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7 maneras de prevenir una demanda por mala práctica contable

¿Alguna vez has pensado, â??¿Qué podría ser peor para mi negocio que perder a mi mejor cliente?â?? Claro que sí; todo el mundo siente esa sensación de vacío en medio de sus tripas en un momento u otro. Es una sensación extraña, ¿verdad? Y es real; nadie quiere perder algo tan importante para su autoestima y su orgullo.

Por consiguiente, trabajamos duro para tratar de complacer a todos los clientes. Perder un cliente, sin embargo, palidece en comparación con ese vacío en el intestino que obtendrá cuando un servidor de proceso entrega una queja contra usted y su empresa. Abres el documento legal y te enteras de que has sido demandado por mala praxis contable. Esta demanda no es sólo profesional, es personal. La demanda es un ataque a su carácter e integridad.

7 maneras de prevenir una demanda por mala práctica contable
7 maneras de prevenir una demanda por mala práctica contable

Aunque he escrito artículos y dado muchos discursos sobre cómo manejar una demanda por mala práctica contable, aparte de hacer un buen trabajo, se ha dado muy poca tinta sobre el tema de cómo prevenir la demanda en primer lugar. Desde mi perspectiva de haber sido testigo experto en docenas de casos de mala praxis contable, compartiré las categorías de dónde surgieron muchas, si no la mayoría, de esas demandas. Y lo que es más importante, compartiré cómo la mayoría de esas demandas podrían haberse evitado.

1. Investigar e investigar a los clientes. Seguramente querrás hacer esto para todos los clientes nuevos, pero hazlo para los clientes existentes . Es tan simple y rápido buscar en Google cualquier cosa o persona, y se puede hacer regularmente. Aprenderás sobre los litigios por o contra tu cliente, lo que proporciona grandes conocimientos; noticias de eventos; contratos; empleados; o cualquier otra cosa de interés periodístico (y mucho no de interés periodístico). Considere los riesgos profesionales de lo que aprende.

2. Entienda el negocio de su cliente. Esto es mucho más fácil de decir que de hacer, pero es un deber absoluto. Cuando se le demande, se enfrentará a las preguntas: ¿Sabía usted lo que estaba pasando? ¿Estabas al tanto de los acontecimientos? Si no lo sabías, ¿por qué no lo sabías?

El conocimiento es poder â?” y debes tener conocimiento. Sin embargo, si no entiendes el negocio, es más que probable que te pierdas el panorama general. Además, como beneficio secundario de entender a fondo el negocio de tu cliente, estarás en una gran posición para ofrecer a tu cliente asesoramiento, consultorÃa y/o servicios adicionales.

3. No trabajes sin que te paguen (regularmente). Es sorprendente el número de contadores públicos que cuando son demandados se les debe honorarios sustanciales por sus clientes. En lugar de amor, tolerancia o amabilidad, la CPA es mucho más respetada cuando un cliente tiene que pagar un precio razonable por los servicios, pagado cuando esos servicios son prestados. Recuerde el adagio: El valor del servicio se deprecia rápidamente después de que el servicio se ha realizado.

En segundo lugar, cuando un contador público tiene que amenazar o exigir un pago, los clientes a menudo encuentran una razón para demandar al contador público. La lucha para obtener el pago es extremadamente costosa, lleva mucho tiempo y es desagradable. Mi mejor recomendación es asegurarse de que le paguen antes o en la presentación del producto. Este pago por producto es la única ventaja que tiene la CPA para recibir el pago.

Por último, asegúrese de que la entrega es oportuna. Aparte de recibir un producto de baja calidad repleto de errores, no hay nada que enfurezca más a un cliente que recibir la entrega tarde. La entrega tardía ayudará al cliente a construir una demanda por daños y perjuicios contra la CPA.

4. Evita los clientes con problemas financieros. Las estadísticas de actividad inescrupulosa muestran que un tercio (33 por ciento) de las personas cometerán fraude si se sienten obligados a salvar un negocio (o por razones personales). Además, he visto que la mayoría (más del 50 por ciento) de los ejecutivos corporativos cometerán fraude en lugar de enfrentar la vergüenza del fracaso. Y cuando un negocio fracasa, ¿quién cree que tiene la culpa? Alguien más, por supuesto â?” y debido a que los contadores públicos tienen bolsillos profundos y muchos seguros, son un candidato probable a ser demandado.

