Cuando se trata de grandes compromisos fiscales durante la temporada alta, asegurarse de que todo su equipo está en la misma página aumentará la eficiencia y reducirá el estrés en la época más crítica del año. Algunas cosas están fuera de nuestro control, pero la forma en que planificamos las desviaciones inesperadas puede hacer el proceso más manejable.
Aquí hay algunos consejos que pueden ayudar con sus compromisos más grandes.
1. Comunicar las expectativas
Reducir la ambigüedad es importante para cumplir y superar las expectativas del cliente. Establezca fechas específicas que consideren la ubicación y la disponibilidad de los firmantes que regresan, pero siempre deje un margen al asumir que los clientes pueden no cumplir con sus fechas objetivo.
Una vez que se fijen las fechas de entrega de los clientes, comunique una fecha anterior a su equipo. Esto asegurará que puedas lidiar con los conflictos de programación que ocurren durante la temporada alta. Comunica todas las fechas de entrega a todo el equipo. Los preparadores deben entender que si no cumplen con los plazos, se arriesgan a que sus revisores no los cumplan.
2. Preparar los papeles de trabajo antes de tiempo
Considere lo que se puede completar sustancialmente antes de tener las finanzas de fin de año. Esto puede incluir los programas de depreciación de los activos fijos u otros elementos en los que la mayor parte del trabajo se puede completar antes. Pida a sus preparadores que le den su opinión aquí; ellos saben mejor que nadie lo que se puede hacer con antelación.
3. Definir los roles de cada miembro del equipo
Asegúrate de que el equipo de compromiso entienda los papeles de cada uno. Esto asegura que todos sepan a quién pedir ayuda y construye el trabajo en equipo. Confía en que cada persona haga su trabajo. La microgestión evita que los miembros del equipo se apropien de su trabajo. Si saben que confían en ellos, es más probable que cumplan con sus expectativas.
4. Discutir el progreso y reconfirmar las expectativas
Cuando las cosas no salgan según lo planeado, informa a tu cliente y a tu equipo sobre los ajustes en las fechas de entrega. Las comprobaciones regulares para asegurar que el compromiso está en el objetivo no es microgestión. No te confundas. La comunicación regular es importante para superar los desafíos que surgen con la programación y la investigación inesperada.
5. Expanda su equipo para proporcionar continuidad
El volumen de negocios es parte de la contabilidad pública. Puede ser paralizante si una persona tiene demasiados conocimientos institucionales y carga de trabajo para un compromiso. Considere la posibilidad de repartir el trabajo. Por ejemplo, un cliente de una empresa familiar puede tener un equipo de la entidad y un equipo individual. Esto ayudaría a mitigar los efectos del desgaste y los conflictos de programación.
6. Ayude a su equipo cuando sea necesario
A veces tienes que ensuciarte las manos. Si un miembro del equipo debe salir temprano, prepárense para ayudar a mantener el trabajo en movimiento. Si el personal trabaja tan duro que no tiene tiempo para un descanso, tráigale un café o un bocadillo. Si surgen conflictos de programación, arréglalo con tu programador y tus socios; evita poner al personal en medio. Sea lo que sea que necesiten para hacer el trabajo, usted debe estar listo, dispuesto y capaz de apoyarlos.
7. Informe después de los grandes proyectos
Siempre que termines un proyecto grande, o pases una fecha límite, reúnete con tu equipo para discutir lo que funcionó, lo que no funcionó, y lo que se puede hacer mejor. Utiliza sus sugerencias para perfeccionar los procedimientos de compromiso.
Uno de los valores fundamentales de nuestra empresa es operar como una sola empresa. Esto significa que colaboramos y nos motivamos mutuamente en momentos de estrés y en los asuntos más complejos de los clientes. Cada miembro del equipo es igualmente importante. Esperamos que estos consejos ayuden a minimizar el estrés de su equipo y les ayuden a centrarse en superar las expectativas de los clientes.