anexo H, que se presenta con la declaración de impuestos personal de su cliente. El uso del Formulario 941 puede crear más trabajo para su cliente, aumentar el riesgo de sanciones y resultar en una doble declaración al IRS. A veces, una empresa de nóminas de negocios que trata de hacer la nómina del hogar utilizará el Formulario 941 porque eso es lo que utilizan con sus clientes comerciales. Incluso puede hacer lo mismo si no está familiarizado con los impuestos de las niñeras.

Esta es la diferencia: El Anexo H se presenta una vez, mientras que el Formulario 941 debe presentarse cada trimestre, incluso si su cliente no pagó a un empleado durante ese período. Si no se presenta el Formulario 941 porque no se le pagó, y mira cómo se acumulan las multas.

Aquí hay otro escenario que he visto suceder. La familia está pagando los impuestos de la niñera, por su cuenta o a través de una empresa de nóminas, usando el formulario 941. Al final del año, les preguntas sobre el empleo en el hogar, y reconocen que tuvieron una trabajadora doméstica. Usted reúne la información relevante sobre el pago, calcula los impuestos debidos y presenta el Anexo H. Ahora su cliente ha informado y pagado los impuestos de la niñera dos veces, una vez en el Formulario 941 y luego en su declaración personal, lo que aumentará lo que debe o reducirá su reembolso.

Hay un par de excepciones en las que el formulario 941 puede tener sentido para informar de los impuestos de las niñeras. Si su cliente es un propietario único o la casa está en una granja operada con fines de lucro, puede reportar los impuestos sobre el empleo del hogar en el Formulario 941 de su empresa. Esto no significa que puedan añadir al empleado doméstico a la nómina de su empresa. Sólo se usaría para informar de los impuestos.

Sin embargo, para mantener las cosas sencillas, puede que quieras mantener las nóminas de la casa y del negocio separadas.

Emplear a una empleada doméstica crea muchas tareas administrativas para su cliente (y posiblemente para usted). Pero manejar estas tareas desde el principio y seguir los pasos adecuados para manejar a una empleada doméstica significa menos molestias en la temporada de impuestos y un menor riesgo de multas y penalidades.