Como contadores públicos, a menudo somos los primeros en ser llamados cuando un cliente plantea cualquier tipo de pregunta sobre impuestos. Instintivamente, cuando los clientes de negocios se encuentran con un problema de impuestos, su defecto es llamar a su CPA. Incluso si ese CPA no se involucra en el tema, hay cierta expectativa de que sabrá la respuesta o tendrá un recurso que puede ayudar.
En la última década, los clientes de negocios han cambiado su percepción de su CPA de la de una «ventanilla única» a la de un «mariscal de campo de un equipo de compromiso». Es imposible que un solo contador público, o incluso una empresa mediana, tenga la experiencia necesaria para manejar la miríada de asuntos y matices de impuestos federales, estatales, locales e internacionales que podrían impactar a sus clientes. Ninguna empresa puede permitirse invertir recursos para manejar las cuestiones que sólo se plantean una o dos veces al año.Por eso los contadores públicos necesitan redes de expertos que puedan ayudar a sus clientes.
En los últimos 25 años como consultor de impuestos de ventas a tiempo completo, me han hecho miles de preguntas de compañías y contadores públicos sobre impuestos de ventas. Aunque la mayoría de las preguntas caen dentro de unas pocas categorías principales, la pregunta específica es única para el negocio en particular o para un estado en particular. Al hablar con los contadores públicos de todo el país, sé que también reciben muchas preguntas de los clientes.
Incluso los expertos fiscales confiesan que no siempre están seguros de las respuestas que dan a estas cuestiones de impuestos sobre las ventas en varios estados y creen que sus clientes probablemente han hecho preguntas en el pasado que no han abordado completamente. Estos contadores públicos también expresaron su preocupación por el hecho de que los gerentes y el personal probablemente se hacían estas preguntas y no estaban seguros de la respuesta que estos profesionales daban a los clientes. En la mayoría de los casos, los contadores públicos son arrastrados a estos temas por sus clientes, y una vez que han sido contactados, sus clientes esperan información correcta.
En este artículo, esbozo cinco preguntas sobre el impuesto sobre las ventas que se hacen a menudo a los contadores públicos y ofrezco mi opinión sobre el significado de la pregunta, qué preguntas de seguimiento debería hacer el contador público y qué tipo de respuesta debería ofrecerse. Estos son sólo ejemplos de preguntas que surgen semanalmente en mi práctica.
1. ¿Deberíamos cobrar impuestos sobre las ventas que hago a clientes de otros estados? Esta es la pregunta que parece más obligatoria de cualquier negocio en crecimiento. Es una gran pregunta que puede tener una multitud de respuestas. Rara vez la respuesta es un «no» o un «sí» general y sin reservas. Aquí están los factores que entran en juego al responder esta pregunta:
- ¿Tiene la empresa nexo para el impuesto sobre las ventas o el impuesto sobre la renta en cualquiera de estos otros estados?
- ¿A quién le vende la empresa los productos, a otros distribuidores o a usuarios finales?
- ¿Hará la compañía que los productos sean enviados al cliente, o arreglará la entrega desde el inventario local?
- ¿Proporciona la empresa algún servicio en relación con los productos que vende?
- ¿Qué producto se vende, y hay exenciones legales en los estados donde se produce la venta?
No se puede dar una respuesta hasta que no se entienda realmente la naturaleza de las actividades comerciales del estado, la naturaleza de la transacción y la naturaleza del producto o servicio que se está realizando. Las leyes de cada estado varían. Lo que puede ser una transacción gravable en un estado puede ser una transacción no gravable en otro estado.
Cuando se hace esta pregunta a los contadores públicos, se debe organizar un compromiso específico para dar la respuesta correcta. Decirle a un cliente que no tiene la obligación de recaudar impuestos podría ser una respuesta incorrecta. Si su cliente es auditado y se evalúan los impuestos atrasados, ¿qué responsabilidad tiene su empresa si les ordenó no cobrar los impuestos?
2. Mis vendedores me cobran el impuesto sobre las ventas por los envíos que hacen a mis clientes. ¿Esto es correcto? 3. Los envíos directos a terceros se están convirtiendo en la forma estándar de las empresas de comercio electrónico para crecer y reaccionar rápidamente a las necesidades de los clientes. En este proceso, el minorista da instrucciones a su proveedor para que entregue el producto directamente al cliente del minorista. En la mayoría de los casos, esto permite a las empresas de un estado cumplir con los pedidos a los clientes ubicados en otro estado sin tener que incurrir en gastos de envío dobles o mantener el inventario.
La cuestión de los impuestos sobre estos envíos directos es complicada y confunde a muchos minoristas que operan de esta manera. La razón por la que el negocio de su cliente está siendo gravado con impuestos en el estado donde se entrega la propiedad es porque el vendedor/embarcador tiene nexo en ese estado. El remitente puede tener un almacén en el estado o tener una oficina o empleados que trabajan en ese estado. Ambas cosas crearán un nexo en el estado.
Debido a que el remitente tiene nexo, estará obligado a cobrar a su cliente (su cliente) el impuesto sobre las ventas, a menos que su cliente le haya proporcionado al remitente un certificado de reventa que sea válido en el estado en el que se envía el producto. Si no se proporciona al remitente un certificado de reventa válido, el remitente estará obligado a cobrar el impuesto sobre las ventas por la venta.
