Si las respuestas a los correos electrónicos de su empresa tardan tanto como los correos electrónicos de caracol, o si sus colegas le copian en cosas en las que usted no está involucrado, es hora de una lección de etiqueta de correo electrónico.
Una nueva encuesta de la empresa de reclutamiento Robert Half indica que los jefes de finanzas calculan que el 17 por ciento del tiempo que pasan en el correo electrónico de la oficina es tiempo perdido. Más de un tercio (39%) dijo que el spam era el mayor ladrón de tiempo.
Pero también notaron que los correos electrónicos demasiado largos (14 por ciento) que no llegan al punto hasta, oh, el último párrafo y ser copiados en mensajes irrelevantes (27 por ciento) cuando no era necesario son otras pérdidas de tiempo. Y casi una quinta parte (19%) dijo que reciben mensajes que podrían ser entregados, caramba, hablando realmente con alguien.
«El spam puede ser abordado mediante el uso de filtros y tecnología para evitar el correo electrónico no deseado», dijo Paul McDonald, director ejecutivo de Robert Half, en una declaración preparada. «Pero los otros temas a menudo se reducen a un buen juicio».
Eso significa que los mensajes deben ser cortos, relevantes y procesables, añadió. Lo que aumentará la probabilidad de que los correos electrónicos sean leídos.
Aquí hay seis consejos que Robert Half ofrece para conseguir – y mantener – esa bandeja de entrada delgada y media.
1. Tengan en cuenta a quién copian. «Responder a todos» no se supone que sea colegial; es un último recurso. No pierdas tu tiempo ni el de los destinatarios que no necesitan leer el mensaje de correo electrónico.
2. Cuantas menos palabras, mejor. Intenta que los correos electrónicos sean de menos de dos – y cortos – párrafos. Si escribes demasiado, perderás al destinatario.
3. Diga las cosas importantes de inmediato, como, primero. 4. Similar al consejo de menos palabras, no escribas párrafo tras párrafo antes de que el destinatario sepa cuál es el tema y por qué debería importarle.
4. No responda de inmediato. Deje que el correo electrónico se siente y se filtre – a menos que sea urgente, por supuesto, pero estamos asumiendo que estaría en la línea de asunto (ver el siguiente consejo). Algunas cosas se resolverán por sí solas sin una respuesta. ¿La oficina hace los viernes informales? Entonces, intenta los viernes sin correo electrónico, excepto para la gente de contacto, como clientes y vendedores.
5. Usa esa línea de asunto. Es el sistema de alerta que permite a los destinatarios saber «Tengo que leer esto ahora».
6. El correo electrónico es similar a un documento comercial formal. Es un registro oficial. Escríbelo siempre con eso en mente. Revisa la ortografía, la gramática y el tono del mismo. Léelo en voz alta si es necesario. Sé serio.
Artículo relacionado:
Cómo evitar sucumbir a la muerte por correo electrónico