Como contables y contadores de pequeñas empresas, a menudo nos frustramos cuando el cliente deja de mirar sus libros o finanzas porque sabe que los estamos mirando. Es nuestra responsabilidad educarlos en el sentido de que sólo porque hayan contratado a un profesional, no significa que puedan abdicar de la responsabilidad de entender sus libros.
De hecho, no mirar o entender sus libros pone en riesgo su negocio. Puede que no se den cuenta de que aunque tengan dinero en el banco, su empresa no es rentable. O, lo que es peor, pueden ser víctimas de un fraude cometido por su propio personal de confianza, personas que saben que el propietario no está mirando, por lo que se aprovechan de la situación.
Esta puede ser una conversación difícil de tener. Así es como podrías empezar.
Podrías decir: «Sé que me has contratado como tu contable para tener la tranquilidad de saber que tus libros son exactos y están actualizados. Sin embargo, sólo porque haya contratado a un contador y trabaje con un preparador de impuestos para presentar sus declaraciones de impuestos estatales y federales no significa que pueda abdicar de la responsabilidad de revisar y entender sus libros».
Deje que respondan. En particular, si responden señalando que para eso te contrataron, podrías decir: «Sí, es tu responsabilidad mirar cómo va tu negocio: no sólo para saber cuánto dinero tienes en el banco, sino para entender realmente si tu negocio está creciendo o disminuyendo, y para entender por qué». También debe asegurarse de que sus libros son exactos y que los asesores familiares del personal de confianza no le están robando».
Su cliente responde: «Espere, espere…» dice usted? «¿No acaba de decirme que me está proporcionando libros precisos, señora contable?»
Tu dices, «Estoy proporcionando libros tan exactos como puedo, pero es tu trabajo verificar la exactitud mirando tu P&L y tu balance. Y no sólo escudriñar los informes, sino también escudriñar las cuentas».
Entonces, repase las siguientes cinco tareas con su cliente. Cada una es algo que el dueño de un pequeño negocio debería hacer por sí mismo:
1. Verificar que los estados de cuenta bancarios se concilien en los libros . 2. Cada cuenta de la institución financiera (cuenta corriente, ahorro, préstamo, línea de crédito) debe ser reconciliada mensualmente. Y no debe haber transacciones no reconciliadas de períodos o años anteriores sin una buena explicación. ¿No sabe cómo ver si sus cuentas están reconciliadas o no? Pregúnteme y se lo mostraré.
Historia real : Un cliente tenía un contable que venía a su oficina semanalmente para registrar todas las facturas y recibos, pagos y depósitos, archivar documentos, etc. Mi cliente decidió dejar de trabajar con dicha contadora porque siempre estaba en su teléfono móvil, hablando o enviando mensajes de texto. Después de la partida del contable, mi cliente encontró una cesta llena de documentos que no habían sido introducidos y estados de cuenta bancarios que no habían sido reconciliados. Es su trabajo como propietario de una pequeña empresa saber si las personas que contrata están realmente haciendo su trabajo.
2. Mire sus estados de cuenta bancarios y de tarjetas de crédito. ¿Revisa regularmente sus estados de cuenta para ver si hay cargos que parecen extraños o no adecuados para su empresa? El propietario de una pequeña empresa que no mira los extractos bancarios se está preparando para un posible fraude, generalmente por un empleado de confianza. Cuando un empleado sin escrúpulos sabe que usted no está mirando, es fácil que se pague a sí mismo, a sus amigos o a los saldos de sus tarjetas de crédito con los fondos de su empresa. ¿Cómo lo sabrías si nunca estás buscando? Y si pides los extractos bancarios y un miembro de confianza del equipo no te los muestra, es una gran bandera roja.
Historia real: El contable de un cliente no estaba conciliando las declaraciones y no se las daba al dueño del negocio. Lo que estaba haciendo era pagar sus propias tarjetas de crédito con los fondos del negocio. Como el dueño nunca vio los estados de cuenta bancarios, nunca se dio cuenta de que el saldo de su tarjeta de crédito subía cada mes en lugar de bajar (no se hacían pagos a la tarjeta) aunque el estado de cuenta de la banca online mostraba los pagos a Cap1 y Chase. Los pagos iban a la Cap1 y a Chase del personal de confianza, no a las tarjetas de negocios. Es su trabajo como propietario de una pequeña empresa mirar sus estados de cuenta bancarios y las copias de los cheques pagados para detectar posibles fraudes o señales de alerta.
3. Mire y entienda su balance . 4. Verifique que los saldos de sus préstamos están bajando si está haciendo pagos mensuales. Busque los artículos contabilizados en los activos fijos que podrían ser gastados en su lugar. Mire para ver qué ha cambiado desde el mes pasado y confirme que eso tiene sentido. Es su trabajo como propietario de una pequeña empresa saber qué es lo que le muestra el Balance General, y si no lo entiende, ¡pregúnteme!
4. Mire su informe detallado de Distribuciones de Accionistas o Sorteos de Propietarios . Vea lo que el contable está anotando en el balance en lugar de las ganancias y pérdidas.
Historia real : Me hice cargo de un archivo de QuickBooks para un nuevo cliente de su anterior contable. Encontré miles de dólares de gastos contabilizados en «Distribución de Accionistas», lo que básicamente significa que estaban marcados como gastos personales. Sin embargo, en realidad eran gastos comerciales legítimos. Debido a que el contable los anotó por error en el balance en lugar de en el P&L, el negocio perdió muchos gastos deducibles de impuestos. Revise lo que se contabiliza en las cuentas del balance. Si todo este párrafo no tiene ningún sentido para usted, Sra. Propietaria de un pequeño negocio, ¡pídame que se lo explique!
5. Mira tus informes de nómina. Esta es otra área potencial para el fraude. Asegúrate de que el personal de confianza que envía la nómina no agregue a sus amigos y familiares como empleados, ni se pague a sí mismo bonos. No abdique! Si saben que no estás mirando, has abierto la puerta a descubrimientos costosos y desagradables.
Los propietarios de pequeñas empresas nos contratan como asesores de confianza para ayudarles con su contabilidad y así poder dirigir su empresa. Nos encargamos de sus libros, pero al mismo tiempo, necesitamos entrenarlos para que no puedan abdicar de su propia responsabilidad de revisar y entender sus libros de negocios. También podemos recordarles que cuando hacemos citas con ellos para revisar sus informes financieros, es en su propio detrimento si lo posponen o cancelan porque «otras cosas son más importantes». Somos responsables de enseñar y entrenar a nuestros clientes. ¡Nosotros mismos no debemos abdicar de esta responsabilidad!
Aquí hay un maravilloso recurso que recomiendo: el libro Accounting for the Numberphobic de Dawn Fotopulos.
Jody Linick es una contable certificada por la AIPB y una asesora profesional certificada por QuickBooks®. Su compañía, FitBooks Pro (antes llamada Linick Consulting), se especializa en servicios de contabilidad a distancia usando QuickBooks alojados y QuickBooks Online. Puede encontrar su serie de publicaciones en el blog aquí.