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5 razones para formalizar su programa de mentores

Antes de la recesión, las empresas de contabilidad consideraban que los programas de tutoría formales eran “agradables”, pero no esenciales, diseñados para reclutar y retener empleados.

Pero en el mercado laboral ultracompetitivo de hoy en día, los principales candidatos a puestos de trabajo en el sector de la contabilidad esperan ahora que los empleadores les proporcionen un plan de desarrollo formal que incluya el acceso a los socios y una clara comprensión de cómo pueden avanzar en la empresa.

5 razones para formalizar su programa de mentores
5 razones para formalizar su programa de mentores

Sólo por esa razón, los programas formales de tutoría deberían ser parte integral del plan estratégico de cualquier empresa con visión de futuro, dijo Maureen Schwartz, directora ejecutiva de la asociación mundial de contabilidad BKR International.

“Los líderes de las empresas entienden que están en una batalla de alto riesgo por el talento. La próxima generación de socios gerentes está hablando de cómo debe ser el programa de mentores para los empleados actuales y potenciales”, dijo Schwartz. “Un programa formal de mentores es ahora una parte importante de su planificación a largo plazo. Están asignando mentores dentro de la empresa o subcontratando el entrenamiento y el desarrollo a consultores”.

“Formal” se define como un programa que está oficialmente presupuestado y ejecutado por un liderazgo firme, así como rastreado para la rendición de cuentas.

BKR International cita cinco beneficios clave de los programas formales de tutoría y por qué es importante hacerlo consistentemente para su firma y la profesión.

1. Mitigación de riesgos. Dado que las empresas de contadores públicos están en riesgo de reclamaciones legales debido a la naturaleza de su trabajo, un plan formal de mentores puede ser un mitigador de riesgos, así como un beneficio para los empleados para el desarrollo de sus carreras.

Los mentores pueden proporcionar orientación sobre la comunicación adecuada y la retención de documentos relevantes para los compromisos con los clientes. No querrás, por ejemplo, que un miembro del personal envíe un mensaje a otro miembro del personal sobre el trabajo del cliente o que hable de los clientes fuera de la oficina en el almuerzo. Los mentores pueden compartir las políticas de la empresa, pero también proporcionar consejos de etiqueta profesional.

En el proceso, los mentores pueden descubrir cualquier problema que los alumnos puedan tener en sus compromisos. Manejar estas discusiones de manera cómoda y confidencial puede llevar a una capacitación proactiva y a la gestión de cuestiones de servicio antes de que haya un cliente o un problema legal.

2. Retención. Una de las principales razones que los empleados dan para dejar una empresa es “la falta de oportunidades claras de ascenso”. La mayoría de los contadores exitosos quieren seguir aprendiendo y avanzando en sus carreras. La percepción de que su posición es un “callejón sin salida” es una receta para la rotación. Un programa formal de mentores indica a los empleados y candidatos actuales que su empresa está comprometida con su crecimiento.

“Todo comienza con la comunicación”, dijo Schwartz. “Primero, identifique algunos empleados de alto potencial que estén interesados en avanzar en sus carreras. Añade la participación de socios o un acuerdo de consultoría que se alinee con los objetivos de crecimiento estratégico de la empresa. Si se centra en perfeccionar el proceso con unas pocas personas, el éxito inicial generará interés y compromiso con los nuevos candidatos a ser aprendices, así como historias de éxito para compartir con los candidatos”.

Para asegurar que su tutoría produzca realmente “historias de éxito” tanto de los mentores como de los alumnos, debe haber un ajuste de personalidad y una voluntad por ambas partes de comprometerse con el proceso de tutoría, añadió.

“La tutoría es una experiencia confidencial y personal que debe basarse en la confianza y en la sensación de que el mentor y el alumno se respetan mutuamente y quieren ayudarse mutuamente a tener éxito”, dijo Schwartz. “Porque, en última instancia, el objetivo es que el alumno se quede y se convierta en un líder”.

