Los principios que se enseñan en los cursos de gestión suenan tan bien en teoría, trabajando bajo el supuesto de que todo el mundo es ecuánime, está bien organizado y se rige por procesos.
Sin embargo, en la vida real, la gente actúa de manera irracional, prioriza mal o depende de la OBM (gestión por arrebato).Debes hacer las cosas, sin importar lo que pase.
Desafío Uno: Costear los proyectos
El público piensa que las grandes empresas tiran el dinero en efectivo.En realidad, tiran monedas de cinco centavos como tapas de alcantarilla.Ganar negocios es difícil en un ambiente altamente competitivo.Las empresas necesitan hacer ofertas atractivas para ganar el negocio y hacer que el trabajo valga la pena financieramente.
La solución comienza con la estructura del equipo y la disponibilidad de recursos.Los datos históricos del cliente o de la industria proporcionan el contexto.¿La adición de ciertos individuos o habilidades influirá en el prospecto?La tecnología es un beneficio importante en este proceso.
Desafío dos: Preparación del cliente
La gente quiere obtener el mayor valor mientras paga la menor cantidad.Su cliente podría querer un proyecto de bajo precio que sea liviano en recursos. Proporcionarán la documentación y las horas de trabajo internamente.Pero cuando el trabajo comienza, ellos pensaron que usted estaba haciendo todo el trabajo pesado.
La solución es un acto de equilibrio. El socio/director de relaciones debe «mantener contento al cliente» y explicar que los costos aumentan si se necesitan horas adicionales de personal debido a una preparación inadecuada.Los contratos suelen especificar el tiempo facturable, la preparación y las expectativas de ambas partes.A nivel de base, un miembro del equipo, con una lista de verificación en mano, se pone en contacto con el cliente de antemano.
Desafío tres:Dinámica de equipo
Los trabajos son completados por equipos de proyecto.En teoría, están motivados, organizados y dirigidos por procesos.En realidad, no todos se llevan bien. Permitir a los directores de proyectos reunir equipos funciona mejor que un proceso de asignación de arriba a abajo. El problema es sacar el máximo provecho del equipo, que puede necesitar trabajar largas horas bajo una gran presión.
La solución comienza con el líder del equipo tratando a todos como individuos e iguales.Su objetivo es conseguir su mejor rendimiento individual.Los problemas deben ser identificados, la información compartida, las necesidades comunicadas, y el seguimiento de la finalización.La tecnología juega un papel importante.
Desafío cuatro:Administrar el flujo de trabajo
Los trabajos se ofertan individualmente pero se completan simultáneamente.Los escasos recursos necesitan ser compartidos.Los problemas se desarrollan.Los proyectos se adelantan o se retrasan.Mientras tanto, los plazos se acercan.
Durante años, este proceso fue rastreado usando hojas de cálculo.Hoy en día, la tecnología proporciona mejores soluciones, permitiendo el seguimiento de proyectos simultáneos y la medición del progreso real frente al objetivo.La tecnología permite a los gerentes anticiparse a los problemas en lugar de reaccionar a ellos.
Desafío cinco:Motivar a los empleados
«La falta de planificación por su parte no constituye una emergencia para la mía».Los directores deben entregar el proyecto a tiempo haciendo que los miembros del equipo trabajen juntos al máximo rendimiento.
El problema es a menudo la actitud.Las personas que trabajan muchas horas y se sienten menospreciadas suelen definir su papel de manera muy estrecha e intentan trasladar la propiedad de los problemas a otros.Si el clima continúa, el desgaste del personal puede convertirse en otro problema.
Los gerentes deben entender lo que motiva a cada miembro del equipo. Puede que no sea el dinero; tal vez sea el reconocimiento, la educación, o incluso una pista de gestión. Trabajan para cumplir con esas aspiraciones, esperando a cambio el mejor desempeño del miembro del equipo.
Desafío seis:Asignar recursos
Hemos hecho tanto con tan poco durante tanto tiempo, que ahora somos capaces de hacer absolutamente cualquier cosa con nada. Nunca hay suficientes recursos para ir por ahí.Múltiples proyectos significan múltiples demandas de recursos escasos. La gente se toma vacaciones, cambia de trabajo, y los proyectos deben ser completados a tiempo.
La tecnología es parte de la solución. El seguimiento de múltiples trabajos permite a los gerentes anticiparse a las necesidades de recursos.Si se desarrollan cuellos de botella y escasean las habilidades, se puede contratar ayuda temporal.
Desafío Siete:Cobrar
Los clientes pueden ser sorprendentemente lentos en el pago, una vez que su trabajo ha sido completado.Las grandes empresas eventualmente pagan, pero a veces las empresas se declaran en bancarrota.
El problema es mantenerse al tanto de las facturas sin alienar al cliente y arriesgando futuros negocios.Algunas soluciones tienen inconvenientes. La facturación al final aumenta el riesgo de impago, y pedir el pago por adelantado implica que no son dignas de crédito.
La solución suele consistir en utilizar un plan de pagos con sumas específicas adeudadas a medida que se van completando las diferentes etapas del proyecto. Muchos de los desafíos que enfrentan los gerentes de las empresas de contabilidad pueden ser resueltos por medio de la tecnología o la capacidad de las personas.