El certificado preciso que debe emitirse variará según el estado. Muchos estados aceptan lo que llamamos el "estado de origen"certificado. Otros estados requieren certificados de exención que son específicos de su estado y contienen un número de registro de ese estado. California, por ejemplo, sólo acepta un certificado de reventa que contenga un número de registro de California. Esto significa que su cliente debe registrarse en la Junta de Ecualización de California para obtener un número de registro. Esta regla también existe en varios otros estados.
La respuesta a esta pregunta, entonces, es que ésta puede ser la respuesta correcta, pero no es necesario que continúe si su empresa está dispuesta a evaluar los requisitos del certificado de exención de reventa para determinar lo que requiere el cargador.
3. Nos hemos retrasado en nuestras obligaciones de impuestos de venta. ¿Qué debemos hacer? A lo largo de los años, he escuchado una variedad de respuestas muy malas a esta pregunta. Una respuesta que se ha dado a las empresas que han hecho a su CPA esta pregunta es: "No hagas nada hasta que el departamento de ingresos se ponga en contacto contigo." Esta es una respuesta terrible e incorrecta.
Como con cualquier problema de impuestos, cuanto antes identifique y resuelva el problema, mejor será. No resolver un problema de impuestos de ventas hasta que haya sido planteado por el departamento de ingresos del estado creará enormes problemas para el contribuyente.
Acercarse a los estados cuando se tiene un problema puede ser difícil e intenso. Sin embargo, a lo largo de los años, he encontrado que los estados están mucho más abiertos a trabajar con contribuyentes delincuentes que se acercan primero a los estados en lugar de esperar a que el estado encuentre al contribuyente. No hay una forma fácil de manejar estas discusiones, pero ser proactivo es mucho mejor que esperar a que el estado contacte a su cliente. Y, tenga la seguridad de que el estado contactará con su cliente!
4. Hemos empezado a ofrecer una variedad de servicios de instalación y reparación a clientes ubicados en diferentes estados. ¿Están sujetos a impuestos? La tributación de una gama más amplia de servicios se está convirtiendo rápidamente en la principal forma en que los estados están obteniendo más ingresos por impuestos sobre las ventas. La tributación de los servicios es mucho más compleja que la tributación de la propiedad. Las cuestiones que afectan a la tributación de los servicios incluyen:
- ¿El servicio se ofrece en relación con la venta de la propiedad o de forma independiente?
- ¿Los servicios se prestan en una transacción de "venta para reventa"o se venden al usuario final del servicio?
- ¿Se facturan los servicios por separado al cliente o se agrupan con otros artículos?
- ¿Describe la factura claramente cuáles son los servicios y dónde se realizan los servicios?
Estados como Connecticut, Massachusetts, Nuevo México, Ohio, Dakota del Sur, Texas y Virginia Occidental gravan una amplia gama de servicios, ya sea que se facturen por separado o se incluyan en la venta de productos. Algunas empresas intentan facturar sus servicios como «servicios profesionales» sabiendo que el estado no grava este tipo de servicios. Sin embargo, cuando se revela el servicio preciso, el estado puede afirmar que el servicio es realmente imponible.
Cuando se trata de la imposición de servicios, las etiquetas que se dan a estos servicios vendidos hacen una gran diferencia en la aplicación del impuesto sobre las ventas a la transacción.
Además de las cuestiones de impuestos sobre las ventas, la prestación de servicios en un estado probablemente crea un nexo de impuesto sobre la renta para el proveedor de servicios. Esto puede abrir nuevos problemas con el reparto adecuado de los ingresos de los servicios prestados.
5. Nuestra empresa ha empezado a utilizar contratistas independientes para vender nuestro producto y realizar servicios para nuestros clientes de fuera del estado. ¿Cambia eso nuestra obligación de impuestos sobre las ventas? Esta pregunta toca varios temas. Primero, la presencia de contratistas independientes en un estado probablemente creará un nexo de impuesto de ventas para la compañía. Si la compañía vende productos a clientes en el estado, la imposición de esas ventas se verá afectada por la presencia de contratistas independientes en el estado. Si la empresa pudo vender los productos a clientes en el estado sin crear un nexo, la presencia de contratistas independientes podría cambiar esto – incluso si los contratistas no tienen ninguna conexión con la venta de la propiedad.
El nexo se crea a nivel de la entidad jurídica; si se crea el nexo para una parte de la entidad, se crea para toda la entidad.
Dependiendo del tipo de servicio que realice el contratista, puede haber un impuesto sobre las ventas que se deba pagar por ese servicio. Estados como Nueva York y Texas pueden incluso gravar varios servicios de bienes raíces, por lo que hay que estar alerta a la actividad específica que se está realizando en el estado.
Como se ha señalado anteriormente, la prestación de servicios en un estado puede crear un nexo con el impuesto sobre la renta además del nexo con el impuesto sobre las ventas. Las normas de prorrateo de los servicios son muy diferentes de las de la venta de bienes, y los contadores públicos deben reconocer estos matices cuando asisten a los clientes.
Conclusión
Estas son sólo algunas de las preguntas que escucho regularmente. Si reconoce alguna de estas preguntas, entonces puede que quiera comparar sus respuestas con los temas que estoy proponiendo. Cada situación de los clientes es diferente, y no hay una respuesta fácil para ninguna de estas situaciones, desafortunadamente.
La conclusión es que las preguntas simples pueden presentar a menudo respuestas difíciles y llevar a la necesidad de un análisis más profundo. Estas son grandes oportunidades de compromiso con el cliente y por las que deberías estar preparado para facturar a tus clientes. El hecho de que usted u otros contadores públicos de su empresa no traten estas cuestiones con seriedad podría presentar serios desafíos a su cliente y a su empresa.
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