Incluso un contador experimentado puede pasar por alto algunos de los matices de las leyes fiscales y laborales que afectan a los clientes que emplean niñeras u otro tipo de ayuda doméstica, y con aproximadamente 2 millones de trabajadores domésticos en los Estados Unidos, es probable que esto se aplique a sus clientes individuales.
Estos errores pueden llevar a multas y penalidades para la familia, una auditoría del IRS, o una demanda de un empleado descontento. Aquí hay varios pasos para ayudar a evitar esos riesgos y mantener a sus clientes obedientes:
1. Clasificar al trabajador del hogar como un empleado. Puede ser tentador considerar a una niñera o ama de casa como contratista independiente, emitirle el formulario 1099 al final del año y hacer que el trabajador pague tanto los impuestos del empleador como los del empleado. Sin embargo, la clasificación errónea de un trabajador doméstico se considera evasión de impuestos.
Las familias que contratan a una trabajadora doméstica deben conocer las diferencias entre un contratista independiente y un empleado. Por lo general, si usted define el trabajo que debe hacerse y controla cómo se hace, usted es un empleador y la persona que realiza este trabajo es su empleado. Casi todo el tiempo, el IRS clasifica a una niñera como empleada. Deben tener los impuestos debidamente retenidos y recibir un W-2 al final del año.
En caso de duda, envíe el formulario SS-8 a la IRS para una determinación.
2. Complete todos los papeles y formularios requeridos. Cuando una familia contrata a alguien para que trabaje en su casa, necesita ocuparse del papeleo que conlleva ser un empleador. Esto incluye el formulario SS-4, Solicitud de Número de Identificación del Empleador ; Formulario W-4, Certificado de Asignación de Retención del Empleado ; y el formulario I-9, Verificación de Elegibilidad de Empleo . Asegúrate de usar la nueva versión «inteligente» del Formulario I-9.
Al final del año, su cliente debe proporcionar un formulario W-2 a cada empleado, presentar el Anexo H (que informa de los impuestos sobre el empleo en el hogar) con su declaración de impuestos personal y el formulario W-3 a la Administración de la Seguridad Social.
Los estados individuales también tienen requisitos para los empleadores del hogar, que pueden variar según el estado. Estos pueden incluir un Número de Identificación de Desempleo, Certificado de Retención e Informe de Nueva Contratación.
3. Llevar un seguro de compensación de trabajadores. En algunos estados, los empleadores de los hogares están obligados a tener un seguro de compensación de trabajadores para sus empleados de tiempo completo. Otros estados también incluyen a los trabajadores a tiempo parcial. La compensación de trabajadores ayuda a proteger a un empleado que se lesiona o se enferma en el trabajo, cubriendo los gastos médicos necesarios y una parte de los salarios perdidos. Es posible que una póliza de seguro de propietario de vivienda no cubra estas situaciones. Si hay un reclamo de compensación de trabajadores, y se requiere que la familia tenga cobertura, puede esperar que el estado se comunique con ellos y deben estar preparados para abrir su billetera.
4. Retener y remitir los impuestos correspondientes. 5. Los empleadores de los hogares deben pagar el Seguro Social (6.2 por ciento del salario bruto de un empleado), Medicare (1.45 por ciento del bruto), y los impuestos federales de desempleo. Los empleadores familiares pueden usar el formulario 1040-ES para pagar los impuestos estimados trimestralmente. Los impuestos estatales de desempleo también son pagados por el empleador y varían según el estado.
Los empleadores de los hogares también deben retener los mismos porcentajes de la Seguridad Social y de Medicare de la paga de sus empleados. La retención de impuestos federales y estatales es opcional. Sin embargo, una familia debe retener los impuestos sobre la renta basándose en el formulario W-4 del empleado. La cantidad a retener depende de los ingresos del empleado y de su estado civil.
Actualmente, cinco estados (California, Hawai, Nueva Jersey, Nueva York y Rhode Island) exigen a los empleadores domésticos que retengan impuestos adicionales de la paga de sus empleados para el seguro de discapacidad.
Los empleadores domésticos deben estar al tanto de cualquier impuesto sobre la renta de la ciudad, pueblo, condado o distrito escolar, que se les puede exigir que paguen o que retengan de la paga de sus empleados.
5. Entender los matices legales específicos del empleo doméstico. Varios estados, entre ellos California, Connecticut, Hawai, Illinois, Massachusetts, Nueva York y Oregón, han implementado reglamentos para los empleadores del hogar que van más allá de las obligaciones fiscales. Se denominan comúnmente «Declaración de Derechos de los Trabajadores Domésticos» y pueden indicar la frecuencia con la que se debe pagar a un empleado, los límites de los días consecutivos trabajados, el tiempo libre requerido y más.
6. Siga los reglamentos de salario mínimo y pago de horas extras. Como empleador, una familia con un trabajador doméstico debe seguir las regulaciones de salario mínimo y pago de horas extras. De acuerdo con la Ley de Normas Laborales Justas (Fair Labor Standards Act, FLSA), los empleados del hogar deben recibir al menos el salario mínimo federal o el salario mínimo estatal, el que sea más alto. Algunas áreas metropolitanas tienen requisitos de salario mínimo que son incluso más altos que los del estado.
Los empleadores domésticos también están obligados a pagar horas extras de una vez y media la tasa de pago regular para el trabajo que exceda las 40 horas en una semana. Sin embargo, algunas niñeras residentes están exentas de las horas extras dependiendo del estado en el que estén empleadas. Tenga en cuenta que las leyes estatales y locales para las horas extras varían y pueden sustituir a la ley federal FLSA.
7. Vigilar los cambios en las leyes fiscales, salariales y laborales que puedan afectar al empleo en el hogar. Otros estados están considerando sus propias versiones de la «Declaración de Derechos de los Trabajadores Domésticos». La actualización del umbral del Acto de Normas Laborales Justas para la exención de las horas extras habría afectado a los empleados del hogar, ya que la mayoría de ellos no están exentos de las normas sobre horas extras. Sin embargo, un juez federal de Texas emitió recientemente una orden judicial preliminar que retrasa la aplicación. Estos son sólo dos ejemplos de cambios en las leyes de empleo que, si no se siguen, podrían poner a una familia en incumplimiento.
Si seguir estos siete pasos parece llevar mucho tiempo, tienes razón. El IRS estima que un empleador doméstico necesita 60 horas al año para cumplir con todas las leyes de impuestos federales y estatales.