5. Consigue una carta de compromiso ejecutada. 6. Indique lo que va a hacer. Más importante aún, declara lo que no harás. Por ejemplo, si se trata de un trabajo de redacción, declare que conciliará las cuentas bancarias para ver que el saldo de la cuenta se informe correctamente; sin embargo, no revisará los cheques cancelados, los depósitos ni examinará la documentación. Su trabajo no está diseñado para buscar irregularidades y no se puede confiar en él para encontrar errores en los registros. Una carta de compromiso es un contrato que merece mucha reflexión, planificación y preparación.

En su contrato, asegúrese de prever que las controversias se resuelvan primero por mediación o, en caso de no tener éxito, por arbitraje. El arbitraje para un CPA es un foro mucho mejor para resolver las controversias que en un tribunal de justicia. Recuerde, los abogados se ganan la vida en un tribunal de justicia, y a menos que quiera pelear con los caimanes, es mejor mantenerse fuera del pantano donde viven.

En su contrato, tampoco puede reclamar que no hará algo en su compromiso cuando las normas profesionales requieren que lo haga. Por ejemplo, en una auditoría podría afirmar que su examen no está diseñado para buscar fraudes y que no se puede esperar que lo encuentre. Sin embargo, las normas profesionales exigen que usted identifique los riesgos de declaraciones erróneas importantes debido al fraude y exigen que los contadores públicos realicen muchos procedimientos en consideración al fraude. Por cierto, asegúrese de realizar esos procedimientos y documentarlos muy bien en los documentos de trabajo. Entienda que si un cliente ha sufrido un fraude que no fue descubierto por la CPA, en mi opinión, hay un 90 por ciento de posibilidades de que la CPA sea demandada (culpable o no) por no encontrar el fraude.

6. Comprender la ética profesional y los conflictos. Ponerse en un dilema ético es una locura y una receta segura para ser demandado. Muchas demandas tienen éxito en casos como: un contador público que realiza un examen de fraude también realiza servicios de certificación, un contador público que presta servicios de fusión y adquisición también realiza servicios de certificación (incluso servicios no relacionados con la certificación), el contador público compra propiedades a un precio de ganga de la herencia de un cliente de impuestos fallecido, y la lista sigue y sigue. Los hechos y circunstancias de cada caso dictarán dónde se cruzan las líneas, incluso si no se puede trazar una línea brillante. Recuerden que los jurados suelen ser comprensivos con el pobre demandante y trazarán su propia línea brillante.

7. Completa la lista de verificación/programa. Los contadores públicos son muy buenos para preparar formularios, listas de control y programas. En varios casos de mala praxis, he encontrado formularios no completados o pasos de auditoría marcados como no aplicables (n/a) cuando el paso era aplicable. De hecho, he encontrado páginas enteras marcadas con líneas que apuntan a una notación n/a. Especialmente cuando se trata de un formulario de existencias diseñado para una multitud de trabajos de diferentes tipos, una notación n/a puede ser apropiada. Pero el marcado de n/a en la mayoría de los casos es un error.

En resumen: El marcaje al por mayor de los formularios y el hecho de no marcar otros formularios puede indicar un trabajo descuidado o incompleto, lo que sugiere que el trabajo nunca se hizo o incluso se consideró. Esto puede ser sólo el timbre muerto para provocar una demanda por negligencia en la contabilidad. Asegúrese de que se consideren todos y cada uno de los puntos de la lista de verificación y, además de marcarlos como n.a., proporcione una breve explicación de por qué es n.a. Este paso por sí solo puede ser la única documentación en los documentos de trabajo del procedimiento y puede ser suficiente para demostrar que su trabajo fue minucioso, completo y bien documentado.

Por cierto, si incluye otros elementos de documentación en sus documentos de trabajo, asegúrese de que cada uno de ellos apoye el trabajo que ha realizado. En mi experiencia, la mayoría de los contadores â??documentanâ? su trabajo incluyendo elementos que nunca debieron ser guardados en su archivo.

Sobre el autor:

Ralph Q. Summerford es el presidente de Forensic Strategic Solutions Inc., una empresa de investigación financiera de servicio completo que ofrece una gama de servicios a través de cinco prácticas integradas: examen de fraude, consultoría financiera de investigación, valoración de negocios en litigio, tecnología forense y negligencia contable. Ralph ha trabajado en más de dos docenas de casos de mala praxis. A menudo testifica como testigo experto en tribunales federales y estatales, y ha publicado artículos en múltiples publicaciones. Él es miembro del cuerpo docente de la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados y ha ocupado múltiples posiciones de liderazgo en la organización.