La temporada de impuestos puede ser la mejor época del año en su empresa o la peor y la forma en que se prepara puede significar que su negocio, sus beneficios y su reputación le inflen o le desinflen.
Por lo tanto, llevar su práctica fiscal de la manera más eficiente y cuidadosa posible le ayudará a tener una temporada y un año exitosos. Los siguientes son algunos consejos clave para tener la temporada más eficiente y productiva que puedas:
1. Tecnología poderosa útil : Sí, la tecnología poderosa puede ser cara; pero hay un costo-beneficio que uno debe considerar antes de descartarla. Por ejemplo, el software de impuestos que puede integrarse con el software de contabilidad, el software de depreciación, el almacenamiento de documentos/recibos, la firma electrónica, el software de planificación de impuestos e incluso el correo electrónico puede ahorrarle una cantidad increíble de tiempo.
El software fiscal que permite a los declarantes individuales compartir datos con los declarantes personales puede ayudar a identificar información que puede no haber llegado a los archivos de papel, incluso posiblemente deteniendo algo que podría haber dado lugar a una modificación de las declaraciones de impuestos o avisos fiscales en el futuro.
El hardware como las pantallas múltiples o los monitores grandes divididos pueden permitirle ver los documentos de origen, las pantallas de entrada y las declaraciones de impuestos resultantes, todo al mismo tiempo. No más pérdidas de tiempo dando vueltas de un lado a otro.
2. Establecer las expectativas de los clientes : Ya sea que trabajes con clientes comerciales o personales, establece las expectativas de lo que esperas de ellos antes de comenzar con su trabajo. Para los clientes de negocios, envía un paquete de asistencia al cliente detallando los elementos necesarios para tu preparación y la fecha en que deseas que estos elementos estén listos. Estos artículos pueden incluir el acceso al sistema de contabilidad, su balance de prueba, conciliaciones bancarias, prueba de inventario, etc.
Para clientes individuales, pídales que revisen la información que le enviaron el año pasado, la mejor manera de hacerlo es que envíe un organizador de clientes o una lista de información y se asegure de que proporcionen cada una de esas cosas de nuevo o que tengan una razón para no hacerlo. Para todas las devoluciones, sin importar el negocio, individuo, patrimonio, etc., prepare una carta de compromiso que describa el entendimiento del trabajo a realizar para que tanto el cliente como la empresa estén en la misma página.
3. Programación : Programe sus clientes de negocios para que los retornos se repartan a lo largo de la temporada y el personal sea productivo todo el tiempo. Cuando los clientes pueden traer las devoluciones cuando quieran, hay una tendencia de muchos a aplazar y luego de repente aparecen al mismo tiempo causando un cuello de botella. Ni el personal ni el cliente están contentos.
El debate sobre la programación de 1040 citas todavía existe; a algunas empresas les gusta hacerlo, otras no. Incluso si usted está en un sistema de primera entrada, primera salida sin citas preprogramadas con los clientes, usted debe programar el tiempo en la oficina que está dispuesto a reunirse con los clientes frente a la hora en que se producirá el trabajo. Esto te permite pensar.
Si tus citas están dispersas a lo largo de la semana a varias horas del día, es difícil usar tu cerebro, que es la fuente de la única cosa por la que la gente te está pagando realmente – tu conocimiento, para mantenerte enfocado y eficiente. Las citas interrumpen tu tren de pensamiento.
El «bajarlo y recogerlo» de un trabajo complicado para parar para una cita es completamente ineficiente. A veces es casi imposible volver a un área complicada después de que se interrumpa tu tren de pensamiento.
Algunas empresas hacen horas de silencio. Otras dejarán que cada individuo decida sus propios bloques de tiempo. Considere cómo funciona mejor para usted.
4. Entrene a su personal : Revise sus procesos para asegurarse de que la declaración de impuestos se toca el menor número de veces posible. Entrene al personal para que prepare una lista completa de preguntas para un revisor o socio antes de acudir a ellos, en lugar de detenerse para que cada pregunta sea contestada una a una.
El personal de preparación debe tener posibles respuestas a cualquier pregunta de procedimiento o de «cómo» antes de acudir a usted. Espere que el personal arregle sus propios errores. Los dos últimos ayudan a los preparadores a ganar experiencia, a resolver problemas y a ser mejores y más eficientes preparadores en el futuro.
5. Desarrollar el flujo de trabajo : En el marco de la formación de su personal, asegúrese de que cada persona sabe qué funciones son responsables en la empresa desde la recepcionista hasta el socio. Diseñe un sistema y tareas de trabajo para que se sepa cuándo deben pasar al siguiente área.
El uso de un software de gestión de proyectos para seguir el flujo de trabajo le ayudará a estar al tanto de cuándo las devoluciones están en la puerta, en proceso, en revisión y, finalmente, en posesión del cliente. Puedes identificar cualquier punto débil y corregirlo antes de que se convierta en un verdadero problema.
6. Tomar notas : Para que todo el personal e incluso el cliente estén en la misma página, tome notas de sus conversaciones con los clientes, mantenga un registro que el preparador pueda ver, revisar y añadir si hay preguntas en la devolución. Hagan esto tanto durante el año como durante la temporada.
Si hay que reconocer algo especial, asegúrese de marcarlo como parte del proceso de preparación de impuestos para que no se olvide y se tenga que volver a hacer una declaración o planificación de impuestos durante la época más difícil del año. Haga que las notas de revisión sean el primer paso en el proceso de preparación de impuestos.
Este artículo se compra a usted en asociación con el Receipt Bank como parte de su misión de proporcionar las herramientas y el conocimiento para impulsar el crecimiento de la práctica y la transformación en la empresa de contabilidad americana.