3. Servicio al cliente. La tutoría es otra vía para transmitir las normas de servicio al cliente e introducir más personal en una relación con el cliente. Por ejemplo, el mentor puede discutir situaciones comunes de los clientes y preguntar al alumno cómo respondería a la solicitud o preocupación del cliente. Pueden examinar los enfoques positivos de los beneficiarios, así como las esferas para mejorar el servicio al cliente.

Como seguimiento, los mentores podrían asignar a sus pupilos una solicitud o pregunta de servicio al cliente real y guiarlos a través de un proceso de comunicación que pueden aprovechar para futuras interacciones con los clientes. Si esto está empezando a sonar como mucho tiempo y energía, lo es. Una tutoría de calidad requiere un compromiso total. Los mentores más exitosos poseen habilidades de administración, liderazgo, entrenamiento y asesoramiento para desarrollar un equipo capacitado y seguro.

4. Contexto. Aquí hay otra razón por la que la tutoría es tan crítica. Un socio que deja la firma sin transmitir el contexto histórico vital de las relaciones con los clientes, los procesos o los resultados crea una fuga de cerebros en la firma. Es difícil recuperarse de la fuga de cerebros en un entorno de servicio rápido y centrado en los resultados.

Un programa formal de tutoría debe ser diseñado para capturar la sabiduría colectiva de la empresa de sus verdaderos líderes. Hay muchas habilidades suaves que deben ser aprendidas y practicadas para ganar confianza y ser un gran consejero.

5. Cultura. Al final, la tutoría consiste en proporcionar un sentido de pertenencia y compromiso cultural a todo el equipo. Todo el mundo quiere contribuir a los objetivos principales de la empresa. Los mentores pueden ayudar a los alumnos a entender cómo hacer la diferencia y crear una gran carrera en su empresa.

Hoy en día, muchas empresas están creando ese sentido de cultura y comunión, y allanando el camino hacia el liderazgo al vincular sus programas de tutoría con sus planes de desarrollo de liderazgo, dijo Schwartz.

Muchas empresas ahora diseñan una pista de socios que está específicamente ligada a la tutoría, añadió. Puede incluir tiempo con los socios o entrenamiento de consultores externos, así como sesiones específicas de entrenamiento de liderazgo a las que el empleado asiste. También puede incluir requisitos para lograr ciertas certificaciones o designaciones.

En esas empresas, el alumno y el mentor establecerán objetivos SMART (específicos, mensurables, alcanzables, realistas y oportunos) para un determinado período de tiempo – mensual, trimestral, anual – y discutirán sus funciones y responsabilidades.

“El programa debería incluir una mezcla de habilidades técnicas y blandas, porque la gestión y el liderazgo son mucho más que la realización de un trabajo técnico”, dijo Schwartz. “Los gerentes y socios necesitan aprender a comunicarse con éxito, dados sus diferentes estilos, y escuchar las señales de satisfacción de los clientes o las señales de alerta sobre el compromiso de los empleados”.

Schwartz dijo que este tipo de planificación y previsión es esencial para cualquier empresa que quiera que su programa de mentores florezca, especialmente si los líderes se convencen de la idea de que todos en la empresa necesitan comercializar y hacer negocios.

“Los contadores no son nativos de la comercialización o el desarrollo de negocios, pero las empresas que salen de una recesión necesitan que todos participen en la promoción de la empresa y en la expansión de los negocios”, añadió. “Sin un programa formal que sea medido en los resultados o como parte de la compensación del contador y/o el desarrollo profesional, no hay responsabilidad o forma de saber si el programa está funcionando”.

En cuanto a los líderes de las empresas que están esperando la tutela para brotar espontáneamente dentro de sus empresas a través de la buena voluntad informal o el kismet de liderazgo por parte de los propios empleados? Necesitan prepararse para una espera muy larga.

“La tutoría simplemente no se hará por sí sola”, dijo Schwartz. “Las firmas de contadores públicos son las organizaciones más ocupadas del planeta. Hablo con los socios todos los días. Si no hacen de algo una prioridad, no sucederá. Los clientes son lo primero. El futuro de la firma es lo próximo en sus mentes, y la tutoría debe ahora coincidir con esa estrategia”.

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